• 更新日 : 2025年3月6日

退職者に離職票を郵送するには？送付状の書き方や文例（テンプレート付き）

退職後に会社から離職票を受け取る際、「無事に届くだろうか」「どんな手続きが必要なのか」と不安を抱く方も多いでしょう。離職票は失業給付を受けるために欠かせない書類ですが、その受け取り方や送付状の役割はあまり知られていません。この記事では、退職者へ離職票を郵送する際に添える送付状の役割や書き方を解説します。これを読んで離職票受け取りに関する不安を解消し、スムーズに手続きを進めましょう。

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退職者へ離職票を送るときの送付状とは？

退職者へ離職票を郵送する際には送付状も添えるのがビジネスマナーです。送付状には「離職票を同封しました」といった案内と同封書類の一覧が記載されているため、受け取った側は何が送られてきたか一目でわかり、書類の紛失や漏れを防止できます。
また、送付状に会社の担当者名や連絡先を明記しておけば、書類に不明点があった際にすぐ問い合わせができて安心です。

そもそも離職票とは？

離職票とは正式には「雇用保険被保険者離職票」という書類で、退職後に失業手当（失業保険）を申請する際に必要になります。次の就職先が決まっていない人が退職した場合に会社が発行し、退職者が確かに離職したことを証明するものです。離職票が無いと失業給付の手続きができないため、失業保険を受け取るには欠かせません。

会社は退職者から発行を求められたら、速やかにハローワークで所定の手続きを行って離職票を発行し、退職者に渡します。雇用保険法で定められており、離職日の翌日から10日以内に必要書類（離職証明書等）をハローワークに提出する決まりです。会社が手続きを怠ると退職者が失業手当を受け取れなくなる恐れがあるため、迅速に対応する必要があります。

送付状には、書類が正式な手続きの一環であることを明示し、企業の信頼性を高める効果もあります。また、書類の不備や誤解を防ぐためにも重要な役割を果たします。

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退職者へ離職票を郵送する際の添え状（送付状）の書き方

退職者に離職票を郵送する際の送付状はビジネス文書として正式な書式で作成します。書き方のポイントについて紹介します。

書類の作成日（年月日）

送付状には作成日（または発送日）を記載します。いつの時点の書類かを明確にするためで、通常は「◯◯◯◯年◯月◯日」と西暦か和暦で記入します。日付があることで受取側は書類の日付を把握でき、管理がしやすくなります。郵送する場合は実際の発送日に合わせ、記入漏れや誤りがないよう注意しましょう。

宛名

宛名には退職者の氏名をフルネームで記載し、後ろに「様」を付けます。個人名には「様」を用いるのがビジネスマナーです（「殿」は通常用いません）。名前の漢字を間違えないよう事前に確認し、正確に記載しましょう。

差出人（送付側の情報）

差出人（送付側）の情報も記載します。送付側の会社名、担当部署、担当者名、連絡先を記載します。書類に関して問い合わせがある場合に、スムーズに対応できるようにするためです。

タイトル・件名

送付する書類の内容が一目でわかるように、タイトルを明記します。ページ中央に「◯◯送付のご案内」など簡潔な表題を書きます。例えば離職票を送るなら「離職票送付のご案内」、複数の書類をまとめるなら「退職手続き書類送付の件」「書類送付のご案内」などが使えます。件名を明記することで受取人は内容をひと目で理解でき、確認漏れを防げます。

本文（挨拶と伝達事項）

本文ではまず頭語と挨拶から始めます。例えば「拝啓　春暖の候、時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」と季節の挨拶を述べた後、本題に入り「さて、退職後の手続きに必要な離職票を同封いたしましたので送付いたします。」と離職票を送付したことを伝えます。

続いて「お手数ですがご査収くださいますようお願いいたします」と受領を依頼し、「なお、書類や手続きについてご不明な点がございましたらご連絡ください。」と問い合わせ先案内を記載します。

最後に「末筆ながら◯◯様の今後のご健勝をお祈り申し上げます。」など相手の今後を祈る結びの挨拶で締め、結語の「敬具」で結びます。

形式的な文面で問題ありませんが、相手に敬意を示す表現を用いましょう。

送付書類の内容・部数

本文の後に、同封した書類の内容と部数の一覧を明記します。本文中で離職票に触れていても、改めて一覧にすることで封入漏れ防止になります。

一般的には本文を終えた後に1行空けて中央に「記」と書き、その下に書類名と部数を箇条書きします（例：「離職票　1部」など）。

最後に「以上」と付けて締めます。部数は「1部」「2部」のように漢字で記載します。これにより退職者は同梱物を一目で確認でき、書類不足の不安が解消されます。

退職者宛の送付状のひな形、テンプレート

退職者宛に書類を郵送する際に添える送付状のテンプレートを無料でダウンロードいただけます。

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退職者宛に郵送するときの送付状の例文

退職者宛に離職票を送付する場合、給与明細書や源泉徴収票を送付する場合の送付状の例文を紹介します。退職者が確実に受け取り、各種手続きを進められるように、わかりやすく案内することが大切です。

離職票を送付する場合

給与明細書や源泉徴収票を送付する場合

退職者宛に郵送する際の注意点

送付状を作成し、書類を郵送する際には、誤送や紛失を防ぐための注意点があります。ここでは、適切に郵送するためのポイントを解説します。

送付状は一番上に添える

送付状は、封筒の中に入れる書類の中で一番上に配置します。これにより、退職者が封を開けた際に送付の目的や内容をすぐに確認できます。
送付状の後に、離職票や給与明細書などの書類を添えることで、受取人がスムーズに内容を整理できるようになります。

封筒の裏面には〆マークを書く

封筒の裏面の封かん部分には、「〆」マークを記入します。これは、封が閉じられていることを示し、改ざんや中身の抜き取りを防ぐためのマナーです。特に、離職票や源泉徴収票といった個人情報を含む書類を送る際には、セキュリティの観点からも必ず記入しましょう。

配送方法を選ぶ

書類の送付には、普通郵便のほかに「簡易書留」や「特定記録郵便」を利用すると、送達記録が残り安心です。特に、離職票や源泉徴収票は再発行が手間になるため、記録が残る方法で送るとトラブルを防げます。

• 簡易書留：配達記録が残り、受取時に対面での受け取りが必要。
• 特定記録郵便：追跡可能だが、対面受取は不要。
• レターパック：速達扱いで、追跡が可能。

退職者宛の送付状は適切に作成しよう

退職者へ離職票や給与明細書を郵送する際は、送付状を添えることで、書類の内容を明確に伝えられます。また、送付状には適切な宛名や件名を記載し、敬語表現を正しく用いることが求められます。

送付の際には、書類の同封漏れや配送方法にも注意し、確実に退職者のもとへ届けることが大切です。適切な送付状を作成し、退職者が安心して手続きを進められるようにしましょう。

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