• 更新日 : 2026年1月28日

【テンプレート付き】進捗管理とは？見える化のコツやエクセル・アプリのおすすめツールを解説

チームで仕事をする上で欠かせない「進捗管理」。しかし、「管理のための管理になっていて意味がない」「入力が面倒で形骸化している」といった悩みを抱えている現場も少なくありません。

進捗管理の本来の目的は、単なる監視ではなく、プロジェクトを成功に導くための「軌道修正」にあります。この記事では、進捗管理の意味や失敗する原因、エクセル（Excel）やアプリを使った「見える化」のコツ、そして業務効率を劇的に上げるおすすめツールについて解説します。

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進捗管理とはどのような業務か？

進捗管理とは、プロジェクトや業務の進行状況を計画と照らし合わせ、ズレが生じていないかを確認し、必要に応じて軌道修正を行うプロセスのことです。

単に「終わったかどうか」を確認するだけでなく、目標（ゴール）に対する到達度を把握し、納期遅れや品質低下のリスクを早期に発見して対策を打つことが最大の目的です。ビジネスシーンでは「進捗管理を行う」や「進捗を図る」といった表現で使われます。

なぜ進捗管理が重要なのか？

進捗管理をおろそかにすると、業務の遅れに気づけず、納期直前になって「終わらない」という事態に陥ります。

これらを徹底することで、プロジェクトの「QCD（品質・コスト・納期）」を適正に保つことができます。

進捗管理が失敗し「意味ない」と感じる原因は？

進捗管理が失敗し、現場から「意味がない」と思われてしまう主な原因は、計画の甘さや、管理作業そのものが業務の負担になっていることにあります。

報告のためだけの進捗管理になってしまうと、形骸化し、正確な状況が見えなくなります。主な失敗要因は以下の4つです。

1. 要件定義が明確ではない（ゴールが見えていない）

プロジェクトのゴール（要件）が曖昧なままだと、やるべきタスクに漏れが生じます。

「何をすれば完了なのか」が定義されていないため、進捗率90%からいつまでも終わらない「90%症候群」に陥りやすくなります。

2. 作業工数の見積りを誤っている

「たぶんこれくらいで終わるだろう」という希望的観測でスケジュールを組むと、必ず遅延が発生します。特に経験の浅い業務では、バッファ（予備時間）を持たせず、リスクを考慮しない見積もりが失敗の元凶となります。

3. 変更や修正が反映されていない

プロジェクトに計画変更はつきものです。しかし、計画表（ガントチャートなど）を修正せず、当初のスケジュールのまま進めてしまうと、実態と管理表が乖離し、誰も管理表を見なくなります。これが「進捗管理は意味がない」と言われる大きな要因です。

4. 振り返りの時間を設けていない

プロジェクト完了後に「なぜ遅れたのか」「見積もりのどこが甘かったのか」を振り返らないと、次のプロジェクトでも同じ失敗を繰り返します。

進捗管理を成功させ「見える化」するコツは？

進捗管理を成功させるコツは、タスクを細かく分解し、それを図や表で「見える化（可視化）」して、チーム全員がリアルタイムで状況を把握できるようにすることです。

「終わりましたか？」「まだです」という会話ベースの管理から脱却しましょう。

1. 全体像を把握しWBSでタスクを細分化する

まず、プロジェクトの全体像を把握し、やるべき作業を細かく分解します。これをWBS（Work Breakdown Structure）と呼びます。

「資料作成」という大きなタスクではなく、「構成案作成」「データ収集」「執筆」「推敲」のように、1日〜数日で完了するレベルまで細分化することで、進捗の遅れに気づきやすくなります。

2. ガントチャートやカンバンで可視化する

細分化したタスクを、いつ誰がやるか視覚的に表現します。

3. リアルタイムの状況を共有する

進捗情報は「鮮度」が命です。週に1回の定例会議で報告するだけでは、対応が後手に回ります。クラウド型のツールなどを活用し、タスクが完了したらその場でステータスを更新するなど、常に最新の状況がチーム全員に見えている状態を作ることが重要です。

エクセル（Excel）での進捗管理は有効か？

エクセル（Excel）での進捗管理は、小規模なプロジェクトや個人タスクの管理には非常に有効ですが、チームでのリアルタイム共有には不向きな側面があります。

エクセル管理のメリット・デメリット

無料テンプレートの活用

エクセルで管理する場合は、一から表を作るのではなく、既存のテンプレートを活用するのが効率的です。

マネーフォワード クラウドでは、ガントチャート形式などの無料テンプレートを提供しています。

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仕事で使えるおすすめの進捗管理ツール・アプリ5選とは？

エクセルの限界を感じる場合や、チームでの効率的な情報共有を目指すなら、専用の進捗管理ツール（アプリ）の導入がおすすめです。

ここでは、特徴の異なる代表的な5つのツールを紹介します。

1. Backlog（バックログ）

Backlogは、開発者だけでなく事務職や営業職でも使いやすい、親しみやすいデザインが特徴のツールです。

参考：Backlog公式サイト

2. Lychee Redmine（ライチレッドマイン）

オープンソースの「Redmine」をベースに、使いやすさを拡張した高機能ツールです。

参考：Lychee Redmine公式サイト

3. Trello（トレロ）

ホワイトボードに付箋を貼るような感覚で使える「カンバン方式」の代表的なツールです。

参考：Trello公式サイト

4. Asana（アサナ）

デザイン性が高く、タスク管理からプロジェクト全体のロードマップ管理まで幅広く対応できる世界的なツールです。

参考：Asana公式サイト

5. Stock（ストック）

「チャットツールだと情報が流れる」「ファイル管理だと面倒」という悩みを解決する、情報ストック型のツールです。

参考：Stock公式サイト

適切な進捗管理でプロジェクトを成功させよう

進捗管理は、単に遅れを指摘するためではなく、チーム全員が安心してゴールに向かうための「道しるべ」を作る業務です。

これらを意識し、エクセルや専用アプリを適切に使い分けることで、「意味のある進捗管理」を実現しましょう。プロジェクトの成功率は、管理の質で決まります。

• 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

  大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。