- 更新日 : 2023年3月23日
個人宛の送付状の書き方は？テンプレートをもとに紹介
見積書や請求書などの書類を送る際には、送付状を同封するのがビジネスマナーです。送付状では要件の前に挨拶文から始めるのが慣習で、記載内容には一定のルールがあります。
この記事では個人宛の送付状に記載する内容について、例を挙げ具体的に解説します。記事に挙げる例文はそのまま送付状に利用できますので、参考にしてください。
目次
送付状とは？
送付状とは請求書や見積書などの書類を送る際に添える書面のことで、郵便やFAXなどで相手に書類を送る際に添付します。
送付状には、通常送付する書類についての説明や送付枚数を記載し、社外の取引先はもちろんのこと、社内の別部署の社員に書類を送る際にも添付されることもあります。
送付状のテンプレート
送付状の記載内容は、どのような書類を送るかによって定型化できます。
送付状のテンプレートは、下記のページからダウンロードできます。テンプレートに必要事項を記載して利用すれば業務が効率化でき、間違いも防げるでしょう。
個人宛の送付状の書き方と具体例
上記リンクよりダウンロードできるテンプレートをもとにして、宛先や送信元、送付書類を自社に合った内容に変更して使いましょう。
送付状は、以下の内容から構成されています。
- 日付
- 宛名
- 作成者の連絡先・氏名
- 前文
- 送付書類の一覧
それぞれの項目の書き方について、注意すべき点などを解説します。
日付
送付状の一番上に記載する日付は、実際に書類を送付する日付を記載します。郵送の場合はポストに投函する日です。
送付状を作成した日付ではないので注意しましょう。また、見積書など送付書類の日付と合わせる必要もありません。
宛名
宛名は省略せずに書きましょう。株式会社を（株）、サービスセンターをSCなどと省略するのはマナー違反です。
また、会社名だけでなく部署や担当者名までわかる場合は記載しましょう。
敬称は、会社や事業部名なら「御中」、担当者名なら「様」とします。
以下が、宛名記載方法の一例です。
- 「○○株式会社××事業部 ご担当 〇×様」
- 「○○株式会社××事業部 御中」
- 「○○株式会社××事業部 ご担当者様」
作成者の連絡先・氏名
差出人の住所、社名、個人名とともに、電話番号やメールアドレスなど、相手がすぐに連絡ができる手段も記載しておくと、相手にとって親切だといえます。
前文
前文は、簡単な時候の挨拶などから始めます。挨拶の文例は、以下のページを参考にしてください。
「新春の候～」や「寒冷の候～」のように、季節に合わせた書き出しもあります。この場合は、季節外れの書き出しにならないよう注意しましょう。
送付書類の一覧
送付書類は箇条書きで記載し、始めと終わりを「記」と「以上」で締めましょう。同封書類の並び順に記載すれば、相手が受け取った際に確認しやすくなります。
また、送付書類の枚数も記載しましょう。
個人宛の送付状を作成する際のポイント
送付状は、頭語、時候の挨拶、ビジネス挨拶の順で始め、内容を記載したうえで、結語で終わらせるのが一般的です。ビジネスでこれらの言葉を使う際には、組み合わせや選ぶべき言葉を知っておかなければなりません。
以下で、とくに個人宛の送付状を作成する際の注意点やポイントについて解説します。
頭語・結語は正しい組み合わせで
頭語と結語には正しい組み合わせがありますので、間違えないよう注意しましょう。頭語・結語の種類や正しい組み合わせは以下のとおりです。
- 拝啓＝敬具・敬白・拝具 など
- 謹啓＝敬白・敬具・謹白 など
- 前略＝草々
「拝啓」は、一般的な送付状で幅広く使用できる頭語です。「謹啓」は、お客様や目上の方などへの少し改まった送付状に利用できます。
「前略」を使う際には、時候の挨拶を省略します。何度もやり取りをして関係性ができている親しい相手へ送る送付状に使いましょう。
時候の挨拶は季節に合った表現を選ぶ
時候の挨拶は、送付状を送る季節に合わせた表現を選びましょう。
ビジネス上の挨拶文では、「～の候、○○様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」というように、時候の挨拶の後にビジネス上の挨拶文を続けます。「～の候」の部分に入る言葉は、送付状を送る季節や月によって違います。
以下、よく使われる表現です。
- 1月：初春、新春、小寒、大寒
- 4月：春暖、春眠、春日
- 7月：盛夏、仲夏、大暑
- 10月：清秋、仲秋、菊花
- 12月：初冬、師走、寒冷
個人宛に「ご盛栄」「ご繁栄」は適さない
ビジネス上の手紙のやり取りでは、「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」という挨拶文がよく使われます。ここで使われる「ご盛栄」や「ご繁栄」は、事業や商売が発展・繁盛していくことを意味する言葉です。そのため、個人宛の挨拶文には適さないでしょう。
個人宛の挨拶文には、「ご清祥」や「ご健勝」という言葉を使います。
「貴殿におかれましてはますますご清祥（ご健勝）のこととお慶び申し上げます」
上記のような挨拶文を入れると、個人の健康をたたえる内容となるため、適した挨拶文だといえます。
個人宛に書類を送る際の封筒の書き方
送付状を郵便で送る際には、封筒の表に住所、会社名、氏名などを記載し、裏に送り主の情報を記載します。
会社内の個人宛に送る際は、「○○株式会社××事業部 部長〇×様」のように、会社名、部署名、役職名、個人名の順で宛名を記載し、個人名の後に「様」を付けましょう。
個人名まで記載する際には、会社名の後に「御中」と入れる必要はありません。
個人宛の送付状には適切な言葉を選びましょう
個人宛に送付状を送る際には、頭語、時候の挨拶、ビジネス挨拶の順で記載し、最後に頭語に合わせた結語で締めましょう。組み合わせや時期を間違えないよう、この記事で挙げた例を参考に作成してみてください。
送付書類は箇条書きでわかりやすく記載し、漏れのないように枚数も書いておくと親切です。
繰り返し使うものであれば、テンプレートを利用することで効率的に作成できます。その際にも、送る相手や時期によって挨拶が不適切な内容になっていないか、十分に注意して送りましょう。
よくある質問
個人宛に書類を送る際、送付状に書くべき項目は？
個人宛の送付状には宛先、日付、送り主、件名から始め、頭語、時候の挨拶、ビジネス挨拶の後に要件を記載し、頭語に合った結語で締めます。 詳しくはこちらをご覧ください。
個人宛の送付状を作る際に気を付けるポイントは？
季節に合った挨拶文で始め、「ご盛栄」や「ご盛栄」のように会社宛の言葉の代わりに、「ご清祥」「ご健勝」などの個人の健康を喜ぶ言葉を使いましょう。 詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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