• 更新日 : 2026年8月17日

引継ぎマニュアルの作り方は？スケジュール表の無料テンプレも紹介

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引継ぎマニュアルは、業務内容や注意点を書き出し、後任者がスムーズに業務を引継げるよう支える資料です。この記事では、引継ぎスケジュール表の無料テンプレートや、記載する項目とエクセルでの作り方、マニュアルを効率よく作成するコツを解説します。後任者にわかりやすく業務を引き継ぎたい方や、引継ぎによる業務の停滞を防ぎたい方は、ぜひ参考にしてください。

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引継ぎマニュアルが求められる理由

引継ぎマニュアルは、業務の工程や注意点を記載したマニュアルです。マニュアルを読んだ人が迷わずに作業を進められるように、事前準備や手順が詳細に記載されています。

引継ぎ内容をリスト化した業務引継ぎ書と実践向けの引継ぎマニュアルの2つがあれば、トラブル発生時や疑問が生じた場合にも慌てずに対処できます。

引継ぎマニュアルを作成する主なメリットは、下記の通りです。

引継ぎが不十分だと、後任者が業務内容を把握するまでに時間がかかります。引継ぎマニュアルがあれば、後任者はスムーズに業務を進められるでしょう。

また、引継ぎを口頭で行う場合、伝え漏れや聞き漏れによるミスが起こりやすくなります。すべての情報を文書として残しておくことで、引継ぎ後に確認のために前任者に連絡を取る必要がなくなります。

業務の引継ぎによって、プレッシャーや不安を感じる後任者は少なくありません。引継ぎマニュアルが正しく機能すれば、後任者の負担軽減と業務品質の維持につながります。

引継ぎスケジュールの無料テンプレート

引継ぎスケジュールを立てることで、引継ぐ業務の全体像をイメージしやすくなります。伝え忘れや聞き漏れの防止にも効果的です。

引継ぎスケジュールの作成には、以下の無料テンプレートの活用がおすすめです。

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引継ぎスケジュール表に記載する項目

引継ぎスケジュール表には、業務名・担当者・予定日・進捗状況・備考を並べるのが基本です。後任者が表を見ただけで、いつ何を教わるのか、どこまで終わっているのかを追える状態を目指します。

列を絞りすぎると進み具合が見えにくくなり、増やしすぎると更新が続かなくなります。まずは上記の項目からはじめ、必要に応じて関連部署や使用ツールの列を足していくとよいでしょう。

エクセルで引継ぎスケジュール表を作る手順

エクセルでは、見出しを作って書式を整え、フィルタと入力規則を設定すれば実用的な表になります。特別な関数を使わなくても、標準機能だけで更新しやすい形に仕上げられます。

条件付き書式を使えば、予定日を過ぎた行に色を付けることもできます。表計算ソフトに不慣れな方が引継ぎを担当する場合は、機能を盛り込みすぎず、入力欄を絞った形にしておくと更新が続きやすくなります。

作成した表を運用するときのポイント

引継ぎスケジュール表は、共有の場所に置いて全員が同じ最新版を見られる状態にしておきます。作って終わりにすると実態と食い違い、引継ぎ漏れが起こりやすくなります。

上司や関係部署も同じ表を見られるようにしておくと、遅れが生じた際に早い段階で人員や期間の調整を相談できます。

引継ぎマニュアルの内容と作り方

引継ぎマニュアルの作成は、業務の全体像の把握から始まります。後任者が迷うことなく業務を引継げるように、必要な項目をしっかり埋めておきましょう。

ここでは、引継ぎマニュアルの作り方と書き方のポイントを詳しく解説します。

業務の全体像と目的

引継ぎマニュアルには、どのような業務を何の目的で行うのかを記載します。後任者に該当業務に関する知識がない可能性もあるため、自社にとっての必要性や社会的意義が伝わるように、簡潔かつ分かりやすくまとめることが大切です。

フローチャートを用いると、業務の開始から完了までの全体像を掴みやすくなります。他社や他部署との関わりが深い業務の場合は、円滑に業務を継続できるようにそれぞれの関係性を記載しておきましょう。

スケジュール

引継ぐ業務を洗い出してスケジュールに落とし込みます。定期的に発生する業務もあれば季節ごとの業務もあるため、年間・月間・週間の3つに分けてスケジュール表を作成しましょう。

業務の引継ぎを効率よく進めるために、業務が発生するタイミングや関係部署が一目で分かる状態にしておきましょう。

業務内容と作業手順

スケジュール表に記載した業務ごとに、事前準備と実際の作業手順を資料にまとめます。ノウハウや注意点も記載することで、引継ぎ後の業務をスムーズに進めやすくなります。

併せて記載すべき項目は、下記の通りです。

パスワードや使用するフォーマットなどが分からないと、作業に遅れが生じるおそれがあります。後任者が迷うことなく作業を進められるように、しっかりと準備しましょう。

対応中の作業や案件

対応中の作業や案件を引継ぐ場合、後任者への負担が大きくなります。できるだけ負担を軽減するには、Excelなどのツールを活用して業務状況を明確化することが大切です。

対応中の作業や案件を把握できるように、下記の内容についてまとめましょう。

業務を途中で引継ぐにあたって懸念点があれば、後任者に確実に伝わるように追記しましょう。

イレギュラー業務・トラブル対応

引継ぎ後にイレギュラーやトラブルが起こった場合、後任者が中心となり対応する必要があります。業務経験が浅いと適切な対策を講じるまでに時間がかかり、問題が大きくなるおそれがあります。早期に問題を解決できるように、トラブル事例や対処法、連絡すべき部署や担当者名などをマニュアルに記載しましょう。

起こりうるイレギュラーやトラブルを事前に知ることで、後任者は心構えができるようになります。万が一の場合にも、慌てずに適切な対応を取れます。

資料・データの管理方法

関連資料やデータをすぐに取り出せるように、ファイリングやフォルダ分けをすることが大切です。紙ベースの資料は保管しているキャビネットの棚番号やファイル番号をマニュアルに記載し、データはファイルサーバー名とフォルダ名を記載します。

秘匿性が高い情報を取り扱う場合は、閲覧に鍵やパスワードが必要です。資料・データの閲覧や管理に関するルールも明記しましょう。

社内・社外の情報や連絡先

社内の関連部署や取引先の連絡先をまとめておくと、引継ぎ後の業務をスムーズに進められます。業務内容やトラブル対応の説明の中で連絡先について触れている場合も、すぐに把握できるように連絡先一覧にも必要な情報を記載しましょう。

連絡先の一覧に記載すべき主な内容は、下記の通りです。

業務との関連性も記載すると、連絡を取る優先順位をイメージしやすくなります。

引継ぎマニュアルを作成するコツ

引継ぎマニュアルを作成するコツは、以下の通りです。

引継ぎマニュアルは、誰が引継いでも問題なく作業を完了できるように作成しましょう。質の高い引継ぎマニュアルがあれば、後任者も安心して作業を進められます。

引継ぎスケジュールは無料のテンプレートを活用しよう

業務を引き継ぐ際、引継ぎマニュアル・引継ぎスケジュールは後任者がスムーズに作業を進めるための道しるべとなります。特に、業務内容の属人化を防ぎ、引継ぎ後のミスやトラブルを最小限に抑えるためには、詳細な手順書が必要です。

さらに、引継ぎスケジュールを作成する際には、無料で利用できるテンプレートを活用することで、全体像を簡単に整理し、伝え漏れや聞き漏れを防ぐことができます。

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• 監修：伊藤紗香

  プロライター・校閲者。2019年より地方の新聞社・整理部校閲班にて3年間校閲を担当。政治経済・スポーツ・文化・地域面などさまざまな分野の記事を校閲し、同時期にWeb媒体のライティング・記事校閲にも携わる。現在新聞社での実務経験を生かし、プロのライター・校閲者として業務を担う。