• 更新日 : 2024年9月11日

進捗管理とは？失敗の原因や成功のコツ、仕事で使えるおすすめツール5選

組織やチームで業務を遂行する上で欠かせない進捗管理。なぜ進捗管理が重要なのか、失敗する原因をおさらいします。また、成果を出すために上手く進捗管理を行うコツや進捗管理を効率化するツールも紹介します。進捗管理を見直すきっかけとして、ぜひ参考にしてみてください。

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進捗管理とは？

進捗管理は、プロジェクトや業務の進行状況を計画通りに把握し、必要な調整を行いながら目標達成に向けて進めるためのプロセスです。プロジェクトが予定通りに進行しているかどうかを定期的に評価し、問題やリスクを早期に発見して対処ために必要不可欠です。

進捗管理を徹底するとはどういうこと？

「進捗管理を徹底する」とは、目標や成果に対する進捗を評価し、軌道修正を図るための情報を提供・共有することです。進捗管理の徹底を実現するためには、明確なゴール設定、WBSの作成、定期的な進捗確認、適切な調整などが求められます。

進捗管理の重要性

進捗管理が十分でないまま業務を進めると、業務が問題なく進行しているのかが不明瞭となってしまいます。業務の調整や問題の解決が遅れて、結果的に期限までに成果を生み出せない事態に発展してしまうでしょう。

進捗管理はプロジェクトを滞りなく進める上で重要かつ、組織の生産性を維持・向上さするためにも必要な手段といえます。

進捗管理が失敗してしまう原因

進捗管理が失敗してしまう原因について考えていきましょう。業務の進捗管理に課題を抱えている方は必見の内容です。

要件定義が明確ではない

要件定義が曖昧なままで進捗管理を始めてしまうと、タスクの漏れや抜けが発生しがちです。また、成果物の質が悪くなり、取引先にも迷惑をかけてしまうリスクがあります。

プロジェクト開始前に明確な要件定義を行ったうえで、綿密なスケジュールを立てる必要があります。メンバー間で情報を共有し合いながら、プロジェクトの解像度を上げていくことが大切です。

作業工数の見積りを誤っている

初めて取り組むタスクやプロジェクトにありがちなのが、作業工数の見積りを誤って、進捗の遅延が発生してしまうことです。

作業工数を予測できない場合は、時間に余裕をもったスケジュールを組むことや人員を多めに配置することはもちろん、経験のある人材をアサインすると効果的です。

変更や修正がなされていない

プロジェクトを円滑に進行するには、タスクの変更や修正が不可欠です。最初から最後までプロジェクト開始時の計画通りに進められることは少ないため、常に柔軟に軌道修正を図っていきましょう。

タスクの軌道修正を図る際には、PMとメンバー間で進捗を可視化した上で、チーム全員が納得できる形で話を進めていくことがポイントです。

進捗管理を振り返る時間を設けていない

進捗管理を振り返る時間を設けていないことも、同じ失敗を繰り返してしまう原因です。一つのプロジェクトが完了したら、進捗管理の反省をする時間をチーム内で設けましょう。

プロジェクトを重ねていくと、進捗管理においてボトルネックとなる部分の類似点が明確になるため、同じ失敗を繰り返さないような意識付けを図ることが大切です。特に業務経験の浅いメンバーが多い場合は、振り返る時間が少ないと業務の生産性を高めるのに時間がかかってしまうでしょう。

進捗管理を成功させる方法やコツ

業務やプロジェクトが予定通りに進むことは多くありません。遅延や問題が発生することがほとんどであるため、進捗管理を成功させる方法やコツを確認しておきましょう。

全体像を把握しタスクに優先順位をつける

プロジェクトの全体像を把握したうえで、タスクの優先順位をつけていきましょう。タスクの中で重要度の高いものを明確にし、どのぐらいの工数がかかるか見積りを立てることが、進捗管理を成功させるコツです。

全体像を把握する習慣を身につけることで、新規のプロジェクトや複数のタスクが複雑に入り組んだプロジェクトでも、スムーズに進捗管理を行えるようになるでしょう。

タスクをできるだけ細分化する

タスクを細分化することも、業務の進捗管理を円滑にするポイントです。特に初めて取り組む業務であれば、大きなタスクを小さいタスクに分割することで、進捗のステータスや完了度を具体的かつ定量的に把握できるようになります。

またタスクが細分化されていれば、各メンバー間での共有がしやすくなり、タスクの全体像をチームで把握することが可能です。不測の事態に陥ったりタスクが遅延したりしたときに、メンバー間でサポートし合えるようになります。

進捗状況をチャートや図で可視化する

チャートや図を活用して可視化する工夫も、スムーズに進捗管理をするためのコツです。チャートを用いて進捗状況をわかりやすく表示できれば、優先順位が明確になります。どのタスクが重要で、どのタスクが他のタスクに関連しているかを視覚的に理解でき、プロジェクト全体の進捗を最適化するのに役立ちます。また可視化することで、進捗の遅れやリスクも早期に発見できるでしょう。

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リアルタイムの状況を反映し共有する

リアルタイムの進捗状況を反映し共有することで、目標と実際の作業の乖離を少なくすることが大切です。リアルタイムに状況を把握できていればすぐにフィードバックを行い、問題点改善できます。

リアルタイムな進捗情報を共有するためには、プロジェクト管理ツールやチャットツールを活用し、タスクや進捗の更新が随時行われるような仕組みを整えることがポイントです。

プロジェクト内で情報共有を徹底する

プロジェクト内での情報共有を徹底すれば、チームメンバー全員が同じ情報にアクセスし、一貫性を確保できます。これにより各メンバーが異なる情報をもつことがなくなり、誤解や混乱を防げるでしょう。

情報共有が徹底されていれば、実業務に関する質問や説明、意見交換などもスムーズに行えて、業務の効率化にもつなげられます。

仕事で使える進捗管理ツールおすすめ5選

ここからは、社内で使えるおすすめの進捗管理ツールをいくつか紹介します。自社の業種・業態に合ったツールを選ぶ際の参考としてみてください。

Backlog（バックログ）

Backlog（バックログ）は、プロジェクト管理やタスク管理が行える進捗管理ツールです。担当者や期限をタスクごとに設定できる管理機能が特徴的。タスク自体も親子で分類し、細分化できるため、細かなタスクを管理したり、タスク間の繋がりを可視化したりできます。

その他、ガントチャート、ファイル共有、Wikiなど進捗管理における過不足のない機能が搭載されているため、初めて進捗管理ツールの導入を検討している方にもおすすめです。

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、オープンソースで提供されているRedmineの拡張機能が付いた進捗管理ツールです。プロジェクトのスケジュール管理やタスク管理を直感的な操作で進められるため、作業効率を維持しながら進捗管理ができます。

進捗管理に便利な機能が標準搭載されていますが、要望に合わせたカスタマイズも可能。現場で求められる機能を開発可能な柔軟性が魅力的なツールです。

Trello（トレロ）

Trello（トレロ）はカンバン方式に基づいた、タスク管理のしやすいツールです。無料で使用できるため、導入のハードルが低いことが特徴。有料プランにすることで、全ての機能を無制限に利用できます。

わかりやすくシンプルなUIをはじめ、クラウドでのデータ管理、Power-Up（パワーアップ）と呼ばれる連携機能、Butler（バトラー）と呼ばれる自動化機能を搭載しており、進捗管理の効率化を目指した機能も充実しています。個人でも気軽に利用できるツールのため、まずは試しに使用してみるのもよいでしょう。

Asana（アサナ）

Asana（アサナ）は、優れたUIで高い評価を得ているタスク管理ツールです。15人までであれば無料で使用可能。有料プランでは、タイムライン機能やポートフォリオ機能などが使用できるようになります。

Asanaの優れた独自機能の一つが、オートメーション機能です。ルールを設定し、自動でルーティンタスクを処理する機能で、進捗管理コストを抑える工夫が施されています。また、iOSやAndroidなどのマルチデバイスに対応していて、アクセスのしやすい便利なツールです。

Stock（ストック）

Stock（ストック）は、シンプルで初心者でもすぐに活用できる進捗管理ツールです。主な機能は、「ノート」「タスク」「メッセージ」の3つ。メンバー同士のコミュニケーションや情報の共有がしやすいドキュメント主体の設計です。

Stock（ストック）を使用する上で複雑な操作は不要のため、PC操作に不安のある方でもすぐに使いこなせるようになるでしょう。非IT系企業におすすめのツールです。

適切な進捗管理でプロジェクトを成功させましょう！

進捗管理は業務を円滑に進める上で必要なプロセスです。売上や成果に課題を抱えている場合は、業務のプロセスに原因があることもしばしば。進捗管理を見直すことで組織が良い方向に向かう可能性もあります。

進捗管理が失敗する原因や成功させるポイントを改めて確認し、自社の業務に活かしてみてはいかがでしょうか。

• 監修：Hoshi

  非IT大手企業にて営業を経験ののち、ベンチャー企業にてマーケターとして業務に従事。業務効率化や業務フローの改善に注力しつつ、事業の成長に貢献している。