- 更新日 : 2025年2月21日
源泉徴収票を送る送付状テンプレート、例文や書き方を解説
会社から源泉徴収票を退職者や休職者など必要な方に郵送する際、確実に届く方法を選択し、内容が分かりやすいように送付状を添えて送ることが大切です。この記事では、源泉徴収票の送付に関する注意点と、送付状の例文・書き方について解説します。
また、簡単に送付状が作成できる無料テンプレートもご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
目次
源泉徴収票に送付状は必要？
源泉徴収票を郵送する際には、個人宛でも送付状を添えることがビジネスマナーです。送付状には、書類の内容や目的を簡潔に記し、受領者がすぐに理解できるように配慮します。また、連絡先を記載することで、相手が不明点を問い合わせやすくなり、信頼感も高まります。
源泉徴収票を送る送付状の例文
個人宛に源泉徴収票を送る場合の送付状は、会社宛よりも丁寧で親しみやすい表現を使いてもかまいません。宛名にはフルネームに「様」を付けます。内容も簡潔にまとめ、不明点があれば直接担当者へ問い合わせられるよう、連絡先を記載しましょう。
退職者に源泉徴収票を送る送付状の例文（個人宛）
X年X月X日
〇〇〇〇〇様
〇〇〇部
電話：XXX-XXXX-XXXX
Email：XXXXX@XXXXXX
源泉徴収票送付のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
早速ですが、退職後に必要となる下記の書類を送付いたしました。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、書類内容や各種手続きなどご不明な点がございましたら、人事部〇〇〇までお気軽にお問い合わせください。
敬具
記
（同封書類）
・源泉徴収票（令和X年分） 1通
・健康保険資格喪失証明書 1通
以上
一般的な源泉徴収票の送付状の例文（個人宛）
X年X月X日
〇〇〇〇〇様
〇〇〇部
電話：XXX-XXXX-XXXX
Email：XXXXX@XXXXXX
源泉徴収票送付のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
早速ですが、源泉徴収票を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、書類内容や各種手続きなどご不明な点がございましたら、人事部〇〇〇までお気軽にお問い合わせください。
敬具
記
（同封書類）
・源泉徴収票（令和X年分） 1通
以上
源泉徴収票の送付状の無料テンプレート
マネーフォワード クラウドでは、送付状の無料テンプレートをご用意しております。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
源泉徴収票を送る送付状の書き方
源泉徴収票の送付状は1枚にまとめ、相手がすぐに内容を把握できるように心がけましょう。また、不明点について問い合わせしやすいように、連絡先を明記することも大切です。以下の項目を含めることで、伝わりやすい送付状を作成できます。
送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。
- 送付年月日
- 送付先（宛先）
- 差出人情報
- タイトル
- 頭語と結語・挨拶文
- 本文
- 送付内容（記・以上）
①送付年月日
送付状には送付日を記載しておくと、相手側が書類を受領した時期を把握しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。
②送付先（宛先）
送付状には、送付先が誰であるかを明確にするために相手の氏名を記載します。その際、氏名の漢字に誤りがないよう細心の注意を払いましょう。
③差出人情報
送付者の情報（会社名、担当者名、連絡先など）を記載しておくと、相手が不明点を確認したい場合にスムーズに連絡が取れるようになります。
④タイトル
送付状には内容を示すタイトルを付けましょう。「源泉徴収票送付のご案内」や「源泉徴収票送付のお知らせ」など、簡潔で内容が一目で分かる表現がおすすめです。
⑤頭語と結語・挨拶文
送付状の冒頭には「拝啓」などの頭語を用い、文末には「敬具」といった結語で締めくくるのが一般的です。また、挨拶文には相手への配慮を示すための一言や、季節の挨拶を加えると、より丁寧で心のこもった印象を与えられます。例えば、「拝啓 晩秋の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます」「拝啓 日増しに秋も深まってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。」など季節の挨拶と相手の健康を気遣う一言を添えることで、丁寧で温かみのある印象を与えられます。
⑥本文
簡潔に何の書類を送付しているのか、また必要な補足説明や挨拶を添えます。例えば、「源泉徴収票を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」などです。
⑦送付内容（記・以上）
本文の次に、送る書類や内容を箇条書きにします。「記」と書いて「源泉徴収票 1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。
なお、「記」は見出しとして中央揃えに配置し、「以上」は右揃えに配置することで、記書き部分が完結していることを示します。
送付状を郵送する際の注意点
送付状は一番上に添える
源泉徴収票を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。
封筒の裏面には〆マークを書く
封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。
封筒の宛先と差出人を正しく記入する
宛先と差出人の情報を正確に記入します。また、差出人には自社の名称や部署名、担当者名、連絡先を明記しておくことで、書類に不備があった場合にスムーズに連絡を取れるようにします。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
請求書をFAXで送っても問題はない？送付状の書き方も紹介
取引先から「請求書をFAXで送ってください」と言われ、指示通りにして良いか困ってはいませんか。請求書のFAX送付はビジネスマナーとして問題ある行為ではありません。 ただし郵送やメールでの送付が一般的なため、取引先から同意を得た場合に限って行…
詳しくみるFAXの送付状（エクセル）の例文・無料テンプレート
FAXを送る際は、受信者が書類内容と総ページ数を一目で確認できるよう送付状を添えることがビジネスマナーとなっています。適切な送付状を一緒に送ることで、万が一書類の送信トラブルが発生しても、いち早く対応できます。この記事では、個人から会社へF…
詳しくみる返信用封筒を同封したときの送付状の書き方は？テンプレート付きで解説
取引先などに契約書を2部送付し、署名・捺印の後で1部返送してもらう際は、返信用封筒を添えて送付状を書くことがビジネスマナーです。 本記事では、返信用封筒が必要なケースや記載すべき項目を解説し、返信用封筒を送るときの送付状の書き方や例文、便利…
詳しくみる縦書きの送付状の書き方や注意点を解説
請求書や契約書などのビジネス書類を送付する際は、送付状・添え状を同封するのがマナーです。送付状はパソコンで作成するのが一般的ですが、手書きで作成することもできます。その際は、便箋に縦書きで作成しましょう。今回は、縦書きの送付状の書き方や、縦…
詳しくみるご査収の程よろしくお願い申し上げますの意味・例文や送付状の無料テンプレート
「ご査収の程よろしくお願い申し上げます」は、ビジネス文書で使用される丁寧な表現で、主にメールや書類の送付時に使用され、書類や資料の確認をお願いする際に用います。特にビジネスシーンでは、取引先に対して使用することが多い表現です。 この記事では…
詳しくみる病院へ履歴書を送る際の送付状の書き方を解説
病院の求人に応募する際、履歴書などを郵送するのであれば送付状を同封することがマナーとされています。送付状にはどのような書類を送ったか正確に伝える役割もあるため、同封することで先方が書類をチェックしやすくなるメリットもあります。 ここでは病院…
詳しくみる