• 更新日 : 2024年10月21日

納品書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？方法や注意点も解説

商品を納品する際に発行する納品書について、現在も紙で出力しているケースが少なくありません。しかし、業務の効率化やコスト削減を図るために請求業務全般の電子化が進められているなか、納品書のペーパーレス化も重要視されています。今回は、納品書を電子化・ペーパーレス化するメリットや電子化への移行方法、注意点などについて解説します。

電子帳簿保存法の改正で納品書のペーパーレス化が可能に

2022年1月に電子帳簿保存法の一部が改正され、条件を満たしている限り、従来紙で出力していた納品書を電子データとして保存することが認められました。現在では電子帳簿保存法の宥恕（ゆうじょ）期間が終了し、2024年1月から全ての電子取引について電子データ保存が完全義務化されています。2022年の改正で納品書の電子化が可能になったことにより、請求業務の電子化に踏み切った企業も多くみられます。

納品書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？

納品書を電子化・ペーパーレス化することには、どのようなメリットがあるかご紹介します。

紙の保管やファイリングの手間を削減できる

納品書は一般的に商品を納品する都度発行され、商品と一緒に手元に届きます。取引量が多くなるほど納品書の数も増えるため、従来の紙を用いた管理方法では保管場所の確保やファイリングする手間がかかります。電子化することで、納品書は電子データとして届くため、保管やファイリングにかかる場所と時間を削減できます。

納品書を検索しやすくなる

納品書の枚数が多いと、届いた商品と納品書の突き合わせに多くの時間を取られることになります。また、納品書の中から特定の商品の単価を調べる場合に、全ての納品書をチェックしなければなりません。電子化により、パソコンで納品書を検索することが可能になるため事務効率が上がります。

セキュリティを強化できる

紙ベースでの納品書受領は、納品書のつけ忘れや紛失といったセキュリティ面での問題があります。納品書を電子データとして受領することで、データをパソコン内で管理することができるようになり、セキュリティの強化が可能です。

納品書を電子化・ペーパーレス化する方法は？

次に、納品書を電子化・ペーパーレス化する方法について解説します。

納品書のPDFデータ変換

納品書を電子化・ペーパーレス化する方法として、紙ベースで出力していた納品書をPDFデータとして出力し、メールに添付して取引先に送る方法があります。メールで直接送ってしまえば、紙ベースで納品書を作成する際の「出力→商品に添付→納品時に取引先に渡す」という一連の作業を省略できるため、業務の効率化につながります。

電子化対応の請求書ソフトを利用する

納品書をPDFファイルとして出力する際、電子化に対応した請求書ソフトを利用するのも1つの方法です。請求書ソフトは一般的に、見積書から納品書、請求書まで、請求業務にかかる全ての帳票が作成できるようになっています。納品書だけをその都度PDFデータとして出力するケースと比べて、請求書ソフトの利用は、全ての納品書を請求書と関連付けて電子発行できるという点で網羅性に優れています。

納品書を電子化・ペーパーレス化する上での注意点は？

納品書を電子化・ペーパーレス化する際に注意すべき点について解説します。

電子化への準備期間や導入コストがかかる

納品書を電子化するためには社内の準備だけではなく、取引先の受け入れ準備も必要です。納品書のデータをPDFデータ等の電子データに変換するためのソフトやシステムの導入、電子データ作成手順の習得、取引先が納品書を受け取るまでの流れの確認など、ある程度準備期間が必要となります。また、これらを電子化するために必要なシステムの導入コストがかかることも考慮しなければなりません。

データ漏洩のリスクがある

納品書を電子化すると、紙ベースで渡す場合の紛失等のリスクは軽減できますが、パソコン内でデータを管理するため、ハッキングや誤送信など新たなデータ漏洩のリスクが生じます。納品書とはいえ、取引先の内部情報を取り扱うことから、データセキュリティ面でのリスク管理について充分な注意を払い、管理体制を整える必要があります。

問い合わせに対応できる体制の整備が必要

全ての取引先が、納品書の電子化に対しスムーズに順応できるとは限りません。「電子データとして納品書を受け取る際の手順がわからない」「受け取った電子データの見方がわからない」といった問い合わせが来ることが想定されます。問い合わせに対応できるだけの社内体制の整備も必要です。

電子帳簿保存法に対応した納品書の保存方法は？

2024年1月から完全義務化された、電子帳簿保存法に対応する納品書の保存方法について解説します。

紙の納品書をスキャナ保存する方法

紙で受領した納品書をスキャナ保存する場合、電子帳簿保存法に対応する主な要件は以下のとおりです。

• タイムスタンプを付与すること

スキャンした納品書に「時刻認証局」が証明するタイムスタンプを付与しなければなりません。

• 概ね7営業日以内に入力すること（最長2ヶ月以内）

受領した納品書は「概ね7営業日以内」に処理しなければなりません。

• 検索機能を確保すること

スキャン保存した納品書を「日付」「金額」「取引先名」で検索できることや、日付や金額の範囲指定検索や複数条件での検索機能を備えなければなりません。

電子取引の納品書を電子データで保存する方法

電子取引の納品書の保存は「真実性の確保」と「可視性の確保」が要件となっています。具体的にはスキャン保存の要件と同じです。

• タイムスタンプを付与すること

「真実性の確保」要件として、電子取引の納品書を受領した時に「時刻認証局」のタイムスタンプを付与する必要があります。

• 検索機能を確保すること

「可視性の確保」要件として、電子取引の納品書を検索する機能が必要です。具体的には、「日付、金額、取引先名」の3項目で検索ができること、日付や金額を範囲指定して検索できること、2以上の条件を組み合わせて検索できること等の機能が求められます。

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電子帳簿保存法への対応を考慮した場合、納品書の電子化を進めるには請求書ソフトを利用するのがよいでしょう。そこでおすすめしたいのが「マネーフォワード クラウド請求書」です。テンプレートに沿って請求業務全般を誰でも簡単に処理できるソフトで、納品書の電子化にも対応しています。請求書の電子発行に併せて納品書を作成するため、スムーズに納品書を電子発行できます。

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業務効率を上げるためには納品書の電子化が必要

取引量の多い業種や業務効率化を図る観点から、納品書の発行業務が負担になっている企業も多いのではないでしょうか。納品書を電子化することで、請求業務の事務負担を軽減できます。この機会に、納品書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

• 監修：マネーフォワード クラウド請求書

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