• 更新日 : 2026年8月4日

採用通知書のテンプレートはどう作る？書き方・例文・内定通知書との違いを完全解説

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採用通知書は、企業が選考を経た応募者に採用決定を正式に伝える書類です。法的に発行が義務付けられているわけではありませんが、「言った・言わない」のトラブルを防ぐためにも書面での通知が重要です。この記事では、採用通知書テンプレートの作り方と記載事項、内定通知書・労働条件通知書との違い、メール・郵送別の送付例文、同封書類まで一挙に解説します。

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採用通知書とは何か？

採用通知書とは、企業が応募者に対して「選考の結果、あなたを採用することに決定した」という事実を書面で伝える文書です。口頭通知の補完として、または口頭通知に代わる手段として発行されます。

ただし、採用に関連する書類には複数の種類があり、それぞれ役割と法的効力が異なります。混同すると採用手続きでの認識のずれやトラブルの原因になりかねないため、まず3つの書類の違いをしっかり整理しておきましょう。

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と内定通知書の最大の違いは、労働契約成立のタイミングです。内定通知書が発行され、応募者が承諾した時点で、企業と応募者の間に労働契約が成立します。そのため、内定の取消しは法的には「解雇」と同様に扱われ、客観的に合理的な理由を欠く場合は無効となる可能性があります。

一方、採用通知書は「採用の決定を伝える文書」として機能しますが、内定通知後に発行された場合は、労働契約はすでに内定の時点で成立しており、採用通知書自体には新たな法的効力は生じません。ただし、応募への承諾として採用通知書が交付された場合は、その時点で契約成立と判断されることもあります。実務では、どの段階でどの書類を発行するのかを社内で明確に定めておくことが重要です。

参考：労働契約法 第十六条｜e-Gov法令検索

採用通知書と労働条件通知書の違い

採用通知書は発行が任意であるのに対し、労働条件通知書は労働基準法第15条に基づき、企業が労働契約の締結時（入社日まで）に交付が義務付けられた書類です。

労働条件通知書には、賃金・労働時間・休日・就業場所・契約期間などの具体的な労働条件を記載します。電磁的方法（メール等）による明示も、労働者が希望した場合には認められます。実務では、「労働契約書兼労働条件通知書」として一体の書類として作成するケースも多くあります。

採用通知書は「採用した」という事実を伝えるものであり、「どのような条件で働くか」を明示する労働条件通知書とは、目的・内容ともに異なる書類です。なお、両者を同封して送付することは実務上よく見られます。なお、令和6年4月からは「就業の場所・業務の変更の範囲」「更新上限の有無と内容」「無期転換に関する事項」など、明示事項が追加されています。

参考：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます｜厚生労働省

参考：労働基準法 第十五条（労働条件の明示）｜e-Gov法令検索

人事労務の基礎知識

【テンプレ付】労働条件通知書とは？書き方・雇用契約書との違いや記載事項

労働条件通知書とは、使用者と労働者が雇用契約を結ぶ際に交付する書類のことで、給与や勤務時間をはじめとした労働条件を記載します。労働者を不利な条件から保護するのが主な目的であり、雇用形態に関係なくすべての労働者に交付しなければなりません。今回は、労働条件通知書の概要や交付のタイミング、書き方のポイントなどを解説します。労働条件通知書とは？労働条件通知書とは、使用者である企業と労働者が雇用契約を締結する際に交付する書類で、記載するのは給与や就業場所、勤務時間をはじめとした労働条件です。雇用形態に...

採用通知書の書き方は？テンプレートの記載事項チェックリスト

採用通知書（雇用通知書・採用決定通知書とも呼ばれます）には、法律上定められた書式や必須記載事項はありません。ただし、ビジネス文書として一般的に盛り込むべき項目があります。以下のチェックリストを参考に、漏れのないテンプレートを作成してください。

採用通知書の書き方は？例文つき書面テンプレートを紹介

採用通知書の書面テンプレートは、ビジネス文書の基本形式を踏まえながら、自社の状況に合わせて作成します。以下は、そのまま活用・カスタマイズできる例文です。

郵送・書面用テンプレート（例文）

メール送付用テンプレート（例文）

採用通知をメールで行う場合の書き方例は以下のとおりです。件名には会社名と用件を明示し、添付ファイルはPDF形式で送付するのが一般的なマナーです。

採用通知書のテンプレートはWordとExcelどちらを使うべき？

採用通知書の雛形（テンプレート）作成には、WordとExcelのどちらも広く活用されています。用途に合わせて使い分けるのがおすすめです。

WordもExcelも、既製のテンプレートをベースに自社情報を書き換えるだけで使用できるため、初めて作成する場合はテンプレートのダウンロードと活用が効率的です。

当サービスでも、WordおよびExcel形式の採用通知書テンプレートを無料でご提供しています。

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採用通知書はいつ送るべき？送付タイミングの目安

採用通知書（採用決定通知書）の送付タイミングに法的な定めはありませんが、最終選考後できるだけ速やかに送付することが実務上の原則です。

採用の候補者は、複数の企業の選考を並行して受けているケースが一般的です。通知が遅れると、先に連絡のあった他社への入社意向が固まってしまう可能性があります。特に転職市場では候補者の動きが速く、採用機会の損失につながりかねません。

目安として、最終面接の結果連絡は1週間から10日以内に行う企業が多く見られます。書面の到着に数日かかる郵送の場合は、まずメールで採用決定の旨をいち早く伝え、後日書面を郵送する「メール＋郵送の併用」が広く採用されています。

採用通知書の同封書類は何が必要？

採用決定の通知に合わせて、採用通知書と一緒に関連書類をまとめて送付するのが一般的な実務の流れです。送付漏れや返送ミスを防ぐために、同封書類を添え状に一覧で記載しておくと、受け取った応募者が確認しやすくなります。

入社承諾書（内定承諾書）

応募者が採用を受け入れ、入社する意思を企業に伝えるための書類です。内定承諾書と呼ばれる場合もありますが、目的・内容に大きな差はありません。採用通知書と同封することで、応募者の手続きをスムーズに進められます。

人事労務の基礎知識

【テンプレ付】入社承諾書とは？書き方や法的効力、誓約書との違いも解説

Point入社承諾書とは？入社承諾書は、内定者が企業に対して入社の意思を表明するための書類です。 法的拘束力はなく、内定辞退は拒否できない 入社意思の確認と、労使間トラブル予防が目的 誓約文や客観的な内定取り消し事由の記載が必須Q. 提出した後でも内定辞退は可能ですか？A. 可能です。法的拘束力はないため企業は辞退を拒否できず、損害賠償の請求も原則として認められません。入社承諾書とは内定者が企業に入社の意思を伝えるための書類で、内定承諾書とも呼ばれます。内定辞退を防ぐ法的効力はありませんが、「特別な理由...

雇用契約書（労働契約書）兼 労働条件通知書

企業と応募者の間で正式な労働契約を締結するための書類です。実務では、労働基準法で交付が義務付けられている「労働条件通知書」と一体の書類として「労働契約書兼労働条件通知書」の形式で作成されることが多くあります。賃金・労働時間・就業場所・契約期間など、入社後の働き方に関わる条件が明記されます。

身元保証書

採用した従業員が会社に損害を与えた場合に備えるための書類です。民法の改正（2020年4月施行）により、身元保証人が責任を負う上限額（極度額）の明記が義務付けられており、極度額の定めがない身元保証契約は無効となります。テンプレートを利用する場合は、この点が反映されているかを確認してください。

添え状（送付状）

同封書類の種類・通数・送付の趣旨を記載した案内状です。ビジネス文書の郵送マナーとして一般的に同封されます。受け取った応募者が同封物を確認しやすくなるほか、企業の丁寧な対応が伝わる効果もあります。

返信用封筒

入社承諾書や労働契約書への署名・捺印を求める場合は、返信用封筒を同封します。あらかじめ切手を貼り、返送先の住所・会社名を記載しておくことで、応募者の手間を省けるだけでなく、誤送付などの郵便トラブルも防げます。

採用通知書の送付方法と注意点は？

採用通知書の送付方法には、郵送・メール・両方の併用の3つがあります。それぞれの特徴と注意点を整理します。

郵送する場合：書留の利用を推奨

採用通知書や同封する労働条件通知書・身元保証書は、個人情報を含む重要書類です。郵送する際は、普通郵便ではなく「書留」または「簡易書留」の利用をお勧めします。書留は引受けから配達までの記録が残り、万一の紛失時には損害賠償が適用されます。また、対面での手渡しが原則となるため、見落とし・紛失のリスクを低減できます。

メールで送付する場合：セキュリティ対策と誤送信防止が必須

採用通知書をメールで送付する場合は、次の点に注意が必要です。

メールと郵送を併用する場合

最速で採用決定を伝えつつ、重要書類の原本を確実に届けたい場合は、メールと郵送の併用が効果的です。まずメールで採用通知書のPDFを送付して採用決定を速やかに伝え、その後、入社承諾書・労働条件通知書などの原本を書留で郵送する流れが、多くの企業で採用されています。

ハローワーク経由で採用した場合の追加対応

ハローワーク（公共職業安定所）を通じた採用の場合、応募者への採用通知書送付とは別に、ハローワークへの採用結果報告（採否通知）が必要です。所定の採用結果通知書の提出、またはハローワークのオンラインシステム上での報告を行ってください。これは求職者の就職状況を把握し、雇用保険・失業給付などの行政サービスを適切に管理するために求められます。

採用通知書がない・もらえない場合はどう対応する？

採用通知書がない、もしくはもらえない場合の対応方法を整理します。

応募者側：採用通知書がないのは違法か？

採用通知書の発行は法的な義務ではないため、採用通知書がない・もらえない状況それ自体は違法ではありません。口頭のみで採用を伝え、通知書を発行しない企業も存在します。

ただし、労働条件通知書の交付は労働基準法第15条により義務付けられており、「採用通知書がなくても、労働条件を書面（または電子データ）で必ず受け取る」必要があります。採用通知書がない場合でも、労働条件通知書だけは確実に受け取るようにしてください。

応募者側：書面での通知を求めたい場合

電話で採用連絡があったものの、書面が届かない場合は、採用担当者へ丁寧に確認するのが適切な対応です。「今後の手続きについて、書面またはメールでもご確認させていただけますでしょうか」と問い合わせることで、記録に残る形で連絡を取ることができます。あわせて、労働条件通知書の発行時期についても確認しておくと、入社後のトラブル防止につながります。

企業側：口頭のみの連絡に伴うリスク

採用通知を口頭のみで行い、書面を一切発行しない場合、入社日や給与・条件について「言った・言わない」のトラブルに発展するリスクがあります。後から認識のずれが判明すると、採用候補者との信頼関係を損なうだけでなく、採用自体が白紙になる場合もあります。

採用の事実・入社日・雇用条件など、採用に関する重要な情報は、必ずメールや書面など記録に残る形で通知することが、企業・応募者双方にとって安心な対応です。

採用通知書や労働条件通知書の送付後に備える入社手続きの課題と対策

採用通知書や内定通知書を送付した後は、入社に向けた様々な書類手続きが始まります。マネーフォワードでは、入退社手続きの実務や管理に携わった経験がある方を対象に、入社手続きにおける課題や対策について調査を実施しました。

雇用契約書や労働条件通知書の締結時に生じる課題

入社手続きにおいて特にトラブルや苦労が発生しやすい項目を分析したところ、社会保険や住民税の手続きが39.0％で最も多い結果となりました。さらに、雇用契約書や労働条件通知書の締結に関しても28.3％の方が苦労していることが分かりました。

トラブルを削減するための具体的な対策

これらのトラブルを削減するために導入または検討している対策としては、チェックリストの徹底が最も多く31.8％でした。これに続き、手続きマニュアルの作成や整備が31.3％、電子契約や労務管理システムの導入が29.6％という結果でした。採用決定後の手続きを円滑に進めるためには、事前の準備が重要です。

出典：マネーフォワード クラウド、入社手続きにおけるトラブル発生状況【入退社に関する調査データ】（回答者：881名（有効回答：入退社に伴う書類手続きの実務または管理・承認の経験がある628名）、集計期間：2026年2月実施）

採用通知書テンプレートを活用して採用実務をスムーズに進めよう

採用通知書は、採用した人材に決定の事実を正式に伝えるための書類です。内定通知書や労働条件通知書とは役割・法的効力が異なるため、それぞれの目的を正しく理解したうえで使い分けることが重要です。Wordテンプレート・Excelテンプレートなどの雛形を上手に活用すれば、書き方に迷う時間を省き、採用実務の効率を大幅に高められます。採用通知書とあわせて入社承諾書・労働条件通知書・添え状・返信用封筒をセットで準備し、応募者が安心して次のステップへ進めるよう、丁寧な対応を心がけましょう。

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• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。