• 更新日 : 2024年11月7日

領収書の送付状（添え状）の例文や書き方【無料テンプレート】

領収書は取引を証明する証憑書類となりますから、取引先に送付する際には、適切な送付状（添え状）を添えるのがビジネスマナーとされています。この記事では、送付状の書き方や実際の文例までわかりやすく説明します。社内便などで社内に送るときや取引先に送るとき、遅れてしまったとき、付箋でもよいのかなど、場面に合わせた文例を紹介しています。あわせて、郵便やFAXで送る場合の注意点も解説しています。
また、送付状のテンプレートを無料ダウンロードいただけますので、効率的に送付状を作成できます。ぜひ、ご活用ください。

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領収書に添える送付状とは？

領収書を送る際には、送付状（または添え状）を添えるのがビジネスマナーとされています。送付状を同封書類の一番上に重ねることで、受け取った相手は、何の書類が送られてきたのかを瞬時に把握することができます。特に、領収書は取引の証拠書類であり、受け取る側にとっても重要な書類となるため、送付状を添えることで、相手に対して丁寧な印象を与えることができます。

領収書の送付状の書き方

領収書に添える送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

領収書の送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文
7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

領収書の送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

領収書の送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

③差出人情報

差出人の情報も忘れずに書いておきます。会社名、部署名、担当者名、連絡先などを書いておくと、相手が何か問い合わせをしたいときにスムーズに対応できます。これらは、送付状の下の方に記載するのが一般的です。

④タイトル

領収書の送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「領収書送付のご案内」や「領収書送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

領収書の送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

⑥本文

領収書の送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。「本日、貴社よりご依頼いただいた領収書を送付いたしますのでご確認ください。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「領収書1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

領収書の送付状の例文

取引先に送る場合の送付状例文

取引先に送る場合は、ビジネスマナーを守りながら、簡潔で丁寧な表現を心がけます。

社内向け、社内便での送付状例文

社内で領収書をやり取りする場合、社内便を使って送ることがあります。この場合でも、簡潔な送付状を添えることで、何を送ったのかがスムーズに伝わります。以下は、社内向けの送付状の例文です。

領収書の送付が遅れたお詫びの文

領収書の送付状に記載する挨拶文の具体例

個人宛の場合

個人宛の場合、やや柔らかい表現を用いることができます。例えば、

「いつもお世話になっております。」

「平素よりお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。」

「突然のご連絡失礼いたします。」

これらの挨拶文を相手や状況に応じて使い分けることで、より適切なトーンで文書を始めることができます。

法人の場合

法人宛の場合は、より格式的な表現を用います。

「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」

「謹啓 貴社におかれましては、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」

「拝啓 春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」

これらの挨拶文は、季節や状況に応じて適切なものを選択します。例えば、年始には「謹んで新年のお慶びを申し上げます」といった特別な挨拶を用いることもあります。

領収書と送付状の送り方

領収書に送付状を添えて送る場合は、郵送による方法とFAXで送付する方法があります。メールやチャットで領収書を送る場合は、送付状を添付する必要はありませんが、メールの件名を工夫して重要な文書を送っていることを伝えましょう。

領収書を郵送する

郵送で送る際には、送付状を必ず添えるようにします。封筒は、白色や淡いクリーム色など、落ち着いた色合いの封筒を使用します。

封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書きます。また「領収書在中」と記載することで、中身がわかるため、受け取った相手は書類の仕訳がしやすくなり紛失等を防ぐことにもつながります。切手は過不足なく、封筒の左上にまっすぐ丁寧に貼ります。

封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

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領収書をFAXする

FAXで送る場合も、送付状を一緒に送るのが一般的です。送付状があると、相手が受け取った内容をスムーズに理解できるようになります。

FAX専用の送付状は以下よりダウンロードいただけます。必要に応じて内容をカスタマイズしお使いください。

領収書をメールやチャットで送る

メールやチャットで送る場合は、送付状は必要ありません。メールの件名に「【重要】領収書の送付」などと入れておくと、相手が迷惑メールと間違えないようにできます。領収書はPDFにし、添付漏れがないか、メールアドレスや相手の名前に間違えがないか確認して送付しましょう。

社内や自社向けには送付状の代わりに付箋でもよい？

社内でのやり取りや自社向けの場合は、送付状を使わずに付箋などでメモを添えることがよくあります。ただし、何を送ったのかをはっきり伝えるため、最低限の内容は記載しておくようにします。

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