• 作成日 : 2026年10月28日

領収書のルールとは？書き方・印紙・保存期間を解説

領収書には、金額や日付を書けばよいというだけではなく、記載内容、収入印紙、インボイス制度、保存期間など複数のルールがあります。また、紙で受け取る場合と、PDFやメールなど電子データで受け取る場合では保存方法も異なります。

本記事では、領収書の基本的な書き方から収入印紙の扱い、適格請求書として使用する条件などを解説します。

領収書とは？フォーマットがある？

領収書には一律の決まった様式があるわけではありませんが、取引の証拠として機能する情報を記載し、税務上の要件に応じて適切に発行・保存する必要があります。

領収書は代金を受け取ったことを証明する書類

領収書は、商品やサービスの代金などを受け取った事実を証明するために発行する書類です。名称が「領収書」でなければならないわけではありません。「領収証」「レシート」「受取書」などであっても、金銭などを受領した事実を証明する目的で作成された書類であれば、印紙税法上の「金銭又は有価証券の受取書」に該当する場合があります。

また、請求書や納品書に「代済」「領収済」などと記載した場合も、内容によっては領収書と同様に扱われます。書類の名称よりも、何を証明するための書類なのかが判断基準となります。

参考:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁

領収書に決められた統一フォーマットはない

一般的な領収書には法律で定められた統一フォーマットはありませんが、取引内容を確認できる情報を記載しておくのが基本です。通常は、領収日、支払者の氏名・名称、金額、取引内容、発行者の名称などを記載します。消費税の仕入税額控除に使用する場合は、さらに税率や消費税額、適格請求書発行事業者の登録番号などが必要になるケースがあります。

誰といつ、何について取引したのかを後から確認できる状態にしておくと、経理処理や税務確認も行いやすくなります。

領収書に必要な項目とは？

一般的な領収書とインボイス（適格請求書）とでは、記載すべき項目が異なります。必要な項目を表にまとめました。

一般的な領収書に必要な項目

これらの項目が揃っていれば、取引の証拠として内容を確認しやすい領収書になります。

インボイス（適格請求書）として必要な項目

インボイスとして扱うには、一般的な領収書の項目に加えて、登録番号と税率ごとの区分、消費税額等を記載する必要があります。なお、小売業や飲食業、タクシー業のように不特定多数と取引する業種では、宛名を省略し、税率または消費税額のどちらか一方の記載で足りる適格簡易請求書としての発行も認められています。

参考:No.6625 適格請求書等の記載事項｜国税庁

領収書には収入印紙を貼る必要がある？

紙で作成する売上代金の領収書は、原則として記載金額が5万円以上になると印紙税の対象になります。5万円未満であれば非課税です。

収入印紙の要否は「領収書」という名称ではなく、金銭などの受領事実を証明する課税文書に該当するかによって判断します。

5万円未満の領収書には原則として収入印紙が不要

売上代金に係る領収書では、記載された受取金額が5万円未満なら印紙税はかかりません。5万円以上100万円以下の場合は200円です。その後は金額に応じて印紙税額が上がり、100万円超200万円以下では400円、200万円超300万円以下では600円となります。

なお、「5万円以下」ではなく「5万円未満」が非課税です。受取金額がちょうど5万円である紙の領収書は、ほかに非課税となる事情がなければ課税対象となります。

参考:No.7141 印紙税額の一覧表｜国税庁

電子領収書には原則として収入印紙は貼らない

PDFなど電子データだけで発行・交付する領収書は、紙の課税文書を作成していないため、通常は収入印紙を貼付する対象にはなりません。印紙税は一定の「文書」の作成に対して課税されます。メールやクラウドサービスを通じて電子領収書だけを交付する場合と、紙の領収書を作成して交付する場合では扱いが異なります。

ただし、電子データとは別に課税対象となる紙の領収書を作成・交付した場合は、その紙について印紙税の判定が必要です。

領収書はインボイスとして使える？

領収書でも、インボイスの記載事項を満たしていれば適格請求書または適格簡易請求書として使用できます。インボイスは「請求書」という名前の書類に限定されません。領収書やレシート、納品書などでも、法定の記載事項を満たしていればインボイスとして扱えます。

適格請求書の要件を満たせば領収書でもインボイスになる

領収書をインボイスとして交付する場合は、適格請求書発行事業者の登録番号など、所定の事項を記載します。適格請求書には、発行事業者の氏名または名称・登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額、適用税率、税率ごとの消費税額等、交付先の氏名または名称などを記載します。

小売業や飲食店業などが交付できる適格簡易請求書では、交付先の氏名・名称が不要となるほか、「適用税率」または「税率ごとに区分した消費税額等」のいずれかを記載する方式が認められています。

領収書を経費にする場合のルールは？

事業に必要な支出であることを確認できれば、領収書は経費を裏付ける資料として利用できます。ただし、領収書を持っているだけで自動的に経費になるわけではありません。

領収書だけでなく帳簿にも取引内容を記録する

消費税の仕入税額控除を受ける場合、原則として領収書などの請求書等を保存するだけでなく、必要事項を記載した帳簿も保存します。帳簿には、課税仕入れの相手方の名称、取引年月日、取引内容、支払対価の額などを記録します。軽減税率の対象となる取引では、その旨も分かるように記帳します。

領収書をファイルに保管するだけでは帳簿の代わりにはならないため、会計ソフトなどを使って取引内容を記録しておくと管理しやすくなります。

一定の少額取引ではインボイス保存が不要になる場合がある

一定規模以下の事業者が行う税込1万円未満の課税仕入れには、インボイスを保存しなくても帳簿のみで仕入税額控除を受けられる経過措置があります。

対象は、基準期間における課税売上高が1億円以下、もしくは特定期間における課税売上高が5,000万円以下という条件を満たす一定の事業者です。対象となる取引は、2023年10月1日から2029年9月30日までの間に行う、税込価格が1万円に満たない課税仕入れです。

「1万円未満なら領収書を一切保存しなくてよい」というルールではありません。所得税・法人税など別の保存義務が関係するため、インボイス制度上の仕入税額控除の要件と書類保存のルールは分けて考える必要があります。

領収書は何年間保存する？

領収書の保存期間は、法人か個人事業主か、所得税・法人税・消費税のどの制度に基づいて保存するのかによって異なります。

法人は原則7年間保存する

法人の領収書などの帳簿書類は、原則として7年間保存します。

法人は帳簿を備え付けて取引を記録するとともに、注文書、契約書、領収書などの取引関係書類を、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じているケースなどでは、10年間の保存が関係する場合もあるため、赤字年度の書類を早期に廃棄しないよう確認しておきましょう。

個人事業主は申告方法や書類の種類で保存期間が異なる

個人事業主では、青色申告か白色申告か、帳簿か書類かによって保存期間が異なります。白色申告者の場合、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年間、業務に関して作成・受領した請求書、納品書、領収書などは5年間保存します。

青色申告者の帳簿・書類は原則7年間ですが、書類の種類によって5年間でよいものもあります。消費税の仕入税額控除に使用する適格請求書等については、所得税法上の保存期間とは別に、消費税法上も7年間の保存が義務付けられている点にあわせて注意が必要です。

電子領収書の保存ルールは？

メール、PDF、Webサイトなどを通じて電子的に受け取った領収書は、電子帳簿保存法に基づき電子データのまま保存するのが原則です。

PDFやメールで受け取った領収書はデータのまま保存する

電子メールの添付PDFやWebサイトからダウンロードした領収書など、電子取引で受領した取引情報は電子データとして保存します。電子取引には、電子メールによる取引、添付ファイルによる領収書の受領、インターネット上のサイトを通じた領収書の授受などが含まれます。

領収書がメールの添付ファイルとして送付され、取引情報がその添付ファイルに記載されている場合には、対象となる添付ファイルを保存します。プリントアウトして紙だけ残す方法とは区別して管理しましょう。

紙の領収書は一定の要件を満たせばスキャナ保存できる

紙で受け取った領収書についても、電子帳簿保存法の要件を満たせばスキャンした電子データによる保存が可能です。スキャナ保存では、紙の契約書や領収書など、資金や物の流れに直接関係する書類が「重要書類」として扱われます。保存方法によっては、解像度や画質、帳簿との関連性、検索機能などの要件を確認します。

2026年7月版の電子帳簿保存法Q&Aも公表されているため、ペーパーレス化する際は最新版の要件を確認して運用する方法が適しています。

参考:電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

領収書を紛失した場合はどうする？

領収書をなくした場合でも、取引の事実そのものがなくなるわけではありませんが、支出を客観的に説明できる資料を確保しておく必要があります。

領収書がないから必ず経費にできないという単純なルールではありません。インボイス制度の仕入税額控除では適格請求書等の保存が原則となるため、所得税・法人税上の経費処理と消費税上の仕入税額控除は分けて判断しましょう。

再発行を依頼できる場合は取引先に確認する

領収書を紛失した場合は、まず発行元に再発行が可能か確認する方法があります。ただし、二重計上や不正利用を避けるため、再発行を行わない事業者もあります。再発行される場合には「再発行」と記載されるケースもあります。

再発行を受けられないときは、銀行振込の記録、クレジットカード利用明細、請求書、納品書など、実際の取引を確認できる資料をまとめておくと、支出内容を説明しやすくなります。

インボイスが必要な取引は保存要件を別途確認する

消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として帳簿と適格請求書等の保存が条件となるため、支払った事実を証明できれば十分とは限りません。3万円未満の公共交通機関による旅客運送など、インボイスの交付義務が免除される取引には、一定事項を記載した帳簿のみで仕入税額控除が認められるものがあります。また、前述した一定規模以下の事業者による税込1万円未満の課税仕入れにも経過措置があります。

領収書紛失時は、「経費として認められるか」だけでなく「消費税の仕入税額控除まで受けられるか」を分けて確認しましょう。

領収書の発行・受領・保存ルールを正しく理解しよう

領収書のルールは、書き方だけでなく、収入印紙、インボイス制度、経費処理、保存期間、電子帳簿保存法まで含めて確認することがポイントです。

紙の売上代金の領収書は原則として5万円以上で印紙税の対象となり、インボイスとして使用する場合は所定の記載事項を満たす必要があります。また、PDFやメールなどで受領した電子領収書は電子取引データとして保存します。

領収書を発行する側・受け取る側のどちらも、取引時点の制度に合わせて記載内容と保存方法を確認しましょう。

• 監修：中野 裕哲（税理士,特定社会保険労務士,行政書士,ファイナンシャルプランナー（CFP（R）、一級ファイナンシャル・プランニング技能士）)

  V-spiritsグループ／税理士法人・社会保険労務士法人・行政書士法人V-spirits、V-Spirits総合研究所株式会社代表。起業準備から起業後の経営まで、窓口ひとつで支援するV-Spiritsグループを主催。年間約300件の起業相談を無料で受け、多くの起業家を世に送り出している。経済産業省後援の起業経営支援ポータルサイト「DREAM GATE」にて11年連続相談件数日本一、最優秀賞受賞他8部門受賞。 専門分野はビジネスプランのブラッシュアップ、事業計画書作成、融資・補助金・助成金の支援、税務会計、人事労務、会社設立、許認可等。その他にも、ブランディング、マーケティング、集客・販促などのアドバイス、人脈の紹介まで行う。
  
  著者・監修書に『一日も早く起業したい人が「やっておくべきこと・知っておくべきこと」』（明日香出版社）、『オールカラー 個人事業の始め方』『オールカラー 一番わかる会社設立と運営のしかた』（ともに西東社）、『相談件数No.1のプロが教える 失敗しない起業 55の法則』（日本能率協会マネジメントセンター）などがある。
  
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