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  • 更新日 : 2025年11月13日

商品注文書とは？発注書との違い・送付方法・記載項目をテンプレート付きで解説

企業間の取引で欠かせない書類のひとつが「商品注文書（発注書）」です。正式な発注の意思を明示し、取引条件を文書で共有することで、誤解やトラブルを未然に防ぐ役割を果たします。

本記事では、商品注文書とは何か、発行のタイミング、送付方法や記載すべき項目などを解説します。

商品注文書とは？発注書・注文請書との違いは？

商品注文書は、企業が商品やサービスを正式に依頼する際に発行する書類です。ここでは、商品注文書の定義と、発注書・注文請書との違いを解説します。

発注書と商品注文書は同じ意味

発注書と商品注文書は、どちらも発注者が受注者に対して正式な注文を示す書類であり、法的な違いはありません。これらは発注の意思を示す「申込み」として扱われ、どちらの呼称も同じ効力を持ちます。企業や業界によって呼び方が異なるだけで、基本的な目的や構成は同一です。

一部の企業では使い分けを行う場合があります。たとえば、既製品の購入では「注文書」、製造や加工を依頼する場合は「発注書」とすることがあります。また、高額案件を「発注書」、少額取引を「注文書」と区別する慣習も見られます。

しかし、これらは慣例上の呼称の違いに過ぎず、どちらも取引条件を正式に提示する書類として同じ役割を果たします。

注文請書は、発注内容を受け入れた証明として受注側が発行する

注文請書とは、発注書を受け取った受注者がその内容を承諾したことを証明する書類です。発注者が送付した注文書に基づき、受注者が「確かにこの注文を受けました」と記載した文書を返送することで、取引内容が正式に合意されたことを明示します。

注文書（発注書）と注文請書はセットで扱われることが多く、両者が揃って契約成立とみなされることが通例です。契約書を取り交わさない簡易な取引では、この二つの書類が契約書の代わりとなります。発注書が「申込み」、注文請書が「承諾」という関係にあり、取引の法的裏付けを形成する仕組みです。

また、注文請書が契約文書としての効力を持つ場合には、印紙税法上の「課税文書」として扱われます。その際は、受注者が収入印紙を貼付し、割印を行うのが一般的です。これにより、契約が法的に有効であることを証明し、後日の紛争防止にもつながります。
ただし、電子契約・電子データは印紙税の課税対象外です。

商品注文書を発行するタイミングは？

商品注文書（発注書）は、取引の正式なスタートを示す重要な書類です。ここでは、商品注文書を発行すべき最適なタイミングを解説します。

見積書の内容を確認し、合意した時点で発行する

商品注文書は、受注者から提示された見積書に同意した段階で発行するのが基本です。

取引に先立って、発注者は価格、納期、支払条件などが記載された見積書を確認します。内容に問題がなければ、その条件に基づき商品注文書を作成し、正式な発注の意思を伝えます。このタイミングで発行することで、受注者は条件が確定したと認識し、商品の手配や業務の準備に入ることができます。

商品注文書は、発注者と受注者の間で取引条件を明確にし、共通認識をもたせるために欠かせない書類です。見積内容と相違がないかをよく確認してから発行することが、円滑な業務進行のポイントとなります。

内容の変更がある場合は、事前に調整する

見積と異なる内容で発注する場合は、注文書を発行する前に受注者と協議し、書面にその旨を明記する必要があります。

数量や納期などを変更する場合、自己判断で注文書に記載するのではなく、必ず先方に確認を取り、同意を得た上で発行することが重要です。備考欄に「見積No.◯◯に基づき、納期を△日に変更」などと記載しておくことで、後の行き違いを防ぐことができます。

また、業界や取引先によっては注文書発行の手順やタイミングが基本契約書に定められていることもあります。あらかじめ契約内容や商習慣を確認し、相手のルールを尊重して手続きを行いましょう。

商品注文書の送付方法とマナーは？

商品注文書（発注書）を確実に確認してもらうためには、送付方法の選択とビジネスマナーへの配慮が欠かせません。ここでは、主な送付手段であるメール・郵送・FAXについて、特徴と注意点を整理します。

メール送付は迅速で利便性が高く、主流の手段

商品注文書をPDF化し、メールに添付して送る方法は最も一般的で、迅速かつ効率的です。

件名には「【注文書送付】」や「【発注のご連絡】」といった明確な表現を使い、本文には発注の趣旨や添付ファイル名、ファイル形式（例：注文書_ABC株式会社_2025年10月10日.pdf）を記載します。これにより、受信者が内容を正確に把握しやすくなります。

メール送付はスピーディーで紙の使用も不要ですが、迷惑メールとして分類されたり見落とされる可能性もあるため、送信後は受領確認を求めたり、別途電話でフォローするのが望ましいです。社内での承認フローが整っていれば、メール送付が最も負担の少ない方法といえます。

郵送は押印済みの原本提出が必要な取引に適している

契約書類としての扱いや、印鑑が求められる場面では、紙に印刷した注文書を郵送するのが基本です。

封筒には「注文書在中」と明記し、注文書とともに送付状（添え状）を同封するのがビジネスマナーです。送付状には発注の挨拶、書類の内容、連絡先などを簡潔にまとめます。封筒は長形3号が一般的で、注文書は三つ折りにして封入します。

郵送は信頼性が高い一方で、到着まで時間がかかるため、納期が迫っている場合には不向きです。また、注文書は「信書」に該当し得るため、送付時には郵便法に準拠した方法を取る必要があります。民間の宅配便を使う際は、信書対応のサービスであることを確認しましょう。

FAXは即時性を重視する場面で使われる

FAXは、即時性が求められる発注や、受注先の要望がある場合に適した手段です。

送信前にはFAX番号の確認を徹底し、誤送信を防ぐことが重要です。送信後は、受注先に届いたかどうかを電話などで確認するのが適切です。FAXは手軽に送れますが、印刷状況や紙詰まりなどで相手が内容を確認できない可能性もあるため、重要な注文では補完的にメール送付や電話連絡を併用するのが無難です。

商品注文書の記載項目は？

商品注文書（発注書）の形式に決まりはありませんが、必要事項を網羅して記載することで、誤解や手配ミスを防ぎ、スムーズな取引を実現できます。以下では、記載すべき項目を示します。

宛先（発注先の会社名・宛名）

宛先は、発注書を送る相手先の正式名称、部署名、担当者名を明確に記載します。「○○株式会社 △△部 △△様」といった形で敬称を付け、担当者不明の場合は「御中」を使用します。

発行日と発注書番号

発行日は、発注書を作成・送付した正確な日付を記入します。取引記録の整合性を保つため、必ず年月日を明示します。発注書番号は必須ではありませんが、見積書や請求書との照合や管理を容易にするため、通し番号を付けておくと便利です。

発注元（自社情報）

発注者側の会社情報を明確に記載します。会社名、所在地、電話番号、担当者名、メールアドレスなどを記し、連絡の取りやすい状態にしておきます。押印は必須ではありませんが、取引先の慣例に従い、社判欄を設けると安心です。

件名（タイトル）

件名は、書類の目的を簡潔に示す要素です。「〇〇商品の注文書」や「△△業務委託発注書」といった具体的な表現にすることで、複数案件を扱う取引先でも内容を即座に把握できます。件名欄は後日の管理にも役立ちます。

発注内容の明細

発注内容は、品名、型番、仕様、数量、単価、金額を正確に記載します。表形式に整理し、数量や単位（本、台、セットなど）を明確にすることで誤解を防ぎます。税抜金額・消費税額・税込合計を分けて表示することで、金額の透明性も高まります。

納期・納品場所

納期は具体的な日付を明記し、納品先の住所や部署名を詳細に記載します。特に複数拠点を持つ企業では、宛先の部署や担当者を正確に指定することで配送ミスを防げます。納品方法に特記事項がある場合は備考欄に補足します。

支払条件

支払条件は、「請求締め日と支払予定日」「支払方法（例：銀行振込）」などを明示します。基本契約で定めがある場合でも、再確認の意味で記載しておくと安心です。金額や支払期日に関する記載は、後のトラブルを防ぐ重要な要素です。

備考

備考欄には、特別な取り決めや補足事項を記載します。「見積No.1234に基づく発注」や「納期変更について双方合意済み」など、取引上の補足を明示することで誤解を防ぎます。特に記載がなければ「特になし」と明記するのが丁寧です。

商品注文書・注文請書のテンプレート

マネーフォワードでは、商品注文書（発注書）・注文請書のテンプレートを提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

商品注文書（発注書）のテンプレート

商品注文書（発注書）のテンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

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商品注文書作成時の注意点は？

商品注文書を作成する際は、記載内容に不備や誤りがないよう、細部まで確認することが重要です。以下に、作成時に注意すべき点を解説します。

数量・金額の記載ミス

数量や単価、金額の計算間違いは、トラブルの原因となるため慎重な確認が必要です。 金額の桁違いや、消費税の転記漏れなどは、請求額のズレを引き起こします。発行前には、明細表の合計が正確に反映されているか、電卓や表計算ソフトで必ずチェックしましょう。

見積内容との整合性

見積書と異なる条件を一方的に記載すると、先方の手配や納期調整に支障が出る恐れがあります。 金額、数量、納期、条件などが見積と一致しているかを照合し、変更がある場合は必ず事前に受注者と協議したうえで、備考欄に明記します。

提出先・提出方法の遵守

提出先や提出方法の指示がある場合は、必ずそれに従うことが求められます。「紙の原本を郵送」「PDFでメール提出」「FAX送信後に確認連絡」など、取引先のルールに合わせた対応が必要です。送信後は、受領の有無を確認し、必要に応じて追送や電話でのフォローを行います。

印紙税の有無の確認

注文書が契約書とみなされる場合、印紙税の課税対象になる可能性があります。通常の発注書は非課税ですが、「この書面をもって契約成立とする」などの文言があると、課税文書とされます。該当する場合は、指定額の収入印紙を貼付し、消印（割印）を行う必要があります。 なお、電子データで送付する注文書や、発注金額が1万円未満の場合は印紙不要です。

商品注文書で正確な発注・取引を行おう

商品注文書（発注書）は、発注内容を明文化して取引先との認識を合わせる重要な書類です。正しいタイミングで発行し、適切な方法で送付することで、発注ミスや伝達漏れを防ぎ円滑な取引が実現します。今回解説したポイントを踏まえ、テンプレートもうまく活用しながら、必要事項を正確に記載した発注書を作成しましょう。基本的なルールとマナーを守った発注手続きを行うことで、発注者・受注者双方にとって安心できる取引につながります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：安木 識晃(公認会計士準会員)

    公認会計士準会員。監査法人にて4年弱、外資系保険会社などの財務諸表監査・内部統制監査に従事。その後、FAS（財務アドバイザリー）領域にてIPO支援（事業計画・資本政策・内部統制構築）、M\&AにおけるPPA・無形資産評価などを担当。
    スタートアップ企業のCFOとして、経理財務体制の構築、資金調達、海外展開支援にも従事。
    現在は都内のFASコンサルティングにて、IPO準備企業や成長企業の財務支援を行う傍ら、ライティング・記事監修業務も精力的に実施。
    専門分野に根差した実務的かつ分かりやすい情報発信を得意とする。

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