• 更新日 : 2024年10月21日

定形郵便封入代行サービスとは？メリット、料金、比較ポイントを解説

定形郵便封入代行サービスを活用すれば、郵便物の封入や発送にかかる業務量やコストの削減など様々なメリットがあります。この記事では、定形郵便封入代行サービスについて解説します。サービスの料金目安についても紹介しますので、ぜひ参考にして利用を検討してみてください。

定形郵便封入代行サービスとは？

郵便封入代行サービスとは、請求書・納品書・支払明細書や案内状・DMなどの郵便物の封入や発送（サービスによっては印刷なども）を代行してくれるサービスのことです。このうち特に定形郵便に係るものを定形郵便封入代行サービスといいます。

郵便封入代行専門の会社や日本郵便、マネーフォワード クラウドなどの会計ソフトのベンダーなどが提供しています。

定形郵便封入代行サービスの流れ

定形郵便封入代行サービスの流れは、一般的に以下のとおりです。

1. 自社で郵便物のCSV・PDF・ワードなどをデータで用意
2. データをアップロード
3. 封入作業依頼

このようにサービスの利用の流れは非常に簡単です。サービスを利用することで追加で必要になる作業工程はほぼありません。

定形郵便封入代行サービスの活用シーン

定形郵便封入代行サービスを活用できる場面としては、以下のようなものがあります。

• 毎月の請求書・納品書・支払明細書などの帳票の送付
• 会社移転・事務所移転などの案内状の送付
• DMやチラシの送付

ほとんどの会社で活用できる場面があると考えられるため、まずは自社で当てはまる業務がないか考えてみましょう。

定形郵便封入代行サービスを利用するメリットは？

以下では定形郵便封入代行サービスを利用するメリットを3つご紹介します。

自社の業務量の削減

郵便物や宛名の印刷・封入・切手の貼付などの作業にはかなりの時間がかかりますが、これらの作業を外注することで自社の業務量を削減できます。その結果、より生産性のある業務に時間を割くこともできます。

物理的な準備が不要

定形郵便封入代行サービスを利用する場合、一般的に自社で準備するのは郵便物のデータだけです。印刷物・宛名シール・封筒・切手などの用意も、インサーターの設置スペースも不要です。自社のペーパレス化にも貢献するでしょう。

コスト削減

郵便封入代行サービスは専門の会社や、設備やノウハウを持った会社が行っているため、コストを削減できる可能性があります。自社の郵便物の封入や発送にかかっているコストとサービスの料金を比較してみましょう。

定形郵便封入代行サービスの料金目安は？

実際に郵便封入代行サービスを利用することで、どれぐらいの費用対効果があるかが気になるところでしょう。ここでは郵便封入代行サービスの料金の目安をご紹介します。

専門の会社を利用

専門の会社を利用する場合は、1通200円（税込）前後が料金の目安です。ただし、サービス内容や発注量により料金の幅は大きく異なるため、自社に必要なサービス・発注量をよく検討して比較する必要があるでしょう。

日本郵便のWebレター

日本郵便でも「Webレター」という郵便代行のサービスを提供しています。用紙印刷・宛名印字・封筒詰め・郵送のすべてを含めて、料金は1通129円（税込）からです。

参考：Webレター 案内状、通知書、請求書、DM等の発送・郵便代行｜日本郵便

会計ソフトのサービス

クラウド型の会計ソフトを提供しているベンダーでも郵送代行サービスを提供していることがあります。マネーフォワード クラウドの場合、契約しているプランにより1通198円（税込）からとなっています（郵送チケットを購入する場合は1通176円（税込）から）。

定形郵便封入代行サービスを比較するポイントは？

料金の他に自社の状況に応じてサービスを比較する必要があります。気を付けたいポイントを解説します。

郵便物を自社で印刷している場合

日本郵便の「Webレター」やクラウド会計ソフトの郵送代行サービスは、印刷物がデータであることが前提です。事情があり郵便物を自社で印刷する場合は、日本郵便の「コンピューター郵便」や郵便封入代行専門の会社を利用する必要があります。

クラウド型の会計ソフトを利用している場合

クラウド会計ソフトの郵送代行サービスは、帳票の作成と送付、会計処理が一体となっています。例えば、請求書を送付すると同時に掛売上の仕訳を計上することなどが可能です。そのため、すでにクラウド型の会計ソフトを利用している場合は、その郵送代行サービスを利用することが業務の効率化につながると言えるでしょう。

マネーフォワード クラウドなら定期郵便の封入作業が不要に！

マネーフォワード クラウドでは郵送代行サービスも提供していますが、請求書・納品書・支払明細書などの帳票を電子化して送付することもできます。請求書などを電子化することで、郵便物を封入する必要もなくなります。その結果、業務量の削減やさらなるコストの削減が期待できるでしょう。

クラウド会計ソフトを利用していなくても「マネーフォワード クラウド請求書発行」を利用できるため、ぜひご検討ください。

帳票送付サービス マネーフォワード クラウド請求書発行

郵便封入代行サービスを利用して業務・コストを削減！

郵便封入代行サービスや帳票送付サービスをうまく活用することで、社内の業務・コストを削減できます。これを機会に「本当にこの業務を自社で行う必要があるのか」「そもそも紙での送付が必要なのか」など業務を見直してみましょう。そして、自社に合った郵便封入代行サービスを比較検討してみてください。

• 監修：守山幸史朗（公認会計士・税理士）

  2013年に公認会計士試験合格後、事業会社及び監査法人勤務を経て、2022年にもりやま会計事務所を開業。事業会社では経理・税務を、監査法人では上場会社・大会社・医療法人などの会計監査やリクルート委員を経験。独立後は主に関西の中小企業を中心に税務顧問のサービスを提供。趣味は魚釣り。