• 更新日 : 2024年9月11日

顧客管理をエクセルで行うには？作り方や便利機能、運用のコツを解説

エクセルを使用した顧客管理システムは、ビジネスの効率化を図りながらマーケティングに活用できるデータベースを作成するために効果的な方法です。

本記事では、エクセルで顧客管理を行うメリットや顧客リストの作成方法、活用できる便利な機能、運用をスムーズに行うための実践的なコツについて解説します。

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エクセル（Excel）で顧客管理をするメリット

エクセルはすでに導入している企業や組織も多いことから低予算で始められる可能性が高く、操作方法に慣れている人も多いソフトウェアです。ここでは、2つの観点からエクセルで顧客管理を行うメリットを解説します。

低予算で始められる

顧客管理ソフトにはさまざまな種類がありますが、高価なソフトウェアを導入する予算を確保できない企業や組織は少なくありません。しかし、エクセルはすでにOfficeパッケージの一部として導入済みの企業も多いため、追加投資なしで顧客管理ツールとして活用できます。

エクセルを利用することで、顧客データの入力、整理、分析を簡単に行えるだけでなく、フィルタリングやソートなどの機能を駆使して、顧客情報を効率的に管理することが可能です。

操作方法に慣れている人が多い

エクセルを使用した顧客管理のもう一つのメリットは、エクセルの基本的な操作方法に慣れている従業員が多い点にあります。

前述のように、エクセルは多くの現場で通常業務に利用されることの多いソフトウェアです。したがって、新しいソフトウェアを学ぶ時間が取れない現場においても、すでに習得しているスキルを活用して顧客管理を行うことができるため、効率的かつ迅速に業務を開始することが可能です。

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エクセルによる顧客リストの作り方

エクセルで顧客リストを作成する場合、顧客管理項目を決め、正確にデータ入力を行い、活用しやすい形にデータベースを整える必要があります。ここでは、エクセルによる顧客リストの作り方を詳しく解説します。

顧客管理項目を決める

顧客リストを作成する際、最初に管理する顧客情報の項目を決定する必要があります。名前、連絡先情報、住所などの顧客の基本情報だけでなく、購入履歴、興味・関心のような具体性の高い項目まで、どの情報を記録するかを明確にしましょう。

顧客管理項目を決めるにあたって重要なのは、将来的なデータの活用法を考慮することです。適切な管理項目を設定することで、顧客データの分析が容易になり、より効果的な戦略を実行できます。

顧客データを入力する

管理項目が決定したら、顧客情報をエクセルシートに入力します。顧客管理の効率性と有効性を高めるためには、正確なデータ入力が不可欠です。

データを入力する際は、各顧客情報を正しい列に配置し、一貫性を保つことが重要です。必要に応じてエクセルのデータ検証機能を活用すると、特定の形式のデータのみを入力を受け付けるように設定できます。

顧客データベースを整える

顧客データを入力したら、データのソートやフィルタリング機能を活用しながら、顧客データベースを整理していきます。例えば、特定の地域に住む顧客や、一定期間内に購入した顧客など、さまざまな条件を利用して顧客データを整えましょう。

また、条件付き書式を使用して、特定の条件を満たすデータを視覚的に際立たせる施策も有効です。ピボットテーブルを作成すると、顧客データの傾向やパターンを視覚的に分析することも可能になります。

顧客管理に使えるExcel無料テンプレート

エクセルで顧客リストを作成する作業を効率化するためには、無料のテンプレートを利用する方法が有効です。

インターネット上には、さまざまな用途に合わせた顧客管理用のExcelテンプレートが無料で提供されています。中には顧客情報の入力・管理・分析を手軽に行えるように設計されているものもあるため、上手く活用すると顧客リスト作成の際に大きな時間節約になるでしょう。

顧客管理をエクセルで行う際の便利機能

顧客管理をエクセルで行う際は、さまざまな便利機能を活用すると、効率的なデータ活用につながります。ここでは、エクセルの便利な6つの機能を紹介します。

ウィンドウ枠の固定

エクセルを使った顧客管理では行数が多いリストを扱うことが多いため、ウィンドウ枠の固定機能を活用すると便利です。

この機能を使用することで、スクロールしても列や行の見出しが画面の上部、または左側に固定され、常にどのデータを参照しているのかを把握しやすくなります。特に、多くの顧客情報を一度に表示して作業する際に、データの追跡と比較が容易です。

フォーム機能

エクセルのフォーム機能は、顧客データの入力と管理を簡単にします。フォーム機能を活用すると、直感的なインターフェースを通じて新しい顧客情報の追加や既存のデータの編集を手軽に行えます。データの項目数が多い複雑なスプレッドシートにおいても、フォームを活用することで誤入力のリスクを減らし、データ入力の効率を大幅に向上させられます。

フィルター機能

フィルター機能を使うと、特定の条件に基づいて顧客データを迅速に絞り込めます。特定の地域の顧客、特定の購入履歴を持つ顧客、または特定の期間内にサービスを利用した顧客など、必要な情報を素早く見つけたいときに便利です。

特に大量のデータを蓄積している組織にとって、フィルター機能は、膨大なデータベースの中から関連情報を抽出し、分析やレポーティングを効率化する上で欠かせない機能といえるでしょう。

重複チェック機能

顧客リストにおけるデータの重複は、分析の正確性を損なう原因になります。エクセルの重複チェック機能を利用すれば、重複するレコードを素早く特定し、簡単に削除できます。

重複チェックを定期的に行うことで、データベースの整合性を保つことで、より信頼性の高い顧客管理を実現でき、効果的なマーケティングにつなげられるのです。

検索機能

顧客データベース内で特定の情報を探す際には、エクセルの検索機能が非常に役立ちます。検索機能を用いることで、名前、連絡先情報、顧客IDなど、自社が設定した任意のキーワードに基づいて、必要な情報を素早く探し出すことができます。大規模な顧客リストを効率的に管理する際に、検索機能をうまく活用すると手間や時間の節約につながります。

ピボットテーブル

ピボットテーブルは、データベースに蓄積されている顧客データを集約・分析する際に役立つ機能です。

購入履歴や顧客のエリア分布、サービス利用頻度など、さまざまな角度からデータを可視化し、分析することが可能になります。ピボットテーブルを活用することで、顧客行動の傾向や市場におけるニーズを正確に把握し、より戦略的な意思決定を下すことができるのです。

エクセルで顧客管理を行う際のポイントや注意点

エクセルで顧客管理を行う際は、データの入力方向や空白のセルの解消など、いくつか注意しておきたいポイントがあります。ここでは、エクセルで顧客管理用のデータを作成する際に押さえておきたい5つのポイントと注意点を解説します。

データの入力は縦方向に統一する

エクセルで顧客管理を行う際は、データの入力を縦方向に統一して行うことが大切です。各顧客情報を行ごとに配置し、列には顧客の属性や情報項目を割り当てましょう。

データ構造の一貫性を維持することで、データの追加、編集、検索が容易になり、フィルタリングやソートなどの機能も効率的に使用できます。

空白のセルや行間が残らないように注意する

顧客データをエクセルに入力する際は、空白のセルや行が残らないように注意しましょう。空白のセルや行は、データの解析や集計時に誤った結果を引き起こす可能性があります。

データを整理し、必要な情報が連続して入力されているかどうか確認し、空白がある場合は適宜調整することが求められます。

セキュリティ対策に配慮する

顧客情報は機密性が高いため、セキュリティ対策への配慮が必要です。エクセルファイルにパスワードを設定する、ファイルの暗号化を行う、アクセス権限を厳密に管理するなど、顧客データを保護するための取り組みを実施しましょう。定期的にバックアップを取ることで、不意の事故によるデータの損失リスクを低減できます。

データ項目を最適化する

顧客管理を効率的に行うためには、データ項目を最適化することが重要です。必要最低限の情報のみを記録し、不要なデータ項目は定期的に削除することをおすすめします。顧客情報を分類するための項目を設定と、データの分析や活用に役立ちます。データ項目の見直しと最適化を定期的に行うことで、顧客管理の効果を高められます。

運用方法をルール化する

エクセルで顧客管理を行う際は、データの入力方法、更新頻度、バックアップの取り方などの運用方法を明確にルール化することが重要です。これにより、データの整合性を保ち、複数の担当者が関わる場合でも一貫したデータ管理が可能になります。

運用ルールを文書化し、関係者全員で共有することで、効率的かつ安全な顧客管理を実現できます。

エクセルで顧客管理をするデメリット

エクセルで顧客管理を行うことには、メリットもあれば、デメリットもあります。両方の側面を理解した上で、エクセルをうまく活用して効率的な顧客管理を行うことが大切です。

ここでは、代表的な3つのデメリットについて解説します。

データの上限数が決められている

エクセルでは、シートごとにデータの上限数が決められており、最新のバージョン（※2024年2月20日時点）では約104万行までとなっています。そのため、莫大な顧客データを管理する現場ではデータ量が不足するケースがあり、上限を超えた場合は新しいシートを作成しなければなりません。

データの上限数の制約は、顧客データベースを拡大してマーケティングに活かしたい企業にとっては、管理の煩雑さを招く可能性があります。

データ分析には向かない

エクセルは基本的なデータ管理や簡単な分析には適していますが、複雑なデータ分析や高度な統計処理には向いていません。

特に大規模なデータベースに対する高度な分析を行う場合、エクセルの機能だけでは限界があり、データ分析専用のソフトウェアに比べると単純な分析のみに限られる点はデメリットです。

管理が煩雑になりやすい

顧客データが増えるにつれて、エクセルでの管理は煩雑になりがちです。データの整合性を保つためには定期的な手動でのチェックや更新が必要になりますが、大量のデータ管理は担当者にとって大きな負担になり得ます。

他にも、複数のユーザーが同時にデータを編集する場合、バージョン管理やデータの競合が生じる可能性があり、管理を複雑化させる原因にもなります。

エクセル以外の顧客管理方法ならCRMがおすすめ

エクセル以外の顧客管理方法なら、効率的に顧客管理をサポートしてくれるCRMがおすすめです。ここでは、おすすめの2種類のCRMを紹介します。

Salesforce Cloud

Salesforce社が提供するSales Cloudは、顧客データの整理や営業プロセスのサポートに特化したCRMソリューションです。商談の追跡管理や収益の見積もりなど、営業活動の効率化を実現できます。

他にも、顧客関連情報の整理、活動履歴の記録、業務プロセスの自動化をワークフロー機能でサポートしてくれます。収益予測の機能面では、AIを活用して商談の進行状況や成果の分析を行い、データに基づく精度の高い決定を支援します。

参考：AIを駆使したセールスソリューション＆ソフトウェア—営業向けSalesforce

HubSpot CRM Suite

HubSpotは、マーケティング、営業、カスタマーサービス、ウェブサイト管理、オペレーションを統合したCRMプラットフォームです。中小企業やスタートアップ企業に向けに使いやすさと豊富な機能を提供し、新規顧客獲得からアウトリーチの自動化までをサポートしています。

ひとつのプラットフォーム上でマーケティング業務をシームレスに連携でき、ビジネスの成長に合わせて拡張も容易です。全ての製品が同一のCRMデータベースに基づき、直感的な操作性と拡張性を兼ね備えています。

参考：中小企業向けのStarter CRM Suite | HubSpot（ハブスポット）

エクセルの機能を効果的に活用して日々の顧客管理に役立てよう

エクセルでの顧客管理は、業務の効率化だけでなく、効果的なマーケティングによる顧客満足度の向上にも貢献します。エクセルは、操作に慣れている方も多いソフトウェアであることから、導入もしやすく、顧客管理を効率化したい方にとっておすすめです。

本記事でも紹介したエクセルの便利な機能も活用しながら、顧客情報を正しく分析し、日々の顧客管理業務に役立てましょう。

• 監修：坪 義生（社会保険労務士）

  じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。