• 更新日 : 2026年7月14日

Teamsのシフトの使い方は？勤怠管理を効率化する活用法を解説

Teamsのシフトは、チームメンバーの勤務時間や出勤予定を一元管理できるスケジュール機能です。シフト表のExcel作成やリモートワークでの勤怠把握に手間を感じている現場マネージャーは少なくありません。本記事では、Teamsのシフト機能の概要から作成手順、勤怠管理や業務管理への活用法、運用上の注意点までを順に解説します。

Teamsの「シフト」とはどんな機能？

Teamsのシフトは、現場で働くメンバーの勤務スケジュールと勤怠を一つのアプリでまとめて扱える機能です。Microsoft 365に標準で含まれているため、別ツールを追加導入しなくても利用を始められます。

Teams上でシフトと勤怠を管理できるアプリ

Teamsのシフトは、現場で働くメンバーの勤務予定と勤怠をTeams内で一括管理するためのアプリです。

Microsoft Teamsの「シフト」は、シフト制で働く従業員やマネージャー向けに用意されたスケジュール管理機能です。以前は「StaffHub」という独立アプリとして提供されていましたが、2019年にTeamsへ統合され、現在は新たなインストールなしで利用できます。Teamsの中で勤務予定の作成、共有、打刻、申請までを完結させられる点が特徴です。

シフトで利用できる主な機能

シフトでは、スケジュール作成から打刻、Excel出力までの一連の業務に対応できます。

具体的な機能は次の通りです。

PCのTeamsアプリだけでなくスマートフォンのTeamsアプリにも対応しているため、店舗や現場で働くメンバーが自分のスマホから打刻したり、自分のシフトを確認したりできます。

シフトとOutlook予定表の使い分け

シフトは「勤務時間そのもの」を扱う点で、会議予定を扱うOutlook予定表とは目的が異なります。

Outlookの予定表は個人の会議や予定を中心に扱うのに対し、シフトはチーム全体の勤務枠やローテーション管理に特化しています。打刻機能を備えていることや、休暇・交換のリクエストフローが組み込まれていることも、シフト独自の特徴です。会議の調整はOutlook、勤務シフトはTeamsのシフトという形で使い分けると、両方の利点を引き出せます。

Teamsのシフトを使うメリットは？

シフト管理の工数を抑えながら、リモート環境でも勤怠の見える化を進められます。紙やExcelで運用しているシフト表をTeamsへ移すことで、作成・共有・修正がアプリ内で完結します。チャットや会議と同じTeams上で扱えるため、別ツールを開く手間も省けます。

スケジュール作成と共有を一元化できる

シフトの作成からチームへの配布まで、Teams上だけで完結する点が大きな利点です。

Excelで作ったシフト表をメール添付で送り、変更があるたびに作り直して配り直すという運用は、現場マネージャーの大きな負担となります。シフトを使えば、画面上でドラッグや右クリックを使ってシフトを編集し、「チームと共有」を押すだけで全員に反映されます。修正があったときも、その場で書き換えて再共有するだけで済みます。

リモートワークでも勤怠を把握しやすい

スマホアプリから打刻できるため、出社できないメンバーの勤怠もリアルタイムで確認できます。

在宅勤務や直行直帰が増えると、誰がいつ働いているかが見えにくくなります。タイムレコーダー機能を有効にしておけば、メンバーは手元のスマートフォンから業務開始・休憩・終了を打刻でき、マネージャーは画面上で記録を随時確認できます。出社・在宅・出張といった働き方が混在する組織でも、勤怠を一つのツールに集約できる点は大きな利点になります。

申請と承認のフローを電子化できる

メンバー自身がアプリからリクエストを送れるため、電話やメールでのやりとりが減ります。

休暇を取りたい、別の人とシフトを交換したいといった希望は、リクエスト機能でフォームに入力する形で申請します。マネージャーは「承認」または「拒否」のボタンを押すだけで反映されるため、シフト表の再作成や再配布といった手間が省けます。承認の履歴がアプリに残るため、後から経緯をたどりやすい点も利点です。

Teamsでシフトを作成・共有する手順は？

シフトを使うには、ライセンス確認、所有者権限の準備、スケジュール作成という流れで進めます。事前準備から実際の作成・共有までを順番に押さえると、初めてでも迷わず運用を始められます。

事前に必要なライセンスと権限を確認する

シフトの利用には、Microsoft 365の対応プラン契約とチームの所有者権限が必要です。

無料のTeamsや個人用Teamsではシフトは使えません。シフト制で働く現場担当者向けには、月額料金が抑えられたプランも用意されています。最新の対応プランや価格はMicrosoftの公式サイトで確認してください。

また、スケジュールを新規に作成できるのはチームの所有者のみのため、現場マネージャーが所有者として登録されているかも事前に確認しましょう。シフトのアイコンがTeamsに表示されない場合は、Microsoft Teams管理センターで管理者がアプリを許可しているかも併せて確認します。参照：シフトの使用を開始する｜Microsoft

シフトを起動してスケジュールを作成する

Teams左側のナビゲーションまたは「…」メニューからシフトを起動します。

起動後の流れは次の通りです。

シフトの入力画面では、開始・終了時刻、ラベル、色、メモなどを指定できます。既存のシフトを別の日にコピーすれば、毎週同じパターンの勤務もすぐに作成できます。

参照：Shifts でチーム スケジュールを作成する｜Microsoft

作成したシフトをチームに共有する

作成しただけではメンバーに反映されないため、共有操作を行います。

画面右上の「チームと共有」をクリックし、共有する期間を選んで「共有」を押します。共有前のシフトには印が付いており、メンバーの画面には表示されません。後から修正したシフトも必ず再共有する必要があります。共有時にチームへ通知を送るかどうかも選べるため、運用ルールに合わせて使い分けます。

Excelテンプレートで一括登録する

既存のExcelシフト表があれば、テンプレートに沿って一括取り込みも可能です。

Microsoftが公開しているシフトのExcelテンプレートに勤務情報を入力してインポートすると、大量のシフトをまとめて登録できます。手入力の手間を減らしたい場合や、これまでExcelで運用してきた現場でも移行しやすい方法になります。

シフトの作成方法は、用途に応じて使い分けると効率的です。

Teamsのシフトの効果的な使い方は？

勤怠記録、出勤形態の見える化、申請の電子化、給与・出金管理との連携など、現場運用に活かせます。スケジュール作成だけでなく、日々の業務管理ツールとして組み合わせると効果が高まります。

タイムレコーダーで勤怠を記録する

タイムレコーダーを有効にすると、スマホアプリでの打刻が勤怠記録としてシフトに残ります。

設定の流れは次の通りです。

メンバーは出勤・休憩・退勤のタイミングでアプリの打刻ボタンを押すだけで、勤怠ログがシフトに記録されます。位置情報を組み合わせれば、特定の場所からのみ打刻できる設定も可能です。コールセンターや店舗運営のように、シフト制で複数人が短時間ずつ働く現場では、勤怠と勤務予定を一つのツールで管理できる点が便利になります。

出勤形態と業務内容を見える化する

シフトのラベル機能を使えば、出社や在宅などの勤務形態を色分けして表示できます。

「出社」「在宅」「外出」「研修」などのラベルをあらかじめ用意しておけば、誰がどこで働いているかがスケジュール表で一目で分かります。メモ欄には担当業務や対応案件を書き込めるため、業務内容の共有にも使えます。マネージャーは画面を眺めるだけで、新しい仕事を誰に割り振るかを判断しやすくなります。

休暇申請とシフト交換を電子化する

リクエスト機能を使えば、申請から承認までを画面上で完結できます。

メンバーは「リクエスト」タブを開き、休暇・交換・提示のいずれかを選んでフォームに入力して送信します。マネージャーには通知が届き、承認・拒否を画面上で判断するだけで反映される仕組みです。リクエストには日程だけでなく理由も入力できるため、確認のやりとりを減らせます。承認履歴も残るので、誰がいつ休暇を取ったかをあとから確認しやすくなります。

給与計算や出金管理と連携する

勤怠記録をExcelに出力し、給与・出金管理システムと連携させる運用も可能です。

シフトの「時間シートのエクスポート」からタイムクロックの記録をExcel形式でダウンロードできます。エクスポート期間は任意に指定でき、月次や週次の集計にも対応します。手順の概略は次の通りです。

出力されたファイルを給与計算ソフトに取り込めば、勤務時間から給与計算までの流れがつながります。交通費や日当、立替経費といった出金管理と組み合わせる場合も、勤怠データを基準にすることで二重入力を減らせます。社内の精算フォーマットに合わせてExcelを加工して使う運用も可能です。

Teamsのシフトを使うときの注意点は？

機能の制約や運用面で気をつけたい点を把握しておくと、導入後のトラブルを防げます。便利な機能ですが、すべての用途に万能とはいえません。次のような点を確認してから運用を始めます。

ライセンスとプランの制限を確認する

シフトは無料版のTeamsや個人用Teamsでは利用できません。

法人向けMicrosoft 365プランで提供される機能のため、契約しているプランによっては使えない場合があります。導入前に対象プランに含まれているかをMicrosoftの公式情報で確認します。シフト制で働く現場担当者向けには、機能を絞った低価格プランも提供されているため、運用規模に合わせて選びましょう。

編集できる人がチーム所有者に限られる

シフト作成や共有設定ができるのは、チームの所有者として登録された人だけです。

メンバー権限のままでは、スケジュール作成や共有が行えません。シフト管理を担当する人をあらかじめチーム所有者に設定しておくと、運用がスムーズになります。所有者は複数人を登録できるため、現場マネージャーが複数いる場合や、引き継ぎを想定する場合も対応できます。

厳密な勤怠管理には専用システムを併用する

シフトのタイムレコーダーだけで、法令対応や給与計算まで完結するわけではありません。

労働基準法に基づく労働時間の管理や、変形労働時間制への対応など、より厳密な勤怠管理が必要な場合は、専門の勤怠管理システムとの併用も視野に入れます。シフトはあくまでチーム単位の運用に向いた機能と位置付け、必要に応じて他のツールと組み合わせると安心です。

アップデートで仕様が変わることがある

Microsoft 365のアプリは更新頻度が高く、画面や機能が変わる場合があります。

メニュー名や操作手順が記事や社内マニュアルと違っている場合は、Microsoftの公式サポートサイトで最新の手順を確認します。社内向けの操作マニュアルも、定期的に見直して更新するとよいでしょう。

Teamsのシフトで現場業務の効率化を進めよう

Teamsのシフトを活用すれば、スケジュール作成、勤怠記録、休暇申請といった現場マネージャーの定型業務をTeams上にまとめられます。シフト管理の負担を抑えながら、リモートワークやハイブリッドワークでも勤怠の見える化を進めやすくなる点が大きな利点です。タイムレコーダーやExcel出力を組み合わせれば、給与計算や出金管理にもつなげやすくなります。

導入する際は、対応プランの確認、チーム所有者の設定、メンバーへの周知の3点を押さえておきましょう。まずは1部署や1チームで試験的に運用を始め、効果を見ながら適用範囲を広げていくと、無理なく現場に定着させやすくなります。

• 監修：山本 沙織

  大学病院研究室での研究助手を経て、総務・労務・経理とバックオフィス全般に従事。現在オンライン秘書として請求書作成や会計ソフトの導入支援、スケジュール管理やSNS運用まで幅広く対応。現場に即した実務視点を大切にし、正確で信頼性の高い作業を心がけています。保有資格として、給与計算実務能力検定1級、日商簿記検定2級、MOS、Excel、Word他