• 更新日 : 2026年9月17日

ホワイトボードでタスク管理・スケジュール管理するには？作り方とコツ

ホワイトボードを使ったタスク管理やスケジュール管理は、工程が動きやすい建設業や少人数の会社で今も広く使われています。マーカー1本で直せて、通りかかった人が同じ内容を見られる手軽さがあるためです。

この記事では、管理表の作り方と運用のコツ、離れた人への共有方法、エクセルへ移す手順までをまとめました。エクセル版のタスク管理表テンプレートも無料で配布しています。

タスク管理（エクセル）のテンプレート

テンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

無料でダウンロードする

ホワイトボードでタスク管理・スケジュール管理するメリット・デメリットは？

メリットは、その場で直せる速さと、全員の目に入る一覧性です。反対に、消した内容が残らないことと、離れた人に届かないことが弱点になります。

メリット：予定が変わってもその場で書き直せる

ホワイトボード最大の強みは、変更をその場で反映して次の行動につなげられる速さです。

建設業の工事や飲食店のシフト、介護の訪問予定は、天候や資材の遅れ、急な欠員で段取りが変わります。ツールで直す場合はパソコンを開き、該当する予定を探し、日付を入れ直すという手順が挟まりますが、ホワイトボードなら消して書くだけです。

朝礼の場で全員が見ている前で直せるため、伝え忘れも起きにくくなります。ボードとマーカー代だけで始められるので、合わなければやめられる気軽さもあります。

メリット：通りかかった全員が同じ内容を目にする

壁に貼り出したボードは、誰かが開かなくても情報が目に入る掲示物の役目を果たします。

チャットやアプリは、本人がアプリを開かないと内容が届きません。事務所の出入り口や休憩室に置けば、出社と退社のたびに自然と視界に入ります。パートやアルバイト、協力会社の職人など、社内アカウントを持っていない人にも同じ内容が伝わります。

デメリット：消した内容は残らず、後から振り返れない

上書きを前提にした道具なので、誰がいつ何を担当したのかを後から追えません。

トラブルが起きたときの経緯確認や、作業時間の集計、請求の根拠に使う材料が手元に残らないということです。書ける量もボードの面積が上限になるため、案件が増えると文字が小さくなり、変更した理由などの補足は書ききれなくなります。

デメリット：その場にいない人には内容が届かない

直行直帰や在宅勤務が混ざると、ボードの前に立てない人が出てきます。

現場へ直行する職人、外回りの営業、自宅で作業する事務担当が該当します。写真の共有で補う方法はありますが、撮影と送信を誰かが毎日担う手間が生じます。共有のやり方は記事の後半でくわしく説明します。

ホワイトボードのタスク管理・スケジュール管理表はどう作る？

縦軸と横軸を決めて枠を引き、動かせる形でタスクを貼り、記入ルールを添える、という順で作ります。ここを最初に決めておくと、後からエクセルへ移すときも同じ形をそのまま引き継げます。

縦軸に担当者、横軸に日付を置いて枠を引く

誰の手が空いているかを見たいなら、縦に担当者、横に日付を並べる形が扱いやすくなります。

何を見たいかによって、置くべき軸は変わります。目的別の組み合わせは次のとおりです。

枠線はマーカーで引くと本文を消すときに一緒に消えてしまうので、ラインテープで引いておきます。

予定表として使うなら横軸を1か月に伸ばす

数週間かかる仕事を扱うなら、横軸を1か月分に広げて工程を線で結ぶ形にします。

日単位のタスク一覧は「今日やること」を見るのに向きますが、着手から完了まで日数がかかる仕事では前後関係が見えません。横軸を1か月に伸ばし、開始日から終了日までをマグネットバーやテープで結ぶと、どこが遅れると後ろが押すのかが分かります。月末や請求の締め日など、動かせない日付は先に赤で入れておきます。

タスクはマグネットや付箋にして動かせるようにする

ボードに直接書かず、マグネットシートや付箋に書いて貼ると、日程変更のたびの書き直しがなくなります。

予定がずれたら貼り替えるだけで済み、担当者ごとに色を変えれば、誰に仕事が偏っているかも見えます。付箋は湿気や風で落ちることがあるため、屋外に近い場所や搬入口の近くではマグネットのほうが向いています。

記入ルールを決めて書き方をそろえる

完了の印と日付の書き方を先に決めておくと、読み手が迷わなくなります。

ルールがないと、完了の印が「済」「〇」「完了」と混ざり、期限が「15」「15日」「6/15」と混ざります。記入例を1枚印刷してボードの端に貼っておけば、新しく入った人もすぐ書き方に合わせられます。担当者名をフルネームで書くか苗字だけにするかも、あわせてそろえておきます。

ホワイトボードでのタスク管理・スケジュール管理を続けるコツは？

色を絞り、更新する人と時間を決め、終わったものを毎日片づける。この3つで運用が止まりにくくなります。加えて、置き場所も定着を大きく左右します。

色分けは3色までにとどめる

色の意味を増やすほど覚えられなくなるため、3色ほどに絞ると定着します。

たとえば黒を通常、赤を遅れているもの、青を完了と決め、凡例をボードの端に書いておきます。担当者ごとに色を割り当てる方法もありますが、人数が4人を超えると見分けがつかなくなるので、担当は名前の欄で分け、色は状態を示す役目に回します。赤は細いペンだと離れた場所から読みにくいため、太字のマーカーを選びます。

更新する人と時間を決める

朝礼の後と終業前など、書き換える時間を固定すると書き漏れが減ります。

「気づいた人が直す」という運用にすると、結局誰も直さなくなります。1日2回の更新担当を輪番で決めます。当番表もボードの隅に書いておくと、休みや引き継ぎのときに迷いません。

終わったタスクは毎日はがして完了欄に移す

片づけを毎日の作業に入れておくと、書く場所がなくなって使われなくなる状態を避けられます。

完了したマグネットや付箋をそのまま置いておくと、残っている仕事が埋もれます。ボードの右端に完了欄を作り、終わったものをその日のうちに移し、週末にまとめてはがす形にします。1週間でどれだけ片づいたかが見えるので、朝礼で振り返る材料にもなります。

置き場所は人が必ず通る場所にする

見てもらえるかどうかは、書く内容より置き場所で決まります。

会議室の中や書庫の壁など、用がないと行かない場所に置くと、更新も閲覧も止まります。出入り口、タイムカードの横、休憩室の入り口など、1日に何度も通る場所を選びます。高さは立ったまま書ける位置に合わせ、目線より上は読み飛ばされるので使いません。

ホワイトボードの内容を離れた場所にいる人と共有するには？

書き換えたボードをスマートフォンで撮り、チャットやLINEに送るのが一番手軽な方法です。撮り方と送る時間を決めておけば、どれが最新なのか分からなくなる混乱も防げます。

更新のたびに写真を撮ってチャットに送る

今の書き方を変えずに済むので、遠隔の共有だけを解決したいならこの方法で足ります。

朝礼の後に1枚撮り、グループへ送るだけです。現場へ直行する職人も、移動中にスマートフォンで確認できます。送り先は案件ごとのグループに分けず、関係者全員が入っているグループに寄せると、あとから探す手間が減ります。

撮り方を決めて読みやすい写真にする

正面から、ボードの四隅が入る位置で撮ると、拡大しなくても読める写真になります。

斜めから撮ると端の文字がゆがみ、蛍光灯の光が映り込むと一部が白く飛びます。撮影する立ち位置に床テープで印をつけておけば、誰が撮っても同じ画角になります。ボードの左上に日付欄を作り、そこを書き換えてから撮る習慣にすると、写真だけでいつの状態なのかが伝わります。

送る時間と担当を決めて最新版が分かるようにする

送る時間を固定しておけば、受け取る側もどれを見ればよいか迷いません。

1日に何度も送ると、どの画像が最新なのか分からなくなります。朝と夕方の2回に絞り、急ぎの変更だけそのつど送る形にします。

ただし、写真は後から探す用途には向きません。「先週の木曜はどうなっていたか」をさかのぼる場面が増えてきたら、エクセルへ移す合図になります。

ホワイトボードのタスク管理をエクセルでデジタル化するには？

ボードの枠をそのまま行と列に置き換えて作ります。履歴と集計を残せるようになり、離れた場所にいる人も同じ表を見られます。

ボードの枠をそのまま行と列に置き換える

縦軸の担当者を行、横軸の日付を列に移せば、見た目を変えずに移行できます。

見慣れた並びのまま移せるので、使い方の説明にも時間がかかりません。1行1タスクの一覧形式にしておくと、並べ替えや絞り込みで自分の担当分だけを表示することもできます。いきなり切り替えず、1週間ほどボードと併用して書きにくいところを直してから移ると、途中で戻る失敗が減ります。

入れる項目は6つに絞る

入力する列が多いほど更新されなくなるため、まず次の6項目から始めます。

進捗を3段階に絞るのは、5段階以上にすると「半分終わった」の判断が人によって変わり、集計の意味が薄れるためです。

入力規則と条件付き書式で更新の手間を減らす

選択式のリストと自動の色付けを入れておくと、入力にかかる時間が短くなります。

データの入力規則で進捗欄をプルダウンにすれば、表記のずれが起きず、後から件数を数えられます。条件付き書式では、期限が今日より前で未完了の行を赤、3日以内に迫っている行を黄色にしておくと、ボードで色分けしていた感覚のまま使えます。COUNTIF関数を使えば、担当者ごとの未完了件数も自動で出せます。

複数人で使うならスプレッドシートにする

同時に書き込む人がいるなら、エクセルよりスプレッドシートのほうが向いています。

誰かがファイルを開いていると編集できない、という待ち時間がなくなります。スマートフォンからも見られるため、写真を送る作業そのものが不要になります。

閲覧だけの人と編集できる人を分けて共有すれば、誤って消してしまう事故も減らせます。変更履歴が自動で残るので、誰がいつ書き換えたのかも後から確かめられます。

テンプレートを使えばゼロから作らずに済む

必要な列と書式が入った雛形を使えば、その日から入力を始められます。

マネーフォワード クラウドでは、タスク管理に使えるエクセルのテンプレートを無料で配布しています。まずはそのまま使い、自社に不要な列を削っていくと、項目を作りすぎずに済みます。

タスク管理（エクセル）のテンプレート

テンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

無料でダウンロードする

管理する仕事が増えてきたら次に何をする？

表の行が増えて更新が追いつかなくなったら、管理の細かさを変えるか、記録の置き場所を移すかの2つに分かれます。人を増やす前に、まず書き写しの回数を減らします。

通知や担当の入れ替えが多いならタスク管理アプリに移す

期限前の連絡や担当変更が頻繁に起きるなら、アプリのほうが手間が少なくなります。

期限が近づいたときの自動通知、担当を変えた記録、案件ごとのやり取りをまとめて残せます。カードを列から列へ動かすカンバン形式なら見た目がボードに近いため、書き方を大きく変えずに移せます。

工程が長い案件は工程表やガントチャートに切り替える

着手から完了まで数週間かかる仕事は、日単位の一覧より工程表のほうが見通しが立ちます。

数か月におよぶ工事や開発では、前の作業が終わらないと次に進めない、という前後関係が生まれます。ガントチャートにしておけば、1つの遅れがどこまで影響するのかを線の重なりで確かめられます。

同じ内容を何度も書き写しているなら記録の入口を1つに寄せる

ボード、日報、請求書へ同じ内容を書き写しているなら、仕組みを見直す時期です。

書き写しは時間がかかるうえ、写し間違いも生みます。勤怠や原価、請求につながる情報は、最初からその形式で記録しておくと後の工程が軽くなります。使っているバックオフィスのシステムと連携できるかどうかも、あわせて確かめておきます。

ホワイトボードのタスク管理とスケジュール管理は使い分けで活きる

ホワイトボードでの管理を続けるコツは、色を3色までに絞り、更新する人と時間を決め、終わったものを毎日片づけ、人が必ず通る場所に置くことです。作るときは縦軸と横軸を決めて枠を引き、タスクをマグネットや付箋にして動かせるようにしておけば、後から形をそのまま引き継げます。

離れた場所にいる人へは、正面から撮った写真を時間を決めて送ります。さかのぼって探す場面が増えてきたら、ボードの枠を行と列に置き換えてエクセルやスプレッドシートへ移す時期です。記載する項目は6つ程度に絞り、必要な列がそろったテンプレートから手をつけると、作り込みすぎずに始められます。

• 監修：千葉 清美（日商簿記1級/建設業経理士1級）

  日商簿記1級・税理士科目（簿記論・財務諸表論）の確かな会計理論と、経理実務での決算・税務申告経験を兼ね備える。システム部門での業務効率化ツールの開発経験を活かし、会計・税務の知識に裏打ちされた、実効性の高い業務効率化支援を行っている。建設業経理士1級保有。