• 作成日 : 2025年8月25日

ナレッジリングとは？機能や料金プランを解説

社内に点在するマニュアルや日報、個人のノウハウといった貴重な情報資産。これらを有効に活用できず、同じような質問が何度も繰り返されたり、業務が特定の人に依存してしまったりする状況にお悩みではないでしょうか。

「ナレッジリング」は、そうした課題を解決するために開発されたクラウド型のFAQシステムです。強力な検索機能で必要な情報を瞬時に見つけ出し、組織全体の知識共有を促進します。この記事では、ナレッジリングが持つ具体的な機能や、導入を検討する上で気になる料金プランについて、分かりやすく解説していきます。

ナレッジリングとは？

ナレッジリングとは、社内に散在する様々な情報や知識（ナレッジ）を一元管理し、組織全体で有効活用することを目的としたクラウド型のFAQシステムです。株式会社CBITが提供するこのサービスは、特にその高い検索精度とコストパフォーマンスで評価されています。

ナレッジリングは、単なる情報共有ツールにとどまらず、業務効率の向上や従業員の生産性向上に貢献するための多彩な機能を備えています。

参考：ナレッジリング

1. 高度な検索機能

最大の特徴は、その強力な検索機能にあります。キーワードによる検索はもちろんのこと、WordやExcel、PDFといったファイル内に含まれるテキスト情報まで検索対象とすることができます。これにより、ファイル名が不明な場合でも、必要な情報へ迅速にアクセスすることが可能です。

2. 情報へのアクセシビリティ

利用者が求める情報を見つけやすくするための工夫が施されています。例えば、閲覧数や検索数が多い情報は「知識ランキング」としてトップページに表示され、重要な情報が埋もれてしまうのを防ぎます。

3. 簡単な操作性

専門的な知識を必要とせず、直感的に操作できるインターフェースも魅力の一つです。普段からパソコンやインターネットを利用している人であれば、誰でも簡単にFAQの作成や更新、閲覧ができます。

ナレッジリングの機能

ナレッジリングは、組織の知識を最大限に活用するための多彩な機能を備えています。単に情報を蓄積するだけでなく、それらを円滑に共有し、活用を促進するための仕組みが組み込まれています。

ナレッジ共有を促進するQ&A機能

ナレッジリングの中核をなすのが、ナレッジの蓄積に役立つQ&A機能です。

社内FAQでは解決できなかった疑問をコミュニティに投稿すると、他ユーザーからの回答を募集できます。集まった回答に対してはベストアンサーを選択することができ、質問と回答は新たなナレッジとして蓄積されます。。

また、チャットボットを追加搭載もできるため、AI連携のFAQシステムとして運用することも可能です。チャットボットがよくある質問に対応してくれて、社内の疑問点を効率良く解消します。

多様な情報を一元管理するドキュメント機能

業務マニュアル、議事録、各種規定書といった、Q&A形式に馴染まない情報も一元的に管理できます。

ファイルサーバーや個人のPCに散在しがちな各種ドキュメントをナレッジリングに集約することで、情報の検索性が飛躍的に向上します。

バージョン管理も容易になるため、常に最新の正しい情報へアクセスできる状態を維持できます。これにより、古い情報を使ってしまうといったミスを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることにつながります。

セキュリティと運用を支える管理機能

組織でツールを運用する上で、セキュリティの確保は不可欠です。ナレッジリングでは、IPアドレスによるアクセス制限や、部署・役職に応じた柔軟な権限設定が可能です。

これにより、機密情報へのアクセスをコントロールし、安全な情報共有環境を維持できます。

また、ダッシュボード機能を通じて、ツールの利用状況やよくある質問、未解決のQ&Aなどを可視化できます。これらのデータを分析することで、運用上の課題を発見し、改善に向けた具体的な施策を立てられます。

ナレッジリングのメリット

ナレッジリングを導入することは、単なるツール利用にとどまらず、組織の働き方そのものに良い影響を与えます。情報共有の仕組みを整えることで、業務効率や組織力に直結する複数の利点が見込めます。

問い合わせ対応工数の大幅な削減

総務や情報システム部門など、特定の部署には社内からの問い合わせが集中しがちです。ナレッジリングを活用すれば、社員はまず自分で検索して答えを見つけるという行動が定着します。

よくある質問とその回答を整備しておくことで、担当者が同じ質問に何度も答える必要がなくなり、本来の業務に集中できる時間が増えます。結果として、組織全体の生産性が向上し、従業員の負担軽減にもつながるのです。

業務の属人化を防ぎ、組織力を強化

特定の社員しか知らない業務手順や顧客対応のノウハウは、その社員が不在の際に業務停滞のリスクとなります。ナレッジリングは、個人の頭の中にある暗黙知を、誰もが参照できる形式知へと変換する手助けをします。

ベテラン社員の知識を若手に継承したり、部署間でノウハウを共有したりすることが容易になり、組織全体の業務レベルの標準化と底上げが実現します。これにより、安定した事業継続が可能になります。

自発的な情報共有文化の醸成

優れたQ&Aが評価される仕組みや、誰がどのような知識を持っているかが可視化されることで、社員が自発的に情報を発信したり、他者の質問に協力したりする動機付けになります。

疑問点を気軽に質問できる心理的な安全性も確保され、組織内のコミュニケーションが活性化します。このような風土が醸成されることで、社員一人ひとりが持つ知識が組織の力となり、イノベーションが生まれやすい環境が育まれていくでしょう。

ナレッジリングの料金プラン

ナレッジリングは、企業の規模やニーズに応じて選択できる料金体系を用意しています。自社の状況に合わせた最適なプランを検討することが、費用対効果の高い導入につながります。

プランが上位になるにつれて、利用可能なディスク容量、デザインや機能のカスタマイズ性、セキュリティ要件、サポート体制などが強化されます。

例えば、小規模な社内利用を想定した「ベーシックプラン」はディスク容量が2GBでカスタマイズには対応していませんが、「アドバンスプラン」では容量が100GBからとなり、独自の要件に合わせたカスタマイズも可能になります。

自社の利用人数、想定データ量、社外公開の有無、そして将来的な拡張性を見据えて、最適なプランを選択することが求められます。

上記の費用は利用ユーザー数などによって変動する可能性があります。導入を検討する際は、自社の利用規模や必要な機能を明確にした上で、提供元に見積もりを依頼し、詳細な条件を確認することをおすすめします。

また、ナレッジリングは、本格導入を検討している企業向けに、30日間の無料トライアル（フリープラン）を提供しています。

ナレッジリングの注意点

ナレッジリングは強力なツールですが、その効果を最大限に引き出すためには、導入前に理解しておくべき点があります。

それは、導入後の運用体制をあらかじめ設計しておくことです。ツールを導入しただけで情報が自動的に蓄積されるわけではありません。初期段階では、既存のマニュアルやFAQを整理し、システムへ登録する作業が伴います。

また、情報が古くならないよう、定期的に内容を見直し、更新する担当者やルールを決めておくことが、ツールの価値を維持する上で不可欠です。

ナレッジリングで組織の知識を未来の資産に

この記事では、ナレッジリングの機能からメリット、料金体系、そして導入時の注意点に至るまでを解説しました。

このツールは、社内に散在する知識や情報を集約し、組織全体の共有財産へと変える力を持っています。問い合わせ対応の効率化や業務の属人化解消といった直接的な効果はもちろんのこと、社員同士が助け合う情報共有の文化を育むことにもつながるでしょう。

自社の情報共有に課題を感じているのであれば、ナレッジリングの導入は、組織を次のステージへ進めるための有効な選択肢の一つとなるはずです。

• 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。

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