• 更新日 : 2026年7月14日

Teamsをリモートワークで活用するには？便利な機能と使い方、Zoomとの違いを解説

Teamsはリモートワークでのコミュニケーションを支える統合プラットフォームで、チャットからWeb会議、ファイル共有までを一つの画面で進められます。本記事では、Teamsをリモートワークで使うメリットや代表的な機能、Zoomとの違い、現場で役立つコツまでをまとめてお伝えします。

Teamsはリモートワークにどう役立つ？

Teamsは、社外で働く社員と本社オフィスとのやり取りを途切れさせず、まるで隣の席で働いているかのような環境を整えるツールです。離れた場所にいるメンバー同士が、対面と近い感覚で業務を進めるための機能が一通り揃っています。

あらゆる業務を1つの画面で完結する

チャット、Web会議、ファイル共有、共同編集まで、リモートワークで必要な機能を一つのアプリで使える点がTeamsの最大の特徴です。

業務ごとに別のアプリを行き来する手間がなくなり、画面切り替えで集中が途切れることも減ります。たとえばチャットでやり取りしているメンバーに「もう少し詳しく話したい」と思ったら、ボタン一つで通話やビデオ会議に切り替えられます。共有された資料はTeams内で開くだけで共同編集が始められるため、別アプリを立ち上げる時間も省けます。

スマホやタブレットからも同じ感覚で使える

TeamsはPC・スマホ・タブレットなどマルチデバイスに対応しており、外出先や自宅でも同じ操作感で利用できます。

通勤中にスマホで重要なチャットへ返信したり、外出先のタブレットで急ぎのWeb会議に参加したり、といった使い方も可能です。デバイスを切り替えても会話履歴やファイルは同期されるため、PCを開く前にスマホで内容を確認しておくといった柔軟な働き方を支えます。

Microsoft 365とつながり資料作成が早くなる

WordやExcel、PowerPointなどMicrosoft 365との連携が強く、Teams上で資料を開き、編集まで完結します。

チャネルに投稿された資料をクリックすれば、そのままブラウザやアプリ内で開き、複数人が同時に書き込みを行えます。修正履歴やコメントも同じ画面で確認できるため、「最新版はどれか？」というやり取りに時間を取られにくくなります。

Teamsをリモートワークで使うメリットは？

リモートワークでは対面の雑談や立ち話が減るぶん、コミュニケーションの質を保つ仕組みが必要です。Teamsには、その仕組みを補う機能が揃っており、テレワーク導入時のつまずきを和らげる役目を果たします。

連絡の遅延が起きにくくなる

チャットとメンション機能により、メールよりも素早く相手の目を留めるやり取りが行えます。

メンバー個別の連絡はチャット、チームでの議論はチャネル、と用途を分けることで情報が散らばらず、リモートワーク中でも「いつ連絡が来るかわからない」というストレスを減らせます。重要な相手には「@名前」でメンションを飛ばせば通知が届き、見落としも起きにくくなります。

ファイルの共同編集が手早く進む

TeamsはSharePointやOneDriveとつながっており、同じファイルを複数人で同時に開いて編集できます。

資料に書き込む順番待ちが起きないため、リモートワーク下でも会議の進行と並行して議事録を仕上げるといった使い方ができます。版が分かれてしまう問題も避けられ、添付ファイルをメールで送り合う回数が大幅に減ります。

会議の段取りが楽になる

会議ごとにチャネルを設けてアジェンダや資料を事前に共有しておけば、当日の進行が滑らかに進みます。

会議中はTeamsの「会議メモ」やOneNoteで議事録を取り、終わったあとは録画をアーカイブとしてチャネルに残せます。当日参加できなかったメンバーも録画と議事録を後追いで確認でき、再度同じ説明を繰り返さずに済みます。

在席状況を相手にすぐ伝えられる

ステータスメッセージや「応答不可」の表示で、自分の状態をチームに伝えられます。

たとえば「14時から16時は会議中」「明日はリモートワーク」といった状況をプロフィールに掲げておけば、メンションしようとした相手にも事前に表示されます。リモートワークではお互いの顔が見えないからこそ、こうした小さな情報共有が連絡の行き違いを減らします。

リモートワークで役立つTeamsの機能には何がある？

Teamsには日常的なやり取りからWeb会議、資料共有まで幅広い機能が揃っています。リモートワークの現場でよく使われる代表的な機能を紹介します。

ビデオ会議と画面共有

背景ぼかしや画面共有、リモートコントロールなど、対面に近い会議体験を支える機能が用意されています。

自宅の様子が映り込むのを避けたいときは、背景ぼかしや仮想背景を選択できます。資料を共有するときはデスクトップ全体・特定アプリ・PowerPointなど見せ方を選べるほか、相手の操作画面を一時的に操作するリモートコントロールも使えます。会議中にチャットへ補足を投稿すれば、音声をさえぎらずに重要な情報を伝えられます。

チャネルとチャットによる情報共有

チームごとにチャネルを作り、テーマ別に会話を分けることで情報の流れを整理できます。

個別の連絡には1対1チャット、テーマ別の議論にはチャネル、と使い分けることで情報が探しやすくなります。チャネル内では返信スレッドで議論をまとめられるため、関連する話題がバラバラに流れていく問題を防ぎやすくなります。新メンバーが加わったときも、過去のスレッドをさかのぼれば経緯を追えます。

ホワイトボードと共同編集

Microsoft Whiteboardを使えば、会議中に図やメモを参加者全員で書き込めます。

紙のホワイトボードのようにアイデア出しや進行表の作成ができ、会議終了後は内容を画像として保存できます。さらにExcelやWord、PowerPointの共同編集を組み合わせれば、ブレストから資料化までを同じセッションで進められます。離れた場所にいるメンバー同士でも、同じ画面を見ながら手を動かす感覚で議論を進められます。

ステータスと応答不可で集中時間を守る

応答不可モードに切り替えると通知が届かなくなり、集中して作業に取り組めます。

「2時間は資料作成に集中したい」というときに役立つ機能です。Microsoft 365のフォーカス時間と連携している場合は、設定した時間帯に自動でステータスが切り替わるため、自分から手動で設定する必要もありません。リモートワーク中に通知に追われがちな人にとって、生産性を保つ強い味方になります。

外部の取引先と安全にやり取りできる

ゲストアクセス機能を使うと、社外の取引先メンバーもチャネルに招待してチャットや資料共有を行えます。

商談やプロジェクト単位で社外の関係者と長期的にやり取りする場合、メール添付を繰り返すよりも安全で履歴も追いやすくなります。一時的にファイルを渡すだけなら、ワンタイムパスワード付きのリンクで共有することもでき、用途に応じた使い分けが可能です。テレワーク環境でも社外との連携をスムーズに保つうえで、心強い機能です。

TeamsとZoomの違いはどこにある？

ビデオ会議だけを比べるとTeamsとZoomは似たツールに見えます。ただし日常業務に組み込んだときの使い勝手には差があり、選び方を変える材料になります。

普段使いの場としてのチャット機能

Teamsはチャットとチャネルが標準で備わっており、業務全体の「居場所」になりやすい設計です。

Zoomはビデオ会議を中心に発展してきたツールで、会議のときに立ち上げる使い方が中心になります。一方Teamsは1日中アプリを起動しておき、必要なときに会議や通話へ切り替える使い方が想定されています。普段の業務もまとめて1つのアプリに集約したい組織には、Teamsの設計が合いやすいでしょう。

Microsoft 365との連携の深さ

TeamsはWord・Excel・PowerPoint・SharePoint・OutlookなどMicrosoft 365のサービスと深く結びつきます。

会議の予定はOutlookと連動し、資料はSharePointやOneDrive上で同時編集できます。すでにMicrosoft 365を導入している企業にとっては、別ツールを追加せずに済むメリットが大きい点です。Zoomも一部のクラウドストレージと連携しますが、Microsoft 365との統合度ではTeamsに分があります。

比較表で見る違い

導入を検討する際は、用途と既存環境に合うかを軸に比べると判断がしやすくなります。

代表的な違いを表にまとめました。

会議の便利さだけで決めるのではなく、普段の業務全体をどう支えてほしいかを基準に選ぶと、後悔のない導入につながります。

Teamsをリモートワークで使いこなすコツは？

Teamsを導入しても、運用ルールが定まらないまま使うと情報があちこちに散らばってしまいます。リモートワークで効果を出すには、いくつかの工夫を仕組みに落とし込むことが大事です。

テーマ別にチャネルを分ける

業務領域やプロジェクト単位でチャネルを作り、会話の流れを整理しておきます。

「営業」「開発」「総務」のように業務別に分ける方法と、案件ごとに分ける方法があります。重要なのは「どこに何が書かれているか」をチームで共通認識として持つことです。新メンバーが加わったときも、過去のやり取りを追いやすくなります。

議事録は会議メモかOneNoteに残す

会議メモやOneNoteを併用すると、議事録の作成から共有までを一気通貫で済ませられます。

会議中にリアルタイムで議事録を書き込めば、終わったあとに改めてまとめる手間が省けます。決定事項や次のアクションを箇条書きで残し、関係者にメンションをつけておけば、その場で役割分担も明確になります。テキストとして残るため、検索もしやすくなります。

録画と文字起こしで非同期共有を進める

重要な会議は録画とライブ文字起こしを残し、当日参加できなかったメンバーへ展開します。

録画はチャネルに自動で投稿される設定にしておくとアクセスが楽になります。文字起こしを使えば「あの議論は何分頃に出ていたか」を後から探せるため、再生時間を短縮できます。時差のある拠点や中途の参加メンバーへの情報共有にも有効な手段です。

ステータスメッセージで状況を明示する

「取り込み中」「応答不可」「離席中」などのステータスを意識的に切り替えると、相手の気遣いを減らせます。

ステータスメッセージで「14時まで集中作業中」と書いておけば、相手は急ぎでなければ後で連絡する判断ができます。リモートワークの心理的負担を減らすうえでも、互いの状態が見える状態を整えておくと役立ちます。週単位や日単位でメッセージを更新する習慣がつくと、チーム全体の連携が滑らかになります。

Teamsでリモートワークを快適に進めよう

Teamsはチャット、Web会議、ファイル共同編集、ステータス共有までを1つの画面で完結できる統合ツールで、リモートワークの中心的な働き場として利用されています。Microsoft 365との連携やマルチデバイス対応により、場所を問わず同じ感覚で業務を進められる点が大きな強みです。ZoomのようなWeb会議特化型のツールと比べると、日常業務をまるごと支える設計になっている点も特徴と言えます。

機能を活かすには、チャネル設計や議事録の取り方、ステータスの使い分けといった、ちょっとした運用ルールを整えることが欠かせません。本記事で紹介したコツを取り入れながら、Teamsを使ったリモートワークの仕組みを少しずつ整えてみてください。社員それぞれが働く場所を選べる時代だからこそ、Teamsを起点としたコミュニケーションの土台を築いておくと、長期的な生産性の安定にもつながります。

• 監修：山本 沙織

  大学病院研究室での研究助手を経て、総務・労務・経理とバックオフィス全般に従事。現在オンライン秘書として請求書作成や会計ソフトの導入支援、スケジュール管理やSNS運用まで幅広く対応。現場に即した実務視点を大切にし、正確で信頼性の高い作業を心がけています。保有資格として、給与計算実務能力検定1級、日商簿記検定2級、MOS、Excel、Word他