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  • 更新日 : 2025年11月11日

受発注システムで業務を自動化するには？機能や費用、選び方を解説

受発注システムを導入すれば、これまで電話やFAX、メールで行っていた手作業の業務を自動化し、ミス削減と生産性向上を実現できます。そのため、人的リソースをより付加価値の高い業務へシフトさせることが可能になるでしょう。

日々の煩雑な受発注業務に追われ、入力ミスや確認作業に多くの時間を費していませんか。本記事では、受発注システムの基本的な仕組みから、主なタイプ、具体的な製品、そして自社に最適なシステムの選び方までわかりやすく解説します。

受発注システムとは？

受発注システムとは、商品やサービスの「受注」と「発注」に関わる一連の業務を、Webブラウザなどを通じてデジタル上で一元管理する仕組みのことです。電話やFAX、メール、Excelなどの手法が抱える課題を解決し、業務の正確性とスピードを向上させます。

受発注システムは手作業の業務をデジタル化するツール

このシステムは、取引先からの注文受付、在庫の確認、発注処理、納品・請求情報の管理といった流れをデータで管理します。これにより、手作業による転記ミスや、電話での聞き間違いといった人為的ミスを防ぎます。

また、担当者ごとにバラバラだった管理方法を統一し、業務の属人化を解消するのにも有効です。

なぜ今、受発注システムの導入が必要なのか

人手不足が深刻化する現代において、バックオフィス業務の効率化は企業の成長に欠かせません。受発注システムは、単なる業務効率化ツールにとどまらず、働き方改革の推進や、データに基づいた経営判断を支援する役割を担います。

さらに、2023年10月から開始されたインボイス制度や、改正が進む電子帳簿保存法への対応をスムーズに行う観点からも、その必要性は高まっています。

参照：インボイス制度とは｜国税庁

Excelや電話・FAX管理との違い

Excelや電話、FAXによる管理は、初期費用がかからず手軽に始められる一方、多くの課題を抱えています。Excelでの自作も可能ですが、同時編集が難しく、リアルタイム性に欠けるなど、事業規模の拡大と共に限界が見えてくるでしょう。受発注システムは、これらの課題を解決するために設計されています。

受発注システムにはどんな機能がある？

受発注システムには、商品管理、受注管理、在庫管理、請求管理といった、取引の一連の流れを自動化する基本的な機能が搭載されています。これらの機能が、日々の業務を効率化するためのポイントです。自社の業務フローと照らし合わせ、どの機能が必要かを確認しましょう。

基本的な機能一覧

多くの受発注システムには、以下の機能が備わっています。多くの部分を手作業で行っていた業務を自動化・効率化する機能になります。

機能名概要
商品管理機能商品情報（品名、価格、画像など）をWebカタログとして登録・管理する。
受注管理機能電話・FAXを含めた全ての注文を一元管理し、見積書・納品書を作成する。
発注管理機能発注書の作成・送信をシステム上で行い、発注状況をリアルタイムで管理する。
在庫管理機能受注・出荷に応じて在庫数を自動で更新し、棚卸業務を効率化する。
請求・入金管理請求書を自動で作成・発行し、入金状況を管理する。

あると便利な付加機能

基本的な機能に加え、業界の特性や企業の規模に応じて、以下のような機能があるとさらに業務の幅が広がります。

  • BtoB-ECサイト機能：
    取引先がECサイトのような画面で手軽に発注できる機能。取引先ごとに表示する商品や価格を出し分けることも可能です。
  • AI-OCR機能：
    紙の注文書をAIが読み取り、自動でデータ化する機能。FAX受注が多い場合に有効です。
  • 販促機能：
    特定の得意先向けにキャンペーンを実施したり、メールマガジンを配信したりする機能。
  • 分析・レポート機能：
    売上データや顧客データを分析し、経営戦略に活かす機能。
  • 承認ワークフロー機能：
    発注内容に応じて、上長などの承認プロセスをシステム上で完結させる機能。

受発注システム導入のメリット・デメリットは？

受発注システムを導入すると、人為的ミスの削減や業務の属人化の解消などといったメリットがある一方、導入コストの発生や既存業務フローの変更などがデメリットとして挙げられます。両側面を正しく理解し、費用対効果を見極めることが不可欠です。

業務効率化だけではない5つのメリット

人為的ミスの削減

手作業による入力や転記がなくなることで、注文内容の間違いや数量ミスといったヒューマンエラーを劇的に減らすことができます。これにより、確認作業や修正対応にかかる時間を削減し、業務全体の正確性が向上します。

業務の属人化を解消

業務プロセスがシステム上で標準化されるため、特定の担当者しか業務内容を把握していない、という状況を防ぎます。担当者の急な欠勤や退職があっても、他の従業員がスムーズに業務を引き継ぐことができ、安定した事業運営が可能になります。

顧客満足度の向上

注文から納品までのプロセスが迅速化され、リードタイムの短縮につながります。また、システム上で注文履歴や配送状況を取引先自身が確認できるようになるため、問い合わせ対応もスムーズになり、顧客満足度の向上に貢献します。

ペーパーレス化によるコスト削減

注文書や請求書を電子データでやり取りするため、紙の使用量や印刷コスト、郵送費を削減できます。さらに、書類の保管スペースも不要になるため、オフィスの省スペース化や管理コストの削減にもつながります。

データ活用による経営改善

システムに蓄積された受発注データを分析することで、どの商品が、いつ、どの取引先に売れているのかを正確に把握できます。このデータを基に、より精度の高い需要予測や在庫の最適化、効果的な販売戦略の立案が可能になり、データドリブンな経営判断を支援します。

導入前に知っておきたい3つのデメリットと対策

導入・運用コストの発生

システムを利用するには、初期費用や月額の利用料がかかります。多機能なシステムほど高額になる傾向があり、予算によっては導入のハードルとなる場合があります。

【対策】 クラウド型のシステムなら、初期費用を抑えて月額数万円から始められるサービスも多くあります。まずは自社の課題解決に必須な機能を洗い出し、予算内で最適なコストパフォーマンスを発揮するシステムを選定しましょう。

既存業務フローの変更

新しいシステムの導入は、これまでの業務の進め方を変えることを意味します。慣れた方法を変えることに対して、現場の従業員から反発が起きる可能性も考えられます。

【対策】 導入目的と、それによって業務がどう改善されるのかを事前に丁寧に説明し、社内のコンセンサスを得ることが重要です。導入時には操作研修会を開いたり、わかりやすいマニュアルを用意したりして、スムーズな移行をサポートしましょう。

取引先の協力が必要な場合も

取引先にもシステムを利用して発注してもらう形態の場合、相手方がITツールの利用に慣れていないなどの理由で、協力が得られない可能性があります。

 【対策】 取引先にとっても「24時間いつでも発注できる」「注文履歴が確認できて便利」といったメリットを伝え、協力を仰ぎましょう。また、当面はFAXや電話での注文も並行して受け付けられるような、柔軟な運用が可能なシステムを選ぶのも一つの手です。

受発注システムの主なタイプとは？

主なタイプとして、ECサイトのように注文できる「BtoB-ECサイト型」、特定の企業間でデータをやり取りする「Web-EDI型」、FAX注文をデータ化する「FAX-OCR型」があります。自社の業態や取引先に合ったタイプを選びましょう。

BtoB-ECサイト型

発注側が、普段利用するECサイトと同じような感覚で商品を選び、カートに入れて注文できるタイプです。商品画像を見ながら視覚的に発注できるため、操作がわかりやすいのが特徴です。不特定多数の取引先を抱える企業や、Webを活用して新規顧客を開拓したい企業、アパレルや食品のように見た目が重要な商品を扱う業界に向いています。

Web-EDI型

EDI（電子データ交換）の仕組みを、インターネットブラウザを通じて手軽に利用できるようにしたタイプです。特定の取引先と専用のシステム画面で、受発注データを正確かつ安全にやり取りします。主に、固定の取引先と継続的に大量の取引を行う、部品メーカーや卸売業などで活用されています。従来の専用回線を使ったEDIよりも低コストで導入できるのが利点です。

FAX-OCR型

このタイプは、取引先から送られてくるFAXの注文書を複合機などでスキャンし、OCR（光学的文字認識）技術を使って自動でテキストデータに変換します。取引先は従来通りFAXで注文するだけでよいため、IT化に抵抗がある取引先が多い場合や、FAXでの注文文化が根強い業界で有効です。受注側の業務だけを効率化できる点が特徴です。

おすすめの受発注システム10選

中小企業におすすめのシステムとして、無料で始められる「COREC」や、飲食業界に強い「BtoBプラットフォーム 受発注」、柔軟なカスタマイズが可能な「アラジンEC」など、事業規模や業界に応じた多様なサービスがあります。それぞれの特徴を比較し、自社に合うシステムを見つけるための参考にしてください。

ここでは代表的な10のシステムを詳しく紹介します。

1. CO-NECT（コネクト）

受注側が用意した注文ページから、発注側がアクセスして注文するスタイルのクラウドシステムです。シンプルで直感的に使える操作画面が魅力で、発注先ごとに単価や表示商品を変える機能やLINEとの連携機能も備えています。クラウド会計ソフトとも連携し、受注した取引をワンクリックで登録できるなど、バックオフィス全体の効率化に貢献します。

 料金： 要問い合わせ

2. BtoBプラットフォーム 受発注

飲食業界に特化した受発注システムとして、流通金額シェアNo.1を誇ります。数店舗の飲食店から大手チェーンまで、49,000社以上の導入実績があります。一つのIDで多数の取引先とやり取りでき、請求データも電子で受け取れるため、ペーパーレス化を強力に推進します。飲食店だけでなく、対応する卸売業者向けのプランも用意されています。

料金： 要問い合わせ

3. アラジンEC

5,000社以上への導入実績を持つ販売管理・在庫管理パッケージ「アラジンオフィス」のノウハウを基に開発されたBtoB専用システムです。業界特有の商習慣や独自の取引方法など、企業ごとの要望に合わせた柔軟なカスタマイズが最大の強み。既存の基幹システムともスムーズに連携し、強力な専門チームが導入から運用までをサポートします。

料金： 要問い合わせ

4. 楽楽B2B

発注側で10万社以上の導入実績を持つ、中小企業向けのWeb受発注システムです。卸売、ECサイト、飲食、製造など幅広い業界で利用されています。取引先ごとに単価や掛け率、決済手段を細かく設定できる点が特徴。紙で受け取った注文書をAI OCRで自動で読み取る機能もあり、FAXなどアナログな注文が多い場合に効果的です。

料金： 要問い合わせ

5. COREC（コレック）

導入実績72,000社以上を誇るクラウド型受発注システムです。自社のホームページに注文フォームのバナーやリンクを貼るだけで、手軽にWeb受注を始められます。受注側は注文書の作成から出荷・請求処理まで、発注側は発注書の作成・送信などをスムーズに行えます。無料プランも用意されており、コストをかけずに始めたい事業者にも最適です。

料金： 受注側 月額2,980円～ / 発注側 月額1,480円～ (各無料プランあり)

6. MOS（モス）

スマホやタブレットでの使いやすさにこだわったWeb受発注システムです。「発注者」視点を重視した、驚くほど便利で圧倒的な使いやすさがコンセプト。発注頻度が高い商品を上位表示する学習アルゴリズムや、JANコードを読み取って発注する機能など、発注側の利便性を高める工夫が凝らされています。

料金： 要問い合わせ

7. kintone（キントーン）

サイボウズが提供する、CMでもおなじみの業務改善プラットフォームです。受発注管理だけでなく、案件管理や日報、顧客リストなど、自社の業務に合わせて必要なアプリをパズルのように組み合わせて、独自の業務システムを構築できます。柔軟性が非常に高い反面、自社で作り込む必要があるため、主体的に業務改善を進めたい企業に向いています。

料金： 月額780円/1ユーザー～

8. SpreadOffice（スプレッドオフィス）

見積書の作成から受注、発注、売上、請求まで、中小企業の商流全体を一元管理できるクラウドサービスです。受発注だけでなく、その前後の業務もまとめて効率化できる点が大きな特徴です。インボイス制度や電子帳簿保存法にも標準対応しており、コストを抑えながらバックオフィス全体のDXを進めたい企業から支持されています。

料金： 月額980円～

9. BtoB-受発注Pro

卸売業の複雑な商習慣に特化して開発されたシステムです。取引先ごとに異なる掛け率や単価設定、ロット単位での注文管理といった基本的な機能はもちろん、リベート管理や預り在庫といった業界特有の要件にも標準で対応しています。卸売業務の効率化を徹底的に追求したい企業にとって、頼れる選択肢となるでしょう。

 料金： 要問い合わせ

10. TS-BASE

受発注システムの提供だけでなく、倉庫管理システム（WMS）と連携した物流のアウトソーシングまでを一気通貫でサポートするユニークなサービスです。ECサイトの構築から受注管理、在庫管理、そして実際の梱包・発送業務までをまとめて任せられます。EC事業のバックヤード業務全体を効率化し、コア業務に集中したい企業に最適です。

 料金： 要問い合わせ

自社に合う受発注システムの選び方は？失敗しない5つの比較ポイント

数ある受発注システムの中から自社に最適なものを選ぶには、「提供形態」「機能の過不足」「外部システム連携」「サポート体制」「費用」の5つのポイントを比較検討しましょう。そして、自社の課題を最も効果的に解決できるシステムを選びましょう。

提供形態（クラウドかオンプレミスか）

システムの提供形態は、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態で、サーバー管理が不要、初期費用を抑えられる、場所を選ばず利用できるといったメリットから、現在の主流となっています。一方、オンプレミス型は自社内にサーバーを設置する形態で、カスタマイズの自由度が高いですが高コストです。特別な要件がない限り、多くの中小企業にはクラウド型が適しているでしょう。

対応範囲（BtoBかBtoCか、業界特化か）

企業間取引（BtoB）と一般消費者向け取引（BtoC）では、決済方法や取引の単位など、求められる機能が異なります。また、食品卸やアパレル、部品製造といった特定の業界に特化したシステムは、その業界特有の商習慣に対応した便利な機能を備えています。自社のビジネスモデルや業界に合ったシステムを選ぶことが重要です。

機能の過不足はないか

多機能なシステムは魅力的ですが、使わない機能が多ければその分コストが無駄になってしまいます。逆に、安価でも必要な機能がなければ業務効率化は実現しません。まずは自社の課題を解決するために「絶対に譲れない機能」と「あれば嬉しい機能」を洗い出し、機能の範囲が自社のニーズと合致しているかを見極めましょう。

外部システム（会計・販売管理）と連携できるか

すでに社内で会計ソフトや販売管理システムを利用している場合、それらのシステムとデータを連携できるかは非常に重要なポイントです。受発注データが会計ソフトに自動で取り込まれるなど、システム連携ができれば、二重入力の手間が省け、バックオフィス業務全体を劇的に効率化できます。

サポート体制とセキュリティは万全か

システムは導入して終わりではありません。操作でわからないことがあったり、万が一のトラブルが発生したりした際に、迅速で丁寧なサポートを受けられるかを確認しましょう。また、取引情報という重要なデータを預けるため、不正アクセス対策やデータのバックアップといったセキュリティ対策が国際基準を満たしているかなど、安全面もしっかりチェックすることが不可欠です。

受発注システムの導入手順は？

受発注システムの導入を成功させるには、「課題の洗い出しと目的設定」「複数システムの比較検討と選定」「社内への導入と運用定着」を順に進めていくのが良いでしょう。

STEP1：課題の洗い出しと目的の明確化

まず、「なぜシステムを導入するのか」を明確にします。「ミスの削減」「業務時間の短縮」「属人化の解消」など、現状の業務における課題を具体的に洗い出し、システム導入によって達成したいゴール（目的）を設定します。この目的が、システム選定の際の判断基準となります。

STEP2：複数システムの比較検討と選定

設定した目的に基づき、複数のシステムをピックアップして比較検討します。資料請求や無料トライアルなどを活用し、機能や操作性を実際に試してみましょう。担当者のデモンストレーションを受け、自社の業務フローに適合するか、不明点を解消することも重要です。

STEP3：社内への導入と運用定着

導入するシステムが決定したら、社内への展開を進めます。マニュアルの整備や操作説明会を実施し、従業員がスムーズに利用を開始できるようサポートします。導入初期は、旧来の方法と並行稼働させる期間を設けるのも一つの方法です。定期的に利用状況を確認し、課題があれば改善していくことで、システムを社内に定着させていきましょう。

受発注システム導入はバックオフィスの生産性を高める

本記事で解説したとおり、受発注システムの導入は、単に受発注業務を効率化するだけではありません。

  • 人為的ミスをなくし、業務の正確性を高める
  • 属人化を解消し、安定した業務体制を構築する
  • ペーパーレス化を促進し、コストを削減する
  • 会計システムと連携し、経理業務まで含めたバックオフィス全体の生産性を向上させる

これらの効果により、従業員はより創造的で付加価値の高い仕事に集中できるようになります。 自社の課題を明確にし、本記事で紹介した選び方のポイントをふまえて、最適な受発注システムを選定することが、事業成長への確かな一歩となるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：佐藤大貴（税理士）

    上場企業の経理や事業管理として、10年以上業務に従事しながら税理士資格取得を目指す。2022年に税理士資格を取得し、2023年税理士登録をおこない、4月に独立開業をする。税理士業務もさることながら、企業での業務改善や学生に対する租税教室など、幅広く業務に携わっている。

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