- 更新日 : 2024年10月17日
請求書をキレイに三つ折りする方法は？封筒に入れる際のマナーを解説
請求書は、商品やサービスの代金を徴収する際に用いる文書ですが、封筒に入れて送る場合、請求書を折っても問題ないでしょうか。請求書は、相手先への送り方についてもビジネス上のマナーがあります。この記事では、請求書の折り方や封筒に入れる際のマナーについて解説します。
目次
請求書を封筒に入れる際は折ってもいい？
請求書はA4サイズで作成することが多いですが、封筒のサイズが長形3号の場合には請求書を折っても問題ありません。
請求書は郵便法および信書便法における「信書」に該当する重要書類です。そのため、請求書を郵送する際には通常封筒に入れて普通郵便で郵送します。
その際の折り方については注意を要しますので、次章から解説します。
請求書の折り方：キレイな三つ折りの方法
請求書を長形3号サイズの封筒で郵送する場合、請求書を三つ折りにした上で封入するのが通例です。これは送付状も同様です。
しかし、キレイに三つ折りにするのは意外に難しく、折り方にも注意すべき点があります。
横書き請求書の三つ折り方法
請求書は横書きで作成するのが通例です。横書き請求書を三つ折りにする際の注意点は、受け取った相手が何の書類かをすぐに把握できるように、開いてすぐに表題部分の「請求書」の文字が一番上にくるようにします。
- 表面を上に向けて下から3分の1を谷折りにする
- 上から3分の1を谷折りにして上から重ねる
縦書き送付状の三つ折り方法
次に送付状です。送付状は通常、横書きで作成し、三つ折りの手順は横書き請求書と同様です。
送付状を縦書きで作成し三つ折りにする場合には、開いてすぐに受け取った相手に「拝啓」の文字が見えるように折ります。
- 表面を上に向けて下から3分の1を谷折りにする
- 上から3分の1を谷折りにして重ねる
複数枚ある場合は重ねて折りたたむ
以上の通り、請求書・送付状とも一定の折り方があります。ただし、実際には請求書と送付状、またその他の文書を一緒に郵送することになります。
このように複数枚の文書を同封する場合には、請求書をはじめとする送付書類の一番上に送付状を重ねて、上記のように三つ折りにします。
一枚ずつ三つ折りにすると、それぞれで折り目が合わずうまく重ねることができないため、複数枚ある場合はまとめて折りたたむと良いでしょう。
A4請求書の郵送に使う封筒のサイズ・色は？
ここまで請求書自体の折り方について解説してきましたが、請求書の郵送に使う封筒のサイズや色使いはさまざまです。どのような封筒を使うのが望ましいのでしょうか。
三つ折りにして入れる長形3号の封筒
まず、頻繁に用いられるのが、長形3号の封筒です。サイズは「120mm× 235mm」の規格であることから、A4サイズでの文書であれば三つ折りにしてキレイにおさまります。
請求書を折らずに入れる角形2号の封筒
次によく用いられるのが、角形2号の封筒です。サイズは、「240mm×332mm」の規格であることから、A4サイズの文書であれば、折ることなくキレイにおさまることになります。
ただし、枚数が少ないと折れ曲がりやすくなるため、文書はクリアファイルに入れた上で封入すると良いでしょう。
四つ折りに入れる長形40号の封筒
A4サイズに合う封筒として、長形40号もあります。サイズは、「90×225mm」の規格であることから、A4の文書であれば、四つ折りにしてキレイにおさまります。
もっとも、折り目が多くなると文書が読みにくく、扱いづらくなります。そうした相手方への配慮から、文書は折る回数を少なくするのがマナーです。
窓付封筒の使用で効率アップ
以上の封筒以外に便利なものとして、窓付封筒があります。通常の封筒であれば、封筒表面に宛先住所や会社名、部署名、役職名、氏名等を記入することになります。
窓付封筒であれば、送付状に記載している情報がそのまま封筒の外から判別できるため、封筒に記載する手間を省くことができます。
封筒の色
請求書を送付する際に用いる封筒の色については、決まったものはありません。しかし、白や薄い青色、茶色のクラフト封筒などを使うのが通例です。また、文書の内容が外部から透けて見えない素材のものを使用することが重要です。
請求書の封筒への入れ方：送付状の順番や向き
次に、封筒へ請求書を入れる際の向きや順番、封筒の閉じ方などについて解説します。
請求書の入れ方
封筒に請求書を入れる向きについては、開封する面を表にして見た時に、文書の右側が封筒上部に来るように入れます。
また、各文書において「請求書」や「拝啓」の文字が封筒の上側に来るように入れることにも注意が必要です。
封筒の扱いについて
請求書を入れる封筒には、相手方に分かりやすいように封筒の左下に「請求書在中」と添え書きをします。ビジネスにおいては赤字を連想させてしまうことから朱筆ではなく、青色で記載するようにしましょう。
また、請求書は郵便法や信書法における「信書」に該当する重要文書です。そのため、安全管理の観点から、しっかりと封がされていることはもちろんのこと、封筒を閉じる際には「〆」や「封」、「緘」といった形で封じ目を入れておくことも重要です。
封じ目の入っている封筒を勝手に第三者が開封した場合には、信書開封罪という犯罪にあたります（刑法133条）。
請求書在中の書き方については、下記記事で詳しく解説しています。
請求書の郵送方法・注意点
最後に、請求書の郵送方法に関する注意点を整理します。
- 普通郵便で郵送すること
- 郵便物に適した切手を貼ること
- 提出期限を事前に確認しておくこと
とくに重要なのは、普通郵便で郵送するということです。
請求書は信書に該当することから、法令上、普通郵便で郵送しなければなりません。安価な代替サービスとして、メール便などがありますが、請求書の郵送手段としては使うことはできません。
また、切手についても料金不足の場合には受け取り手が不足分を負担しなければならないため、企業の信頼にも影響します。事前に正確な料金を調べることが重要です。
請求書を送る際の封筒の書き方やマナーについて、詳しくは下記記事でも紹介しています。
請求書の送付ではビジネスマナーが見られる
請求書は、法令上「信書」に該当するため普通郵便で郵送する必要があります。
それ以外には送付の仕方に法的ルールはありませんが、請求書を三つ折りにしたり、開封後に相手方が開きやすくするよう配慮したりなど、一定のビジネスマナーがあります。
必ず守らなければならないルールとまでは言い切れませんが、相手方によっては、ビジネスマナーを知らない会社として信頼を損ねる可能性があります。慣習とされるビジネスマナーが存在する以上、しっかりと理解をした上で請求書の送付をするように心がけましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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