• 作成日 : 2026年7月7日

報告書を電子化するには？メリットや進め方を解説

報告書の電子化により、印刷・保管コストの削減や書類検索時間の短縮、情報セキュリティの強化が期待できます。特にバックオフィス担当者にとって、紙の報告書管理は見えにくいコストを積み重ねる要因になりやすく、電子化・ペーパーレス化への移行が業務改善の起点となるでしょう。

報告書の電子化とは？

報告書の電子化とは、紙で作成・保管していた書類をデジタルデータに変換し、パソコンやクラウド上で管理する取り組みです。

紙の報告書を扱う現場では、以下のような課題が頻繁に発生しています。

報告書のデジタル化は、こうした紙管理の課題を根本から解消する手段となりえます。

スキャン型とデジタル作成型の2パターンがある

電子化の方法は、既存の紙書類をPDF化する「スキャン型」と、最初からクラウドツールで作成・提出する「デジタル作成型」に大別されます。

スキャン型は過去の蓄積書類が大量にある場合に向いており、スキャナーやスマートフォンで読み取るだけで対応できます。デジタル作成型は、例えば営業日報や作業報告書をクラウドツール上で入力・提出する仕組みに切り替えれば、そもそも紙を発生させない運用が可能になります。

2つの方法を組み合わせることも一般的です。過去の紙書類はスキャン保存し、新規の報告書はデジタル作成型に移行することで、段階的に完全ペーパーレス化を目指せます。

電子帳簿保存法・e-文書法の整備で電子データが正式書類として認められる

電子帳簿保存法（電帳法）やe-文書法の整備により、一定の要件を満たせば電子データを正式な書類として扱えます。

電子帳簿保存法は国税関係の帳簿・書類をデータで保存するためのルールを定めた法律です。2024年1月からは電子取引データの電子保存が義務化されており、メールやクラウドで受け取った請求書や領収書等の取引情報は、原則として電子データのまま保存する必要があります。

報告書の電子化を進める際は、扱う書類の種類に応じて法令への対応状況を事前に確認しておくことが大切です。

参考：電子帳簿保存法特設サイト｜国税庁

報告書を電子化するメリットは？

報告書の電子化で期待できる主なメリットは、コスト削減・業務効率化・情報共有のスピードアップです。

印刷費・保管コストを削減できる

紙の報告書には、用紙代・インク代・プリンター維持費・郵送費・倉庫賃料など、見えにくいコストが積み重なっています。

電子化すれば、これらの費用を抑えられます。クラウドストレージの利用料は月額数百円〜数千円程度から始められるため、物理的な保管倉庫の賃料と比べると差は明確です。中小企業でも導入しやすい料金体系のツールが増えており、コスト削減効果を実感しやすくなっています。

検索・共有にかかる時間を短縮できる

電子化してファイル名や日付、キーワードで検索できるようにすると、必要な報告書を数秒で見つけられます。

紙の報告書はファイリングルールが属人化しやすく、担当者が不在だと目的の書類にたどり着けない場面が生じがちです。クラウド上に保管すれば、本社・支店・リモートワーク中の社員がリアルタイムで同じ報告書を閲覧できるため、FAXや郵送のタイムラグもなくなります。

セキュリティとBCP対策を強化できる

電子データであれば自動バックアップやアクセス権限の設定が可能で、誰がいつ閲覧・編集したかのログも残ります。

紙の報告書は火災・水害・盗難で失われると復元できません。BCP（事業継続計画）の観点でも、データをクラウドに保管しておくことで、オフィスが被災した場合でも別の場所から業務を継続しやすくなります。アクセス権限の制御により、情報漏えいのリスク低減にもつながります。

報告書の電子化はどう進める？

報告書の電子化は、対象書類の洗い出しから始めて段階的に進めるのが効果的です。

1. 電子化の対象となる報告書を洗い出す

まず社内で使われている報告書をすべてリストアップし、種類・発生頻度・保管期間を整理します。

月次の営業報告書、日次の作業日報、年次の監査報告書など、頻度と重要度はさまざまです。発生頻度が高く、紙管理の負担が大きい報告書から優先して着手するのが効率的です。リストアップの際は「月に何枚発生するか」「保管期間は何年か」「誰がどこで参照するか」を軸に整理すると、優先順位をつけやすくなります。

2. 電子化の方法とツールを選定する

既存の紙書類が大量にある場合はスキャン型、新規の報告書が対象ならクラウド作成型を基本に選定します。

ツール選定では月額費用・操作性・モバイル対応・他システムとの連携を確認するとよいでしょう。現場担当者にトライアル版を試してもらい、実際の使い勝手を確認してから契約すると、導入後のミスマッチを防げます。中小企業庁のIT導入補助金を活用することで、初期費用を抑えながら導入できるケースもあります。

3. 運用ルールとフォーマットを整備する

ツールを導入しただけでは、ファイル名の付け方やフォルダ構成がバラバラになり、結局「探せない」状態に逆戻りしやすいです。

以下のルールをあらかじめ決めておくことが大切です。

4. 試験導入で課題を検証する

1部署または1チームで1〜3か月の試験運用を行い、現場の声をもとに課題を洗い出してから全社展開へ移行します。

試験導入では現場担当者からのフィードバックを積極的に収集します。「ファイルが見つけにくい」「スマートフォンでの入力が煩雑」といった声を運用ルールに反映させることで、全社展開後の定着率が高まります。試験期間中に電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかも合わせて確認しておくと安心です。

5. 全社展開と定着化を進める

試験導入の成功体験を社内に共有し、他部門への展開と定着化を段階的に進めます。

定着化のカギは、導入後のフォローアップです。新入社員・異動者向けの操作マニュアル整備や、半年に1回程度の運用ルール見直しを仕組み化することで、電子化の効果を長期的に維持できます。ツール活用状況を定期的に確認し、改善要望を吸い上げる体制を整えておくと、ペーパーレス化が組織に着実に根づいていきます。

報告書の電子化ツールはどう選ぶ？

報告書の電子化ツールの選定は、月額費用・操作のしやすさ・モバイル対応・他システムとの連携を軸に比較するのが効果的です。

中小企業庁もITツール導入を通じた中小企業の業務効率化を積極的に後押ししており、補助金制度を活用することで初期費用を抑えながら電子化を進めることも選択肢の一つです。

スキャン型ツールとクラウド作成型ツールの違いを押さえる

過去の紙書類を電子化するなら「スキャン型」、新規の報告書を対象にするなら「クラウド作成型」が適しています。

選定で確認すべき4つのポイント

ツールを導入する前に、費用・操作性・モバイル対応・既存システムとの連携可否を確認しておく必要があります。

電子化した報告書の管理・運用方法は？

電子化した報告書を適切に管理するには、電子帳簿保存法の要件把握と、保管期間・廃棄基準の明確化がポイントです。

電子帳簿保存法の要件を確認する

2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化されており、対応が遅れると税務調査で指摘を受けるリスクがあります。

電子帳簿保存法は、税務関連の書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。報告書の中でも、経費精算に関わるものや取引先との契約に付随するものは、この法律の対象になる場合があります。主な保存要件は以下のとおりです。

メールやクラウドで受け取った電子取引データは電子のまま保存する義務があります。紙に印刷して保管する方法は原則認められなくなったため、未対応の場合は早急に確認しておきましょう。

参考：電子帳簿保存法特設サイト｜国税庁

保管期間と廃棄基準を明確にする

報告書の種類によって法定保存期間は異なり、期限を超えた電子データは定期的に棚卸しして削除するルールを設けると、ストレージの圧迫を防げます。

保管期間を過ぎた電子データは定期的に棚卸しして削除するルールを設けると、ストレージの圧迫を防げます。削除前には法定保存期間を満たしているかのチェックリストを用意しておくと安心です。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

電子化後の紙原本の取り扱いを決める

電子帳簿保存法の要件（解像度200dpi以上・真実性・可視性の確保など）を満たしてスキャン保存した場合、紙の原本を廃棄できる書類もあります。

ただし、契約書の原本や不動産関連の書類など、紙での保管が求められるケースも残っているため注意が必要です。廃棄の判断に迷う書類は、顧問税理士や行政書士に確認してから処分するのが安全です。

参考：e-文書法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）｜e-Gov法令検索

電子化を導入した後、日々の運用で確認しておきたい項目をまとめました。

電子化はツールを導入して終わりではなく、運用ルールの見直しと改善を繰り返すことで効果が持続します。

報告書の電子化でよくある課題と対策は？

報告書の電子化でよく見られる課題は、社内定着の難しさ・費用対効果の見えにくさ・システム障害リスクの3点です。

社内の抵抗感を段階導入で和らげる

全部門で一斉に切り替えるのではなく、まず1種類の報告書に絞って試験導入することで、現場の負担を抑えながら運用ノウハウを蓄積できます。

「今まで紙でうまくやってきたのに、なぜ変えるのか」という声が現場から上がるのは自然なことです。例えば、経理部門の経費報告書だけを先に電子化し、3か月間運用して課題を洗い出す方法があります。成功体験が社内に共有されると、他部門への展開が進みやすくなるでしょう。

導入コストと費用対効果を見極める

電子化の費用対効果は、現状の紙関連コストを数値化し、ツールの月額費用と比較することで判断しやすくなります。

費用対効果を試算せずに高機能なシステムを契約してしまい、月額料金が経営を圧迫するケースも中小企業では見られます。以下は従業員30名程度の企業を想定した概算です。印刷枚数や管理工数は会社規模によって大きく異なるため、自社の実態（月間印刷枚数・管理作業の時間）をもとに試算することをおすすめします。

※月間印刷枚数300〜500枚・印刷単価2〜3円、書類管理作業1〜2時間/日（時給1,500円換算）を想定した概算です。

システム障害リスクへ備える

電子データに一本化した後にサーバー障害やクラウドサービスの停止が起きると、報告書にアクセスできなくなるリスクがあります。

定期的なバックアップと、複数拠点へのデータ分散保管を運用ルールに組み込んでおくと、万が一の際にも業務を止めずに済みます。主要なクラウドサービスはデータセンターを複数箇所に分散しているため、単一箇所の障害に対する耐性が高い傾向があります。それでも利用規約上の障害保証範囲を事前に確認しておくことが望ましいです。

報告書のデジタル化で業務効率化とコスト削減を実現しよう

報告書の電子化により、印刷・保管コストの削減や書類検索時間の短縮、セキュリティ強化が期待できます。対象書類の洗い出しから試験導入、全社展開へと段階的に進めることで、現場の負担を抑えながら定着させられます。

電子帳簿保存法への対応や運用ルールの整備は手間に感じることもありますが、一度仕組みを整えると、その後の管理コストは継続的に下がっていきます。ITツールを活用した報告書のペーパーレス化は、バックオフィスの業務改善に加え、リモートワーク推進やBCP対策の観点からも効果が期待できます。紙管理の非効率さに課題を感じているなら、まず1種類の報告書のデジタル化から着手してみましょう。

• 監修：山本 沙織

  大学病院研究室での研究助手を経て、総務・労務・経理とバックオフィス全般に従事。現在オンライン秘書として請求書作成や会計ソフトの導入支援、スケジュール管理やSNS運用まで幅広く対応。現場に即した実務視点を大切にし、正確で信頼性の高い作業を心がけています。保有資格として、給与計算実務能力検定1級、日商簿記検定2級、MOS、Excel、Word他