- 更新日 : 2025年2月19日
入社書類の郵送の添え状のテンプレート・書き方・文例を解説！
入社書類を郵送するときには、添え状（送付状）の添付がマナーとされています。添え状は挨拶と内容物の確認という2つの目的があり、ビジネスマナーに沿って作成しなければなりません。
本記事では添え状の書き方や例文、送るときの注意点などをご紹介します。入社書類を送る際の参考にしてください。
目次
入社書類を郵送する場合に添え状（送付状）は必要？
内定が決まって入社書類を提出する際、郵送で送る場合は添え状を同封することがマナーです。添え状は「送付状」や「送り状」とも呼ばれ、書類提出時の挨拶と内容物の確認という2つの役割があります。
添え状が必要になるのは郵送やFAXで送る場合であり、手渡しする場合には必要ありません。メールで送る場合は、メールの本文に添え状の内容を記載します。
郵送やFAXで送る書類に添え状をつけるのはビジネスマナーであり、同封しなければマナーを知らない印象を与えてしまう可能性もあります。添え状はただ一緒に送ればよいというわけではなく、記載内容もマナーに沿ったものでなければなりません。
入社後に仕事で書類を各方面に送る際、添え状の作成をする機会が出てくるでしょう。入社書類を送る際には、添え状の正しい書き方もしっかり覚えておいてください。
添え状のテンプレート
添え状を送るのは初めてで「どのように作ればいいかわからない」という方には、テンプレートの利用がおすすめです。
以下のサイトでは、添え状のテンプレートの一覧が掲載されています。無料でダウンロードできるため、入社書類の添え状としてぜひ活用してください。
さまざまなデザインがありますが、入社書類の添え状には特殊なデザインはできるだけ控え、シンプルなものを選ぶとよいでしょう。
内定承諾書の添え状の書き方・例文
内定承諾書の添え状には、次の6つの項目を記載します。
- 日付
- 宛名
- 差出人
- タイトル
- 本文
- 同封書類名と部数
それぞれ、書き方や例文を具体的にみていきましょう。
日付
まず、書類の一番上の右側に日付を記載します。日にちは作成日ではなく、投函する日を記載してください。
■日付の記載例
宛名
次に、宛名を記載します。宛名は会社名・部署名・担当者名を漏らさず書いてください。書く場所は、日付より下の左側です。
■宛名の記載例
人事部 採用担当△△ 様
差出人
差出人は、宛先より下の右側に記載します。氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを書いてください。
■差出人の記載例
東京都中央区〇〇〇〇
電話：090-1234-0000
E-mail：××××＠××.××
フルネーム
タイトル
添え状のタイトルを、中央に記載します。添え状の目的がわかるタイトルにしましょう。入社書類を送る場合は「書類送付のお知らせ」などが適切です。
■差出人の記載例
本文（挨拶）
本文は、ビジネスレターの基本である「頭語と結語」「時候の挨拶」「本題」の構成に沿って記載します。
頭語とは、「こんにちは」などの挨拶にあたり、「拝啓」「前略」といった言葉です。結語とは本文の結びに使う言葉で「拝啓」には「敬具」、「前略」には「草々」といった組み合わせがあります。
時候の挨拶とは、本題で最初に書く文章で、季節を表す言葉を使ったものです。「〇〇の候」や「花の色が美しい季節になりました」など、その季節に合った文章を選びます。
■本文の記載例
拝啓
晩秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のほどお慶び申し上げます。
この度は採用のご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。
貴社の一員として一日も早く貢献できるよう、精進していく所存です。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
つきましては、ご指示いただきました下記書類を送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
同封書類名と部数
同封する書類の内容とその部数を中央に記載します。まず「記」と書き、その下に箇条書きで同封書類名と部数を記載してください。書類の一覧のあとは、「以上」と記載します。
■同封書類と部数の記載例
記
内定承諾書 1部
卒業証明書 1部
健康診断書 1部
提出が遅れる場合のお詫びの例文
提出が期限を過ぎた場合は、遅れたことへのお詫びを書き添えましょう。本文に遅れた理由とお詫びの言葉を入れます。また、書類を送る前に送付が遅れることを電話で伝えてください。
なお、お詫びの添え状は急ぎの書類にあたるため、「時候の挨拶」は省略するのが一般的です。
■お詫びの例文
入社書類と送付状（添え状）を郵送する際の注意点
入社書類と添え状は、送り方にも注意しましょう。封筒は、A4サイズの書類が折らずに入る角形2号の白い封筒を使うのが理想的です。企業側から返信用封筒を用意された場合は、そちらを使用します。
書類を封筒に入れるときは、透明のクリアファイルを使いましょう。雨で書類が濡れたり折れたりするのを防げます。
書類を入れる順番は、1番上に添え状、その次に「記書き」で書いた順番に入れてください。
封筒には、表・裏面それぞれに下記の内容を記入します。
- 表：企業の住所・送付先の宛名
- 裏：投函日（添え状と同じ）自分の郵便番号・住所・氏名
表書きには、左端に「入社書類在中」と赤字で記入してください。
一部返信が必要となる書類がある場合は、切手を貼った返信用封筒も書類と一緒に同封します。
入社書類がきちんと配送されたかを確認できるよう、郵便物を追跡できる簡易書留や特定記録郵便で送りましょう。
入社書類を送るときは添え状を忘れずに
入社書類を郵送やFAXで送るときは、添え状を同封するようにしましょう。ビジネスマナーに沿って作成した添え状をつけて送りましょう。初めて送る場合はテンプレートを使用し、必要事項を漏らさないよう作成してください。
送り方にも注意事項があるため、よく確認して送りましょう。正しい添え状を同封することで、マナーを心得ている人という印象を与えられます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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