• 更新日 : 2026年1月20日

【チェックリスト付】新卒・中途入社時の必要書類一覧！送付方法も紹介

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入社手続きには、社会保険の加入のための書類や所得税の計算書類など、法律で定められた多くの書類が必要です。これらの書類は、従業員の生活を守るだけでなく、会社が法令を遵守して健全に運営するためにも欠かせません。

中途入社であれば、前職退職時に受け取った書類を忘れずに用意することも重要です。今回はチェックリストを用いながら、新卒・中途で必要な入社書類について解説します。

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従業員が準備する入社時の必要書類とは？

社会保険加入手続きや税務手続きを行うために、年金手帳や扶養控除等申告書などの公的書類の提出が必須です。これらの書類をもとに、会社はハローワークや年金事務所、税務署などへの届出を行います。書類に不備があると手続きが遅れる場合があるため、漏れのないような準備が必要です。

入社時の提出書類には、多くの会社で共通して提出を求められる書類と、その会社独自の制度や規定によって提出の必要がある書類があります。

入社書類の詳しい内容について、チェックリストを用いながら見てみましょう。

入社時に提出が必要な書類一覧

入社時に提出が求められる書類は、社会保険への加入や給与振込の手続きに必要となるものです。なお、新卒社員の場合には、基本的には源泉徴収票を提出する必要はありませんが、入社した年にアルバイトなどで給与が支払われていた場合には、提出が求められます。

※年金手帳（基礎年金番号通知書）は、健康保険・厚生年金保険の手続きをマイナンバーで行うことも可能ですので、必ずしも提出しなければならないものではありません。なお、令和4年4月以降に初めて年金制度に加入した人には年金手帳に代わり「基礎年金番号通知書」が発行されるようになりました。

雇用保険被保険証（中途入社のみ）

雇用保険の「雇用保険被保険者番号」を確認するために必要な書類です。新卒入社の場合は、基本的にその会社で雇用保険の加入手続きを行うため、不要です。前職で雇用保険に加入していた中途入社の人は、退職時に雇用保険被保険証を会社から受け取っているはずですので、新しい勤務先に提出しましょう。紛失した場合はハローワークで再発行が可能です。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」（以下、扶養控除申告書）は、新卒・中途入社を問わず、原則として提出が必要となる書類です。所得税の計算や扶養控除、配偶者控除等の有無を確認するために必要となります。通称「マルフ」とも呼ばれます。

注意点としては、「扶養する家族や配偶者の有無に関わらず提出が必要」となる点です。この書類は、毎月の給与から天引きされる所得税額を決定するために使われます。

未提出の場合、税率が高い区分（乙欄）で計算されて手取りが減ったり、年末調整が受けられなくなったりするため、必ず提出しましょう。

年金手帳（または基礎年金番号通知書）

厚生年金の加入手続きに必要な「基礎年金番号」を確認するために使用します。かつてはオレンジ色や青色の「年金手帳」でしたが、令和4年4月以降に新たに年金制度に加入した人については「基礎年金番号通知書」という書類に切り替わっています。

会社によっては、番号確認のために原本の提示やコピーの提出を求められることがあります。会社が保管するケースもありますが、原則は本人が保管するものです。もし前職の会社に預けたままの場合は、退職時に忘れずに受け取りましょう。

源泉徴収票（原則中途入社のみ）

前職での給与収入額および源泉徴収額を確認するために必要な書類です。年末調整で正しい税金を計算するために必要な書類です。中途入社の場合は、前職の退職時に発行されたものを提出します。新卒入社の場合でも、1月から入社までの間にアルバイト等で給与収入があった場合は、そのアルバイト先から発行を受けて提出する必要があります。

マイナンバー（個人番号）が確認できる書類

厚生年金、健康保険、雇用保険、税務手続きのすべてにおいて、本人のマイナンバー記載が必要です。このとき、本人であることを証明するため、会社は本人確認を行う必要があります。番号が正しいものであると証明する書類として、認められているのは以下の3点です。

参考：よくある質問（FAQ） : マイナンバー（社会保障・税番号制度）｜ 内閣府

給与振込届出書

給与の振込手続きをするために必要な書類です。「口座振込依頼書」と呼ばれることもあります。口座番号の読み間違いなどを防ぐため、通帳の表紙（または見開き1ページ目）や、Webバンキングの口座情報画面のコピー添付を求められることが一般的です。

各種手当支給申請書

通勤手当支給申請書は、自宅から会社までの「通勤経路」や「運賃（定期代）」を申告する書類です。会社はこの情報をもとに、非課税限度額の範囲内かどうかを確認し、毎月の通勤手当を計算します。引っ越しなどで住所が変わった際にも再提出が必要となります。このほか、各企業の制度に基づき住宅手当や家族手当などの手当が支給される場合には、必要書類をあわせて提出します。

健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者関係届

健康保険、厚生年金保険に扶養家族を加入させる必要がある従業員のみ提出が必要となる書類です。扶養家族が「配偶者」「子」「父母・兄弟姉妹など」によって確認する書類の種類が異なります。あわせて、住民票の写しや扶養する家族本人の所得証明書などの添付が必要です。

会社によっては提出が必要となる書類一覧

以下にあげる入社書類は、会社によって提出が求められるケースもあれば、求められないケースもあります。

入社誓約書、雇用契約書

入社誓約書（承諾書）は、入社の意思を確認するものです。「就業規則を守ります」「機密情報を漏らしません」といった、守秘義務や秘密保持に関することが記載されています。

雇用契約書（労働条件通知書）には、勤務場所や勤務時間、給与などの労働条件が記載されます。内定時に送付し入社前に回収する会社と、入社時に提出を求める会社があります。

なお、労働基準法では、契約期間や賃金、労働時間などの一定事項の明示を義務としているのみで、契約書のようにサインを必要とするとは限りません。書面交付が原則ですが、現在は電子メールなどの電子交付も増えています。雇用契約書、労働契約書、労働条件通知書など名称は会社によってさまざまです。

健康診断書

労働安全衛生法上、会社は常時使用する労働者を雇い入れたタイミングで、健康診断を実施しなければなりません。ただし、入社前の直近3カ月以内に、医師による健康診断を受けている場合（前職での健診や個人で受けたドックなど）、その結果（診断書）を提出することで、入社時の健診を省略することが可能です。

参考：労働安全衛生法に基づく健康診断を実施しましょう

身元保証書

入社後、何か損害賠償が必要な事態が発生した場合に、従業員と連帯して賠償責任を負う身元保証人についての書類です。親や配偶者などが保証人になることが一般的で、保証人の署名に加え「実印」の押印と「印鑑証明書」のセットでの提出を求められるケースが多いです。

卒業証明書・免許や資格があることを証明する書類

卒業証明書は、履歴書に記載された学歴に偽りがないかを確認するために、主に新卒採用で提出が求められます（卒業証書のコピーではなく、学校が発行する原本が必要です）。

免許・資格証明書の写しは、業務上必須となる資格（自動車運転免許、薬剤師免許、建築士免許など）や、資格手当の対象となる資格を保有していることを証明するために提出します。

住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書とは、住民票に記載されている項目のうち、会社が必要とする項目（住所・氏名・生年月日・性別など）のみを抜粋し、役所が「間違いありません」と証明してくれる書類です。

通常の「住民票の写し」には本籍地や世帯主などの情報が含まれますが、会社にとって不要なプライバシー情報を収集しないよう、この証明書の提出を指定する企業があります。労働者名簿の作成や本人確認のために利用されます。

会社が入社手続きで準備しておく必要書類のチェックリスト

会社側は、雇用契約書などの法定書類に加え、業務環境を整えるための備品やITアカウントの準備が必要です。

従業員を迎え入れる準備が整っていないと、初日から業務が開始できず、会社への不信感にもつながりかねません。以下のリストを用いて、迎え入れの準備を進めてください。

契約・労務管理に関する書類

労働基準法などの法律に基づき、会社が作成・交付すべき書類です。

人事労務の基礎知識

【記入例付き】労働条件通知書の書き方は？厚生労働省のテンプレートや注意点を解説

労働条件通知書の作成と交付は、企業が従業員を雇用する際に法律で定められた重要な義務です。書類に不備があると、後になって従業員との間で認識の齟齬が生まれ、深刻な労使トラブルに発展する可能性があります。この記事では、厚生労働省が提供する公式テンプレートに準拠した労働条件通知書の記入例を具体的に示しながら、必ず記載すべき項目や、正社員、パート、アルバイトといった雇用形態ごとの注意点まで、人事労務の担当者が迷わず作成できるよう分かりやすく解説します。そもそも労働条件通知書とは？労働条件通知書とは、企...

社内環境・備品の整備

入社初日からスムーズに業務が始められるよう、物理的な環境とIT環境の両方を整えます。

入社手続きをスムーズに進める手順は？

手続きは入社日以前から開始し、必要書類の送付→書類の回収→届出の3ステップで管理すると効率的です。手順を標準化することで、担当者が変わってもミスなく手続きを進められます。

STEP1：内定～入社前の案内・送付

内定が決まった段階で、早めに必要書類の案内を送ります。特に「住民票記載事項証明書」や「身元保証書」などは、従業員が役所で取得したり、保証人に依頼したりする必要があるため、準備に時間がかかります。遅くとも入社の2週間前までにはリストを送付し、いつまでに何を用意すべきか明確に伝えましょう。また、雇用契約書や労働条件通知書を事前に送付（または電子交付）し、条件面の合意を得ておくこともトラブル防止につながります。

STEP2：入社当日の回収・本人確認

入社オリエンテーションの時間を設け、持参した書類を回収します。この際、マイナンバーカードや運転免許証の原本を確認し、その場でコピーを取るか、目視確認を行います。書類に記入漏れや押印漏れがないか、その場でチェックすることで、後日の修正等のやり取りを減らせます。回収した書類は、個人情報保護の観点から鍵付きのキャビネットやセキュリティの確保されたフォルダで厳重に管理してください。

STEP3：行政機関への届出

回収した情報をもとに、各行政機関へ届出を行います。

参照：事業主の皆様へ（雇用保険制度）｜厚生労働省

従業員が入社書類を提出する方法や添え状の書き方

必要な入社書類が揃ったら、指定された期日までに会社へ提出します。提出方法は大きく分けて「入社当日の手渡し」「事前の郵送」「メール・電子手続き」の3パターンがあります。会社から指定された方法に従うのが原則ですが、それぞれの方法において従業員が気をつけるべきマナーと注意点を解説します。

入社時に手渡しする

入社式やオリエンテーションの当日に、従業員が担当部署（人事・総務など）へ直接手渡しする方法です。

郵送で送る

管理部門が別の拠点にある場合や、入社前に手続きを進めるために郵送を求められるケースです。

メール添付で送る

近年はペーパーレス化が進み、メール添付やクラウド上の電子契約サービスで手続きが完結することも増えています。

郵送時に同封する「添え状」の書き方

入社書類に限らず、社会人として書類を郵送でやり取りする場合、書類だけを封入するのではなく「添え状」も同封しましょう。添え状は、社会人のマナーとして必須といわれます。しかも、決して形式的なものではなく、封入した書類がすべて揃っているかを「確認」する役割もあるのです。また、提出書類に補足事項がある場合にも添え状で一言添えることができます。

また、添え状は、手書き、パソコンのどちらでも問題ありません。「書類の送付先（会社名、部署名、担当者名）」「書類の内容」「自分の連絡先・氏名」などを記載します。

テンプレートを活用すると、形式が整った添え状を簡単に作成できます。

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入社書類に関するよくある質問

入社書類を準備するとき、押印が必要な場合は適切な印鑑を用いること。また、送付の際に紛失リスクに備えることを注意しましょう。

入社書類への押印は認印でも大丈夫？

入社書類への押印は、基本的には実印以外の「認印」でも問題ありません。ただし、身元保証書については、身元保証人の「実印」および「印鑑証明」を求められるケースがあります。なぜなら、身元保証書が何か損害があった場合の連帯保証を証明する書類であり、そこへの押印は本人のものであるという確実性が重要だからです。

身元保証書自体の提出を求めない会社もありますが、提出や印鑑証明の添付を求めること自体は不自然なことではありません。内容をよく確認した上で、準備しましょう。

入社日までに書類が間に合わない場合は？

入社書類を郵送した場合に考えられるのが、「書類が届かない」という郵送トラブルです。届かないリスクに備えるには、必ず郵送方法を「追跡番号付き」のサービスで指定しましょう。

もし期日を過ぎても届いていない場合、追跡番号を利用すれば郵送物がどこにあるのかの確認が容易になります。もし見つからない場合は、速やかに書類の再記入、再発行の手続きが必要です。

「年金手帳」「マイナンバーカード」といった重要な書類や再発行が容易でないものは、郵送で送らずに写しを添付する、直接手渡しにより確認してもらうといった方法が可能かを確認するのがいいでしょう。

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入社書類は余裕をもって準備をしよう

会社から指定された入社書類は、どれも社会保険や税金関係の手続きなどに必要な重要なものです。中には手続きの期限が決まっているものもあるため、期日に遅れないように準備しましょう。

住民票記載事項証明書や印鑑証明のように、手続きに時間がかかるものもあります。入社書類の案内を受け取ったら、何が必要か速やかに確認し、早めに準備するとスムーズに提出することが可能です。

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• 監修：安森 将（やすもり社会保険労務士事務所 代表）

  社会保険労務士として個人事務所（やすもり社会保険労務士事務所）の代表を務めています。
  経営者と従業員が「ともに輝く」会社づくりをお手伝いするため、人事労務に関するご相談や、社会保険等の諸手続きなどの業務を請け負っています。
  また、社会保険労務士としての業務と並行し、人事労務に関する記事の作成や監修などの業務も請け負っています。
  前職は大手鉄道会社の総合職でした。人事のみならず、営業戦略、新幹線予約システム開発など様々な業務に携わった経験を現職にも活かし、会社経営の様々なご相談に乗れるように心がけています。

• 監修：加治 直樹（経営労務コンサルタント）

  銀行に20年以上勤務し、融資融資から資産運用、年金相談まで幅広く相談業務の経験あり。中小企業の決算書の財務内容のアドバイス、資金調達における銀行対応までできるコンサルタント。退職後、かじ社会保険労務士事務所として独立。現在は行政で企業及び労働者の労働相談業務を行いながら、セミナー講師など幅広く活動中。