- 更新日 : 2024年10月21日
郵送代行サービスとは？利用するメリットや選ぶポイントを解説
チラシやパンフレットといった広告物をはじめ、見積書や請求書など、取り扱う通数の多い郵便物を郵送する際は、発送処理に時間と手間がかかります。このような自社における事務コストを削減するためには、「郵便代行サービス」を利用すると便利です。今回は「郵送代行サービス」の概要やメリットなどについて解説します。
目次
郵送代行サービスとは？
郵送代行サービスは、書類の印刷から封入、郵送手続きまでの一連の作業を代行してくれるサービスです。得意先に郵便物を出すまでには、書類の印刷から封入作業、郵送手続きまで、いくつもの手間がかかります。郵送する通数が多ければ多いほど、その作業に時間を取られてしまい、他の業務が滞る原因にもなります。郵送代行サービスを利用することで、これらの郵送作業を省力化することが可能です。
郵送代行サービスに含まれる業務
郵便代行サービスに含まれる主な業務内容は、以下のとおりです。
- 書類の印刷
- 書類の折り込み作業
- 封筒への封入作業
- 発送先ごとの仕分け作業
- 郵便局への持ち込み
請求書の発送業務を例にあげると、発送先やデータを郵便代行サービスと共有し、請求書の印刷から折り込み、封入作業から郵送までの業務一式を依頼するイメージです。
郵送代行サービスの費用相場
郵送代行サービスの費用相場は、郵便物のサイズや通数、郵便物の形態（はがき、封筒など）、利用形態（月額固定契約、都度変動契約）などによって変わります。2024年10月から郵便料金が値上げされましたが、通数やサイズに応じてその都度費用が発生する契約であれば、1通あたり160円〜200円程度が相場です。
郵送代行サービスを利用するメリットは？
郵便代行サービスを利用するメリットを挙げてみましょう。
郵送にかかる事務作業の省力化
書類の郵送業務は毎月発生しますが、通数が多くなるほど業務にかかる手間が増えるため、事務負担が大きくなります。郵送業務にかかりきりになって、他の業務まで手が回らないといった弊害が出ることもあるでしょう。郵送代行サービスを利用すれば、郵送にかかる一切の事務作業をアウトソーシングできるため、事務作業の省力化が可能になります。
郵送コストの削減につながる
日本郵便の「同時差出割引」「区分郵便物割引」をはじめ、郵送サービスを提供している各社はそれぞれ独自の割引サービスを行っています。郵送代行サービスは、これら割引サービスについての情報を持っているため、クライアントに最も適したサービスで郵送してくれます。結果として自分で郵送するよりコスト削減につながる可能性があります。
郵送忘れ等のミスが減少する
業務が集中している時期や、急ぎの対応が求められる場面では、特に発送関連の問題が起きやすくなります。郵送業務を代行サービスに依頼すれば、郵送忘れや郵送間違いなどのミスを減らすことが可能です。また、その分他の業務に集中できるため、事務作業全体のミスの減少にもつながるでしょう。
郵送代行サービスを利用するデメリットは？
郵送代行サービスには、欠点もあります。次に、郵送代行サービスを利用するデメリットを挙げてみましょう。
郵送業務にかかるスキルが社内に残らない
郵送業務に限らず、事務作業の外注化は事務効率を上げる点ではメリットですが、当該事務にかかるスキルが社内に残らないというデメリットがあります。郵便代行サービスの利用を止めて自社での郵送業務に戻したとき、スムーズに行うためのスキルが社内に残っていないため、意外と手間取ってしまうことがあります。
顧客の情報が社外に流出する可能性がある
郵送代行サービスを利用する際には、郵送先の顧客リストなどの重要な情報を業者に提供することになります。しかし、外部に情報を共有する際には、常に情報漏洩のリスクが伴います。そのため、郵送業務を委託する場合は、信頼できる郵送代行サービスを選ぶことが重要です。機密保持に関する契約を必ず結んでおきましょう。
郵送代行サービスを利用する手順は？
次に、郵送代行サービスを利用する際、どのような手順で進めればよいかについて解説します。
代行業者の選定
印刷や封入作業など、社内で事務負担が大きいと思われる部分をピックアップしてみましょう。その上で、自社の事務負担を軽減できるサービスを提供してくれる業者を選定します。代行サービスにかかるコストを削減するため、郵送業務の一部だけを委託することが可能かを確認するのも1つの方法です。
郵送先リストの提供
一般的な郵送代行サービスは、郵送する書類の印刷から封入、郵送まで郵送にかかる業務全般を代行してくれるため、あとはこちらから郵送先のリストを提供するだけです。先にも述べましたが、顧客の個人情報を外部に提供することになるため、忘れずに機密保持契約を締結しましょう。
郵送書類の提供
郵送する書類を、その都度代行業者に提供します。書類の提供方法については、紙ベースでの提供やメール送信、システムを使ったクラウド上でのデータ共有など、様々な方法があります。サービス利用にかかるコストや自社の事務処理能力などを考慮し、最適な方法で提供を行いましょう。
郵送代行サービスを選ぶポイントは？
次に、郵送代行サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。
事務負担の軽減につながること
郵送代行サービスを利用するメリットの1つは、郵送業務にかかる事務負担を減らすことです。郵送業務のなかでも、社内において負担となっている部分をしっかりカバーしてくれる業者を選定するようにしましょう。
料金が安いこと
事務負担の軽減と並んで、選定のポイントとなるのが料金です。社内で郵送業務を行う際にかかる人件費や紙代、封筒代、郵送料などの郵送コストと、代行業者にかかるコストを比較し、料金が安くなることを必ず確認しましょう。
機密保持がしっかりしていること
郵送代行サービスを利用するにあたって、最も気を付けなければならないのが個人情報の漏洩です。情報漏洩により得意先から損害賠償請求を受けるリスクもありますので、業者を選定する際には、機密保持についてどのような対策を取っているのか、必ず確認するようにしましょう。
マネーフォワード クラウドなら請求書の郵送代行が可能！
郵便代行サービスを利用したい方は、「マネーフォワード クラウド請求書」の導入を検討してみてください。請求業務を効率化できるソフトで、既存のテンプレートを使って、誰でも簡単に請求書・見積書・納品書などを作成できます。
作成した請求書は、ワンクリックで郵送できるのもメリットです。1通160円から請求書郵送を代行しているため、請求業務の効率化とコスト削減を実現できます。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、法改正に詳しくない方でも安心して利用できるでしょう。
さらなるコスト削減と業務効率化を実現したい方は、「マネーフォワード クラウドインボイス[送付]」の導入も検討してみてください。従来紙ベースで行っていた請求書の収受管理を電子データにすることで、請求書の郵送業務にかかる手間とコストを削減できます。
「マネーフォワード クラウド請求書」「マネーフォワード クラウドインボイス[送付]」について詳しく知りたい方は、以下のリンクを参照してください。
郵送代行サービスを使って郵送事務を省力化しましょう
商取引の電子化により、郵送事務も大きく様変わりしつつあります。現在提供されている様々な郵送代行サービスを比較しながら、自社にとって郵送事務の省力化やコストダウンにつながるサービスを利用してみてはいかがでしょうか。
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