• 作成日 : 2026年3月26日

ワードでラベル印刷をするには？エクセルの差し込み印刷で宛名ラベルを作る設定方法

ワード（Word）でラベル印刷をするには、「差し込み文書」機能を使って市販のラベル用紙に合わせた枠を作成し、エクセル（Excel）のデータを流し込むのが最も効率的だといえるでしょう。

手入力で一つずつ宛名を作成すると手間がかかりますが、テンプレート設定と差し込み印刷を組み合わせることで、複数ラベルの一括作成が劇的に楽になるかもしれません。

本記事では、A-ONEなどのメーカー品番を使ったラベル枠の作成方法から、エクセルデータとの連携手順まで詳しく解説します。

ワードでラベル印刷をする基本的な設定方法とは？

ワードでラベル印刷をするには、「差し込み文書」タブの機能を使って、使用する市販のラベル用紙（A-ONEなど）の規格に合わせた枠を作成します。

用紙のサイズやシールの配置は製品ごとに異なるため、ワード内に登録されているメーカー品番を呼び出すことで、自分でミリ単位の余白設定を行う手間を省くことができます。

STEP1：差し込み文書タブからラベルオプションを開く

まずは、ワードのメニューからラベル作成専用の設定画面を呼び出します。

白紙の文書を開いた状態で、画面上部のリボンにある「差し込み文書」タブをクリックします。次に、「作成」グループの中にある「ラベル」を選択してください。すると「宛名ラベル作成」というダイアログボックスが表示されるので、下部にある「オプション」ボタンをクリックします。

STEP2：メーカー（A-ONEなど）と製品番号を選択する

お手元にある市販のラベル用紙のパッケージを確認し、メーカー名と製品番号（品番）をワード上で指定します。

「ラベルオプション」画面が開いたら、「ラベルの製造元」のプルダウンメニューから「A-ONE」や「KOKUYO」などのメーカーを選択します。続いて、その下にある「製品番号」のリストから、パッケージに記載されている品番（例：28171など）を探してクリックし、OKを押します。

STEP3：ラベル枠（テンプレート）を作成する

製品番号を指定したら、実際の作業画面にラベルの枠線（テンプレート）を配置します。

「宛名ラベル作成」のダイアログボックスに戻ったら、「新規文書」というボタンをクリックします。これで、画面上に指定したラベルシールと同じ配置の枠線（点線）が表示された新しい文書が作成され、文字を入力できる状態になります。

引用：ラベルを作成して印刷する｜Microsoft サポート

エクセル（Excel）のリストを使って複数ラベルに差し込み印刷するには？

複数の取引先や顧客に向けた宛名ラベルの作り方としては、エクセル（表計算ソフト）で作成した住所録データをワードに読み込ませる「差し込み印刷」が最適だといえるでしょう。

この機能を使えば、数十件から数百件の宛名情報を一瞬ですべてのラベル枠に自動配置できるため、手作業による入力ミスを完全に防ぐことができます。

STEP1：宛名データとなるエクセルファイルを用意する

差し込み印刷を成功させるには、読み込ませるエクセルのデータ構造が正しく整理されている必要があります。

エクセルの1行目には必ず「会社名」「氏名」「郵便番号」「住所」といった見出し（列の名前）を入力しておきます。2行目以降に実際のデータを入力し、ファイルをわかりやすい場所（デスクトップなど）に保存して閉じておきます。

STEP2：ワードの差し込み印刷で宛名リストを読み込む

先ほど作成したワードのラベル枠テンプレートの画面から、エクセルの住所録を紐付けます。

差し込み文書タブを開き、「宛名の選択」から「既存のリストを使用」をクリックします。ファイル選択画面が開くので、STEP1で保存したエクセルファイルを選択して開きます。テーブルの選択画面が出たら、データが入っているシート（通常はSheet1）を選び、OKをクリックします。これでワードとエクセルの連携が完了します。

STEP3：最初のラベルに項目を配置する

連携が完了したら、用紙の左上にある最初のラベル枠内に、エクセルのどのデータをどこに配置するかを指定します。

左上の枠内をクリックしてカーソルを合わせ、差し込み文書タブの「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。リストから「郵便番号」「住所」「会社名」「氏名」などを順番に選んで挿入していきます。挿入したフィールド（例：«氏名»）の後ろにキーボードで「様」を手入力するなどして、レイアウトを整えます。

STEP4：すべてのラベルに反映させて印刷する

最初の1枠のレイアウトが完成したら、その配置ルールを残りのすべてのラベル枠に一括でコピーします。

差し込み文書タブにある「複数ラベルへの反映」というボタンをクリックします。すると、画面上のすべての枠に同じフィールドがコピーされます。その後、「結果のプレビュー」をクリックすると、実際の宛名データが流し込まれた状態を確認できます。問題がなければ、「完了と差し込み」から「文書の印刷」を選んでプリンターに出力します。

ラベル枠の線が表示されない・文字がずれる原因と直し方は？

ラベル枠を作成したのに画面に線が見えない場合や、印刷するとシールの枠から文字がずれてしまう場合は、ワードの表示設定と段落の余白設定を見直す必要があります。

ワードのラベル枠は実際には「表」の機能を使って作られているため、表の編集知識を応用することでほとんどのトラブルを解決できます。

グリッド線を表示してラベル枠を可視化する

ラベルの新規文書を作成した際、画面が真っ白で枠線が見えない場合は、表のグリッド線が非表示になっています。

画面左上にある十字の矢印マーク（表の移動ハンドル）をクリックして表全体を選択します。その後、画面上部に現れる「レイアウト」タブ（表ツール）をクリックし、左端にある「グリッド線の表示」をクリックします。これで点線のラベル枠が画面上に表示され、入力箇所が分かりやすくなります。

余白設定や段落設定で文字位置を微調整する

実際に印刷した際、文字がシールの枠ギリギリになったり上下にずれたりする場合は、段落のインデントや行間隔を調整します。

すべてのセルを選択した状態で、ホームタブの「段落の設定」ダイアログボックスを開きます。「インデント」の左や右の数値を少し増やして左右の余白を作ったり、「行間」を固定値にして上下の幅を調整したりします。

また、プリンター自体の給紙ズレが原因であることも多いため、本番のラベル用紙に印刷する前に、普通のA4コピー用紙に試し刷りをして、ラベル用紙と重ねて透かして確認するのが失敗を防ぐコツだといえるでしょう。

市販のラベル作成専用ソフトとワードはどちらを使うべきか？

ラベル印刷を行う際、ワードの差し込み印刷機能を使う方法のほかに、A-ONEなどが無料で提供している専用のラベル印刷ソフトを利用する方法もあります。

結論から言うと、すでに文書作成でワードに慣れている場合はワードを、直感的なデザイン操作やバーコードの挿入を行いたい場合は専用ソフトを選ぶのが良いといえるでしょう。

ワードを利用するメリットと適した用途

ワードを使う最大のメリットは、使い慣れたオフィスソフトの環境で完結し、新しいソフトをインストールする必要がない点にあります。

社内の住所録がすでにエクセルで管理されている場合、ワードの差し込み印刷との親和性は抜群です。文字だけのシンプルな宛名ラベルや、商品管理用の品番ラベルを大量に連続印刷するような事務作業において、ワードは非常に強力なツールとなります。

メーカー専用ソフトのメリットと活用シーン

一方で、メーカーが提供する専用ソフトは、そのメーカーの用紙型番をすべて網羅しており、ズレが生じにくいという特徴があります。

また、画像やイラストの配置、QRコードやバーコードの生成機能が直感的に操作できるため、デザイン性の高い商品ラベルや、カラーのショップシールを作成したい場合には専用ソフトに軍配が上がります。用途に応じて、文字中心の業務効率化ならワード、デザイン重視なら専用ソフトといった使い分けが推奨されます。

効率的なラベル作成で発送業務をスムーズに進めるために

ワードを利用したラベル印刷は、差し込み文書タブから市販のテンプレートを呼び出し、エクセルのリストと連携させることで、宛名などの複数ラベルを一括で作成できる強力な手段だといえるでしょう。

A-ONEなどのメーカー品番を使ったラベル枠の作成と、差し込み印刷の正しい設定方法を理解すれば、手作業の転記ミスをなくし、大量の発送業務もスムーズに完了できるはずです。日々の業務フローに合わせた効率的なツール連携を取り入れ、生産性の向上に役立ててください。

• 監修：山本 沙織

  大学病院研究室での研究助手を経て、総務・労務・経理とバックオフィス全般に従事。現在オンライン秘書として請求書作成や会計ソフトの導入支援、スケジュール管理やSNS運用まで幅広く対応。現場に即した実務視点を大切にし、正確で信頼性の高い作業を心がけています。保有資格として、給与計算実務能力検定1級、日商簿記検定2級、MOS、Excel、Word他