• 作成日 : 2026年8月17日

取引先が「紙」でも慌てない。電子と紙の混在を解決する、契約管理の『ハイブリッド運用』

電子化が進まない原因は「締結方法」と「管理方法」の混同にある

電子契約を導入しても紙の契約書が残るのは、取引先の対応が遅れているからだけではありません。多くの場合、契約の「締結方法」と、締結後の「管理方法」を同じものとして考えてしまうことが原因です。

たとえ取引先が紙での締結を希望しても、自社内の保管・検索・期限管理まで紙に合わせる必要はありません。

取引先の締結方法に合わせても、自社の管理場所は統一できる

顧客やパートナー企業が従来どおりの書面契約を求めてきたとしても、自社の管理フローまで紙ベースに後退させる必要はありません。締結自体は相手の希望に合わせつつ、その後の「保管・検索・期限管理」は自社のルールで一元化できるからです。

具体的には、紙の契約書をスキャンしてPDF化し、他社サービスで締結したデータと同じ管理場所に集約することで、形式に左右されない体制を整えられます。重要なのは、取引先の締結方法を変えることではなく、自社側で「すべての契約書はここに集める」という管理ルールを先に整えることです。

紙と電子の分散管理は、検索・期限管理・監査対応の負担を増やす

紙と電子の契約書が別々の場所で管理されていると、必要な書類を探すたびに複数のシステムや紙ファイルを確認しなければなりません。その結果、契約内容の確認に時間がかかるだけでなく、更新期限や解約期限の見落としも起こりやすくなります。

また、監査や社内確認の際に、担当者の記憶や手作業の台帳に頼る状態では、契約情報を網羅的に把握しづらくなるでしょう。紙か電子かを問わず、すべての契約情報を同じ管理場所に集約することが、業務効率化とガバナンス強化を両立させる前提となります。

紙と電子の混在管理を解消する3つのアプローチ

それでは、この二重管理の課題をどう乗り越えればよいのか、大きく3つのアプローチから比較してみましょう。

アプローチA：電子契約への一本化を依頼する

取引先にも電子契約への対応を依頼し、締結方法そのものを電子にそろえる方法です。自社内の管理ルールは統一しやすい一方、取引先の環境や社内規程によっては受け入れられず、一部の紙契約が残る可能性があります。

アプローチB：紙と電子を別々に管理する

相手の希望に合わせ、紙と電子を別々の場所で管理し続ける方法です。現在の運用を大きく変えずに済みますが、保管場所が分散したままでは検索・期限管理・台帳更新の手間が残り、二重管理から抜け出せません。

アプローチC：締結方法は相手に合わせ、管理場所だけ統一する

締結方法は相手に委ねつつ、自社に戻ってきたあとの「保管場所」だけを統合する方法です。紙の契約書や他社電子契約のPDFも1つの管理場所に集約すれば、取引先に無理をさせず、自社内では保管・検索・期限管理を一元化できます。

相手に合わせつつ自社を整える「ハイブリッド運用」という選択

紙と電子が混在する企業にとって最も現実的なのは、締結方法は相手に合わせ、管理場所だけを統一するアプローチCでしょう。すべての契約を電子で締結することにこだわらず、締結方法の違いを許容しながら、すべての契約情報を同じ場所で管理できる状態をつくることが重要です。

すべての契約情報を「1つの画面」で管理できる状態とは

締結方法は相手に合わせつつ、自社側の管理場所を統一できれば、紙と電子の違いを意識せずに契約情報を確認できる状態をつくれます。重要なのは、契約書を単に保管するだけでなく、必要なときに探せる、期限を把握できる、担当者に依存せず確認できる状態まで整えることです。

紙・電子を問わず、必要な契約書を探しやすくなる

紙の契約書、他社電子契約サービスで締結したPDF、自社で締結した電子契約が同じ管理画面に集約されていれば、書類を探すたびに複数のツールやキャビネットを確認する手間を減らせます。

取引先名や契約名、契約期間などで検索できる状態にしておくことで、担当者の記憶に頼らず、必要な契約情報へすばやくたどり着けるでしょう。

期限管理や確認作業を担当者任せにしない

契約情報を一元管理できれば、有効期限や更新期限も同じ基盤上で確認できます。これにより、紙の契約書だけ期限管理が抜ける、他社ツールで締結した契約だけ確認が遅れる、といった管理漏れを防ぎやすくなります。

また、契約内容の確認や台帳更新のために、担当者へ都度確認したり、Excelへ手入力したりする負担も減らせます。

紙と電子が混在する環境で目指すべきは、締結方法を無理に統一することではありません。締結後の契約情報を1つの管理場所に集約し、検索・期限管理・確認作業を同じ画面で行える状態をつくることが、ハイブリッド運用の理想形です。

ハイブリッド運用を実現する「マネーフォワード クラウド契約」

紙と電子が混在する契約管理では、締結方法の違いを許容しながら、締結後の管理場所を統一できる仕組みが必要となります。その手段として活用できるのが「マネーフォワード クラウド契約」です。

紙・他社サービス・自社締結分を1つの管理場所に集約できる

マネーフォワード クラウド契約では、自社で締結した電子契約だけでなく、紙の契約書や他社電子契約サービスで締結した契約書PDFもまとめて管理できます。また、他社電子契約サービスで締結した契約書PDFを自動で取り込める特許取得済みの機能により、取引先の締結方法に左右されにくい管理体制の構築が可能です。

このように、紙の契約書をスキャンしたデータも含めて同じ管理画面に集約すれば、複数のツールやキャビネットを探し回る負担を大きく減らせるでしょう。相手の方式に依存せず、保管場所をスムーズに統一できる点が大きな強みです。

AI-OCRで台帳作成の手入力負担を減らせる

契約書を1つの場所に集めても、契約名・取引先名・契約日・更新期限などを手入力で台帳化する運用では、担当者の負担が残ってしまいます。

マネーフォワード クラウド契約では、AI-OCR機能を活用し、紙をスキャンしたPDFや他社サービスの契約書PDFから必要項目の抽出を支援します。これにより、台帳作成の手間を抑えながら、検索や期限管理に活用しやすい状態へ整えることが可能です。

このように、マネーフォワード クラウド契約の導入によって、紙・他社電子契約・自社電子契約を同じ管理場所に集約し、ハイブリッド運用に必要な一元管理の基盤をつくりやすくなるでしょう。

まとめ

紙と電子が混在する契約管理で重要なのは、取引先の締結方法を無理に統一することではありません。相手の希望に合わせて締結しつつ、自社側では紙・他社電子契約・自社電子契約を同じ管理場所に集約する「ハイブリッド運用」が、現実的な解決策となります。

管理場所を統一できれば、契約書の検索、期限管理、台帳更新を同じ画面で行いやすくなり、担当者の負担や確認漏れも防げるはずです。まずは、紙・電子・他社サービスに分散している契約書を洗い出し、自社で管理場所を統一できる仕組みを検討してみてはいかがでしょうか。

• 監修：マネーフォワード クラウド契約

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