• 作成日 : 2026年7月7日

保育園の情報共有を効率化するには？ツールの選び方や導入方法を解説

紙の連絡帳や口頭での申し送りに頼った運用は、記録・転記・連絡に多くの時間を取られやすく、保育士の業務負担が大きくなりがちです。保育ICTシステムを活用すると、書類の一元管理と保護者へのリアルタイム連絡が実現し、事務作業の大幅な削減につながります。本記事では、保育園における情報共有の課題と改善策、ツールの選び方を整理します。

保育園の情報共有でよくある課題は？

保育園の情報共有における主な課題は、紙ベースの記録と口頭伝達に頼った運用体制です。記録・転記・連絡といった事務作業が業務の多くを占めており、保育に集中できる時間が削られやすい状況があります。

記入・転記の手間がかかる

紙の連絡帳や保育日誌に頼る園では、同じ内容を複数の書類へ転記する場面が日常的に発生します。

たとえば、20人クラスの担任が連絡帳を1冊あたり5分で記入すると、それだけで毎日約100分かかります。午睡中や延長保育の時間帯に書ききれず、持ち帰り残業になっているケースも少なくありません。

園児一人ひとりの体調・食事量・午睡時間を連絡帳に手書きし、さらに保育日誌や月案にも転記するという二重・三重の作業が、保育士の時間を奪っているのが現状です。

伝達ミスが保護者の不信感につながる

口頭での申し送りは、シフト交代が多い保育現場では伝達漏れを起こしやすい方法です。

「アレルギー対応の変更が早番から遅番に伝わっていなかった」「保護者からの迎え時間の変更連絡が共有されなかった」といったトラブルは、園への不信感につながりやすいといえます。

伝達ミスが重なると、保護者との信頼関係の修復に多大な時間と労力がかかります。園の評判にも影響するため、情報伝達の仕組み自体を見直す必要があるといえるでしょう。

参考：保育士の働く環境は？3つの改善｜厚生労働省

保育園の情報共有をICT化するメリットは？

保育園の情報共有をICT化する主なメリットは、事務作業の時間短縮と、保護者とのリアルタイム連携の実現です。連絡帳・日誌・指導計画を一元管理できる仕組みを整えると、転記作業が大幅に減り、保育に充てられる時間を生み出せます。

事務時間を削減し保育に集中できる

保育ICTシステムを導入すると、連絡帳・日誌・指導計画といった書類をデジタルで一元管理できます。

一度入力した情報がほかの帳票にも自動反映されるため、転記作業がほぼなくなるのが大きなメリットです。

ICT化によって削減しやすい業務を整理すると、以下のとおりです。

登降園の打刻データから出席簿や延長保育料の計算が自動化される仕組みを使えば、月末の集計作業は数時間から数十分に短縮が見込まれます。浮いた時間を子どもとの関わりや保育計画の充実に充てられるため、保育の質そのものが向上するといえます。

参考：保育分野におけるはじめてのICT 活用ハンドブック｜こども家庭庁

保護者とリアルタイムで共有できる

アプリやWebシステムを通じた情報共有では、園での様子を写真付きでリアルタイムに配信できます。

保護者は仕事の合間にスマートフォンで確認できるため、紙の連絡帳を朝夕にやり取りする手間がなくなります。

急な行事変更や感染症発生時のお知らせも、一斉配信機能を使えば数分で全保護者に届けられます。電話連絡の折り返し待ちや、掲示板の見落としといった問題を減らせるため、保護者満足度の向上にもつながるでしょう。

さらに、既読確認機能を備えたシステムであれば、連絡が届いたかどうかを園側で把握できます。「伝えたつもりが届いていなかった」というすれ違いを防げるのも、デジタル連携ならではの強みです。

保育園の情報共有ツールの選び方は？

情報共有ツールを選ぶ際は、機能の過不足・導入費用・セキュリティの3点を軸に比較するのがポイントです。保育ICTシステムは数多く提供されており、園の規模や課題に合わないツールを選ぶと、かえって現場の負担が増えてしまう可能性があります。

補助金で導入コストを抑えられるか

保育ICTシステムの導入には、国や自治体の補助金を活用できるケースがあります。

「保育所等におけるICT化推進等事業」として、こども家庭庁が保育業務システムの導入費用の一部を補助する枠組みを設けており、自治体を通じて申請できます。補助上限や対象範囲は年度・自治体によって異なるため、所在地の窓口やこども家庭庁のサイトで最新情報を確認するのが確実です。

補助金を活用する際に確認したい項目は以下のとおりです。

参考：保育所等業務効率化推進事業（保育所等におけるICT化推進等事業（うち、保育施設等におけるICT導入状況等調査研究事業））に係る公募について｜こども家庭庁

操作性とサポート体制

ICTツールの導入が失敗しやすいのは、機能は豊富でも操作が難しく現場で使われなくなるパターンです。

ITに慣れていない職員が多い園では、画面のわかりやすさや操作ステップの少なさが定着を大きく左右します。選定時にチェックしたいポイントを整理すると、以下のようになります。

無料トライアル期間に、ITが得意な職員だけでなく苦手な職員にも操作してもらうと、導入後のギャップを減らせるでしょう。

小規模保育園の情報共有はどう改善する？

小規模保育園では、段階的な導入とアナログ・デジタルの併用が現実的な改善策です。園児数19人以下の小規模保育施設は予算やIT人材が限られており、多機能な保育ICTシステムをいきなりフル導入するとコスト面・運用面の両方で負担が大きくなりやすい傾向があります。

段階的な導入で職員負担を抑える

すべての業務を一度にデジタル化するのではなく、負担が大きい業務から優先的にICT化すると、職員の混乱を抑えられます。

導入の優先順位として参考になるステップは以下のとおりです。

各ステップの間に1〜3か月の運用期間を設け、職員が操作に慣れてから次の機能を追加していくと、無理なく移行できます。

アナログとデジタルの併用が有効

小規模園の強みは、保護者との距離が近く対面でのコミュニケーションが取りやすい点です。

この強みを活かしつつ、時間のかかる事務作業だけをデジタル化する「ハイブリッド運用」が効果的といえます。

例えば、日々のお迎え時には対面で園での様子を口頭で伝えつつ、詳しい活動記録や写真はアプリで共有するといった使い分けが考えられます。保護者のなかにはスマートフォン操作に不慣れな方もいるため、紙の連絡帳を希望する家庭には紙での対応を残すといった柔軟さも大切でしょう。

また、小規模園向けには月額数千円から利用できるクラウド型サービスもあります。初期費用を抑えたい場合は、保育特化型のクラウドサービスとタブレット1台から始めるという選択肢も検討できるのではないでしょうか。

参考：保育分野の業務負担軽減・業務の再構築のためのガイドライン（令和3年3月）｜厚生労働省

保育園の情報共有ICTを定着させるコツは？

ICTを定着させるには、職員研修による不安解消と、個人情報保護のルール整備の両輪で進めることがポイントです。導入しても現場で使われなければ投資が無駄になるため、運用フェーズの設計が成否を分けるといえます。

操作研修で現場の不安を解消する

「パソコンが苦手だから使いこなせないかもしれない」という不安は、保育現場でICT導入が進みにくい理由としてよく挙げられます。

この心理的ハードルを下げるには、導入前後に実践的な操作研修を行うのが効果的です。研修を進める際に意識したい工夫を以下にまとめました。

ベンダーが訪問研修やオンラインサポートを提供している場合は、積極的に活用するとよいでしょう。外部の専門スタッフに直接質問できる機会があると、職員の安心感が大きく変わります。

情報漏洩防止のルールを整備する

保育園では園児の氏名・住所・アレルギー情報・家庭状況など、センシティブな個人情報を日常的に扱います。

ICTシステムで情報を電子化するなら、セキュリティルールの整備は運用開始前に完了させておく必要があります。個人情報保護法に基づくガイドラインでは、個人情報を取り扱う事業者に対してアクセス管理や安全管理措置の実施を求めており、保育園も例外ではありません。

園内で定めておきたいセキュリティルールの例を以下に挙げます。

ルールは策定して終わりではなく、年に1回以上の見直しと職員への再周知が求められます。

参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会

保育園の情報共有を効率化して保育の質を高めよう

紙ベースの記録・口頭伝達に頼った運用は、転記の手間や伝達ミスを生み保育時間を圧迫します。ICTシステムの導入で事務作業を削減し、浮いた時間を保育に充てることで、現場の質と保護者満足度を同時に高められます。補助金の活用や段階的な移行など、園の規模に合った進め方から始めてみましょう。

個人情報保護法の改正や自治体のガイドライン変更にあわせて、運用を更新していく姿勢がトラブル予防につながります。

ICT化は「導入すること」がゴールではなく、日々の保育業務のなかで無理なく使い続けられる状態を目指すものです。職員が安心して使え、保護者との信頼関係がより深まる仕組みづくりに取り組んでいきましょう。

• 監修：山本 沙織

  大学病院研究室での研究助手を経て、総務・労務・経理とバックオフィス全般に従事。現在オンライン秘書として請求書作成や会計ソフトの導入支援、スケジュール管理やSNS運用まで幅広く対応。現場に即した実務視点を大切にし、正確で信頼性の高い作業を心がけています。保有資格として、給与計算実務能力検定1級、日商簿記検定2級、MOS、Excel、Word他