• 更新日 : 2026年4月30日

「1枚◯円」の罠。数年後にバックオフィスの予算を圧迫する「従量課金モデル」の盲点

バックオフィスのDXが加速するなか、印紙代の削減や業務効率化を目的として「契約管理システム」を導入する企業が増えています。導入にあたり、多くの企業が魅力的に感じるのが「月額基本料無料・送信1件あたり◯円」といった従量課金モデルではないでしょうか。

確かに、導入初期や契約件数が少ない段階であれば、従量課金はコストパフォーマンスが高く見えます。一方で、成長途上にある自社の将来を見据えたとき、「現在の契約件数だけを基準に判断してよいのか」「将来的にどこまでコストが膨らむのか」「本当に従量課金制のシステムを選択してよいのか」という不安を感じる方も多いはずです。

本記事では、従量課金モデルが将来的に引き起こすコストの盲点と、予算の不透明さを解消してバックオフィスDXを成功させるためのシステムの選び方を解説します。

1. 魅力的に見える「従量課金モデル」の落とし穴

契約管理システムの料金体系はさまざまですが、大きくは「従量課金型」と「定額型」に分けられます。このうち、初期導入時に選ばれやすいのが従量課金型です。多くの企業が従量課金型を選ぶ理由は、スモールスタートを切りやすく、利用実績に応じた支払いが経営陣への説明や決裁において納得感を得やすいためだといえます。

例えば「月に数十件の契約とNDAを結ぶため、1件200円なら月額数千円で済む」といった形で、低価格から利用可能です。このように導入初期のコストを抑えられる点が、システム導入のハードルを下げる要因といえるでしょう。

しかし、企業が成長するにつれて、この前提は崩れてしまいます。従業員数が増えれば雇用契約が積み上がり、取引先が増えれば基本契約や個別契約も増加の一途を辿ります。事業部門が活発に動けば動くほど、バックオフィスには契約業務が舞い込むでしょう。

本来喜ばしいはずの事業成長が、「今月は電子契約の送信数が多いからシステム利用料が跳ね上がる」というバックオフィスの悩みに変わってしまうのです。

2. 契約書は「捨てられない資産」であるという盲点

契約書は締結して終わりではなく、更新条件の確認、監査対応、トラブル時の参照などのために、後々まで検索・確認され続ける文書です。つまり、契約管理の電子化において「契約書は増え続け、捨てられない資産である」という点は、見落とされがちな盲点となります。

契約管理システムのなかには、送信件数だけでなく「データ保管容量」や「保管する契約書の件数」に応じて課金テーブルが上がっていくものも少なくありません。例えば、現在は月に100件の契約を締結していたとしても、5年後には累計数千件から万単位の契約データがシステム上にストックされていきます。特に成長企業では契約件数の増加スピードも加速するため、将来的には膨大な数の契約書をシステムで管理することになります。

過去の契約書を検索・参照するためのデータベースとしてシステムを使い続ける限り、このストックに対する管理コストは膨らんでいく一方です。電子契約の送信数の増加はもちろん、保管コストの増大という側面からも、従量課金モデルを利用する以上、長期的なコスト増加は避けられないといえるでしょう。

3. 解決策：将来の不安を払拭する「契約件数が増えても一定料金のシステム」の採用

従量課金モデルの契約管理システムにおける長期的なコスト増加を回避するには、大きく2つの方法が考えられます。

1.コスト削減のため、一部の契約を紙で管理する

「重要な基本契約だけを電子化し、簡単な覚書やNDAは紙で処理する」という運用ルールを設ける方法です。これにより、契約管理システム上で管理する契約件数を削減でき、コスト抑制につながります。

しかしながら、こうした運用には無視できない課題も伴います。まず、現場では「この取引は紙と電子のどちらで進めるべきか」という確認の手間が発生します。また、一部を紙での運用に戻せば、せっかく削減したはずの「印紙代」や「封入・郵送作業」も再び増加しかねません。

さらに懸念されるのが、電子と紙が混在することで、過去の契約書を探し出す際に「システムとキャビネットの両方を確認する」という二度手間が生じる点です。例えば、現在は月に100件の契約を締結していたとしても、5年後には累計数千件から万単位の契約データがシステム上にストックされていきます。特に成長企業では契約件数の増加スピードも加速するため、将来的には膨大な数の契約書この状態はコンプライアンス上のリスクにも直結します。管理媒体が分かれることで、契約の更新期限の見落としや、原本の紛失・未回収といった事態を招きやすくなるのです。

目先のシステム利用料を抑えるために担当者の貴重な時間を奪い、新たなリスクを生じさせてしまうことは、契約管理システムを導入する本質的な目的と逆行する選択といえるでしょう。

2.従量課金ではないシステムを選択する

もう一つの選択肢は、契約件数が増えてもコストが変動しない料金体系のシステムを採用することです。この選択のメリットは、将来のコストが可視化され、予算の不透明さが解消される点にあります。システム利用における制限をかける必要がなくなるため、少額の取引や社内の些細な誓約書であっても、躊躇なくすべての契約を電子化できるようになります。

4. 料金が一定の契約管理システムを採用する効果

契約件数によらず料金が一定であるシステムを採用することで、バックオフィスの景色は以下のように変わります。

このように、料金が一定のシステムを採用すれば、コストを気にせず積極的に契約書の電子化を推進できます。

5. 「送信料・保管料が0円」であるマネーフォワード クラウド契約

将来のコスト増加や予算の不透明さを回避するには、送信料や保管料を気にせず利用できるサービスが有力な選択肢となります。

あらゆる契約書をコストの不安なく電子化する基盤として活用できるのが「マネーフォワード クラウド契約」です。マネーフォワード クラウド契約は、電子契約の送信料、契約書の保管料がいずれも0円に設定されています。利用人数に応じた料金体系を採用しているため、企業の成長に伴って契約書が急増した際でも、予算管理がしやすい点が大きな特徴です。

さらに「マネーフォワード クラウドAI契約書レビュー」を併用すれば、定型的な契約書のチェックをAIが自動でサポートします。法務担当者の負担を軽減し、スピーディーかつ安全な契約締結を実現できるようになります。

まとめ

契約書は、企業の成長とともに確実に増え続ける資産です。たとえ現時点での契約数が少ないからといって、短期的な視点のみで従量課金システムを選択することは、将来的な負債を抱えるリスクにつながりかねません。

従量課金によるコストの不透明さや予算超過リスクを取り除き、安心して全社のDXを進めるためには、契約件数によらず一定料金で利用できるシステムの選択が有効です。送信料・保管料を気にせず使える「マネーフォワード クラウド契約／クラウドAI契約書レビュー」は、コストの不安を解消しつつ、契約管理の効率化を実現する有力な選択肢となります。

• 監修：マネーフォワード クラウド契約

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