• 作成日 : 2026年9月17日

備忘録を書き留めるには？アプリの選び方と書き方のコツ

備忘録を書き留める方法は、紙のノートから専用のアプリまで幅広く、目的によって向き不向きが分かれます。ただ、どれを使っても書いたきり見返さない状態になれば意味がありません。この記事では、備忘録アプリを含めた書き留め方の選択肢と、代表的なアプリ、選ぶときの判断基準、そして続けるための書き方までをまとめて解説します。

備忘録を書き留めるにはどんな方法がある？

備忘録を書き留める方法は、紙のノート、端末の標準メモ機能、チャットの自分宛スレッド、専用アプリに大きく分かれます。なお備忘録は、後から自分が思い出すために残す記録です。会話をその場で書き取るメモや、やるべきことを並べたToDoリストとは残す目的が違い、読み返す前提で書く分だけ置き場所の選び方が結果を左右します。

紙のノートは書き始めるまでが最も速い

紙のノートは電源も起動もいらないため、思いついた瞬間に書き出せます。ペンを走らせるだけで図や矢印を自由に描き込めるので、打ち合わせ中に話が飛んでも追いつけます。

一方で、冊数が増えるとどのノートのどのページかを探す手間がかかります。紛失の心配もあり、書いた内容を同僚に渡すには写真を撮るか書き写すかの一手間が必要です。その場の記録に強く、蓄積と共有に弱い方法だと考えてください。

端末に標準搭載のメモ機能はすぐ使える

iPhoneの「メモ」やWindowsの「付箋」は、追加のインストールなしで今日から使えます。AndroidであればGoogle Keepが標準で入っており、いずれもアカウント登録の手間がありません。同じメーカーの端末同士なら自動で同期されるため、スマホで書いた内容をパソコンで開けます。

ただし、iPhoneの「メモ」はWindowsパソコンとの相性がよくないなど、OSをまたぐと同期が途切れます。会社支給のパソコンと私用のスマホでOSが違う場合、この点で行き詰まりやすくなります。

チャットの自分宛スレッドは共有に切り替えやすい

SlackやTeams、LINEの自分だけのトークに書き込む方法は、そのまま人に渡せる点が強みです。業務中に開きっぱなしのツールなので、別のアプリを立ち上げる必要がありません。書いた内容をコピーして関係者のチャンネルに貼れば、備忘録がそのまま共有情報になります。

反面、新しい発言から順に流れていく仕組みのため、古い記録ほど埋もれます。長く残したい手順書のような内容には向かず、その日のうちに使い切る記録に絞るのが現実的です。

専用の備忘録アプリは検索と整理に強い

備忘録アプリは、増え続ける記録を後から探し出す仕組みが整っています。キーワード検索に加えて、タグやフォルダ、色分けでの分類に対応したものが多く、数百件たまっても目的の記録にたどり着けます。

写真やファイルを貼り付けられるため、現場で撮った画像と説明文を1か所にまとめることも可能です。導入には初期設定の時間がかかりますが、月単位で見返す記録が多いなら、その手間を上回る効果が出ます。

備忘録には何を書き留める？

備忘録に残すのは、時間が経つと思い出せなくなる情報です。日付や数字のように後から調べ直せる事実よりも、そのときの判断や経緯のほうが優先度は高くなります。

業務の手順とつまずいた箇所を書く

年に数回しか発生しない業務ほど、手順とつまずいた箇所を書き残す価値があります。月次の締め処理や年末調整のように間隔が空く仕事は、次に取りかかるころには手順を忘れています。画面のどのボタンを押したか、どのファイルを開いたかを箇条書きにしておけば、次回は迷わず進められます。

あわせて「ここで一度エラーが出た」「承認をもらうのに3日かかった」といった引っかかりも書いておきましょう。正式な手順書には載らない情報で、次回のスケジュールを組むときに効いてきます。

決定事項は決めた理由とセットで残す

決まった内容だけを書くと、数か月後になぜそうしたのかがわからなくなります。「A案に決定」とだけ残っていても、B案を外した理由が抜けていれば、同じ議論を最初からやり直すことになります。

誰の意見でその結論になったか、どんな条件が前提だったかまで添えておきます。取引先とのやり取りであれば、先方の担当者名と発言の要旨も書いておくと、担当が代わったときの引き継ぎ資料としてそのまま使えます。

期限のある依頼は依頼元まで書く

依頼内容だけでなく、誰からいつ受けた依頼かを一緒に書き留めます。口頭やチャットで受けた依頼は記録が残りにくく、期限が近づいてから内容があいまいになりがちです。

「4月10日、営業部の田中さんから、来週金曜までに見積書の雛形を修正」のように、依頼元と受けた日、期限をそろえて書けば、確認したいときにすぐ連絡できます。抱えている仕事の優先順位を組み替えるときの判断材料にもなります。

代表的な備忘録アプリにはどんなものがある？

ここでは業務で使われることの多いアプリを取り上げます。いずれも無料で試せるので、書き味を比べてから決めるとよいでしょう。

Google Keepは付箋感覚の短いメモに向く

Google Keepは、思いついたことを1行書いて閉じるまでの動作が最も軽いアプリです。作成したメモは付箋のように一覧表示され、色分けとラベルで整理できます。日時や場所を指定したリマインダー通知にも対応しており、会社に着いたら確認したい事項を知らせる、といった使い方が可能です。

Googleアカウントがあれば無料で使え、GoogleドキュメントやGoogleカレンダーとも連携します。ただしフォルダによる階層分けがないため、長文や資料の蓄積には向きません。

OneNoteは階層をつくって蓄積できる

OneNoteは、ノートブックからセクション、ページへと階層をたどって情報を仕分けできます。部署、案件、日付のように階層を決めておけば、記録が増えても全体の構造が崩れません。ページ内は自由にレイアウトでき、文章の横に画像を並べたり、手書きで書き込んだりもできます。

Microsoftアカウントがあれば基本機能を無料で利用でき、WordやExcelとの行き来もスムーズです。自由度が高い分、最初に分け方のルールを決めておかないと散らかりやすくなります。

Evernoteは資料ごと保存したい場合に使う

Evernoteは、PDFや名刺、Webページの切り抜きまでまとめて1か所に保存できます。画像内の文字を読み取って検索の対象に含める機能があり、撮影した書類からもキーワードで探せます。

テンプレート機能を使えば、議事録やToDoリストの型を呼び出して書き始められるため、毎回同じ項目を打ち直す必要がありません。ただし無料プランは保存できるメモ数や同期できる端末数に上限があるため、業務で本格的に使うなら有料プランが前提になります。

Notionは情報を構造化して管理できる

Notionは、備忘録を一覧表やボード形式に組み替えて管理できます。記録に担当者や期限、対応状況といった項目を持たせられるので、備忘録とタスク管理を1つの画面にまとめられます。ページの中にページを作れるため、案件ごとの情報を入れ子で整理することも可能です。

一方で、ブロックやデータベースといった独自の考え方を覚える必要があり、書き始めるまでの準備に時間がかかります。思いついたことをすぐ書く用途だけなら過剰になりやすいツールです。

備忘録アプリはどう選ぶ？

選ぶときに見るのは、入力の速さ、探しやすさ、同期、共有、料金です。すべてを高い水準で満たすアプリはないため、自分の使い方に照らして優先順位をつけましょう。

起動から入力までの手数が少ないものを選ぶ

アプリを開いて文字を打ち始めるまでが3タップを超えると、書く習慣が途切れます。備忘録は今すぐ書かないと忘れる場面で使うため、立ち上がりの速さがそのまま記録の量に響きます。ホーム画面に置くウィジェットや、ロック画面から起動できる機能があるかが目安になります。

先に挙げたアプリのなかではGoogle Keepが最も手数が少なく、Notionは初期設計を終えるまでに時間がかかります。多機能なアプリほど画面上の選択肢が増え、書き出すまでの迷いも増える点に注意してください。

キーワード検索とタグ分けの精度を見る

半年前の記録を10秒で見つけられるかどうかが、備忘録アプリの実力を分けます。検索窓があるだけでは足りません。

複数のキーワードで絞り込めるか、タグやフォルダと組み合わせられるかまで見ておきます。Evernoteのように画像内の文字まで探せるものもあれば、入力した文章だけが対象のものもあります。試用の段階であえて20〜30件ほど記録を作り、目的の1件を探す時間を測ってみるのが確実です。

使う端末すべてで同期できるか確認する

会社のパソコンと私用のスマホでOSが違うなら、両方に対応したアプリを選びます。iPhoneの「メモ」やWindowsの「付箋」のような標準機能は、同じOSの中では快適でも、OSをまたぐと使えないことがあります。

Google Keep、OneNote、Evernote、NotionはいずれもiOSとAndroid、パソコンのブラウザに対応しており、端末の組み合わせを選びません。あわせて、電波の届かない場所でも書けるか、つまりオフラインでの入力に対応しているかも押さえておきたい点です。

業務利用は共有範囲と権限を設定できるものにする

業務の備忘録には取引先名や社内の未確定情報が入るため、共有先を制御できる必要があります。閲覧のみと編集可を相手ごとに分けられるか、リンクを知っている人全員に見えてしまう仕様になっていないかを確認しましょう。個人向けのアプリには、全体公開か非公開かの二択しか用意されていないものもあります。

通信の暗号化や二段階認証への対応、退職者のアカウントを管理者側で止められるかも見ておくと安心です。会社で使う場合は、導入前に情報システム部門の基準に合うかを確かめてください。

無料で使える範囲と課金の条件を先に調べる

無料プランには保存件数や端末数の上限があり、有料に切り替わる境目を先に知っておくと迷いません。たとえばEvernoteの無料プランは、同期できる端末数と保存できるメモ数が限られています。Notionも個人利用は無料ですが、チームで権限を細かく分けようとすると有料プランが必要です。

使い始めてから制限に当たると、それまでの記録を別のアプリへ移す作業が発生します。データを書き出せる形式が用意されているかも、あわせて見ておきたいところです。

備忘録が続かないのはなぜ？

続かない原因は書く意志の強さではなく、置き場所と読み返す仕組みにあります。よくある原因を順に見ていきましょう。

書き留める場所が分散している

紙のノート、スマホのメモ、チャットに書き分けていると、探す時間のほうが長くなります。場所が分かれるのは、書く内容ごとに道具を使い分けようとするからです。

業務の記録はすべてこのアプリ、と1か所に決め、他は一時的な下書きとして割り切りましょう。どうしても紙で書きたい場合は、その日の終わりに写真を撮ってアプリに貼り付けるところまでを習慣にすると、最終的な保管場所が1つにまとまります。

見返すきっかけを決めていない

読み返す時間を決めていない備忘録は、書いた時点で役目が終わってしまいます。毎朝の始業前に5分、金曜の夕方に1週間分を確認、といった形で時間を固定するのが最も簡単な方法です。アプリのリマインダー通知を使えば、決めた時刻に自動で知らせてくれます。

見返すときは、対応が終わった記録を削除するか保管用のフォルダへ移し、残す記録を絞り込みます。件数が減るほど、次に見返すときの負担が軽くなります。

自分にしか読めない書き方になっている

略語と単語だけを並べた記録は、書いた本人でも1か月後には意味を取り違えます。「見積、木曜」とだけ書くのではなく、「山田商事への見積書を木曜までに提出」と主語と動詞を入れましょう。いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにという5W1Hのうち、その記録に必要な要素だけを拾えば十分です。

あわせて後から情報を足せるよう余白を残しておくと、続報が入ったときに書き足せます。共有する可能性があるなら、社内でしか通じない略語は最初から言葉を開いておくと親切です。

備忘録は書き留める方法と書き方をセットで決めよう

備忘録を書き留める方法には、紙のノート、端末の標準メモ機能、チャットの自分宛スレッド、専用の備忘録アプリがあります。何度も見返して蓄積するならアプリ、その場で使い切るなら紙やチャットというように、記録の寿命で選び分けるとうまくいきます。アプリを選ぶときは、入力の速さ、検索とタグ分け、端末をまたぐ同期、共有範囲の設定、無料で使える範囲を確認しましょう。

そして、どのアプリを選んでも、見返す時間を決めていなければ記録は積み上がるだけです。書く場所を1か所にまとめ、読み返すタイミングを固定し、後から読んでも意味が通る書き方をする。ここまで整えて、備忘録は日々の業務を支える資料になります。

• 監修：山本 沙織

  大学病院研究室での研究助手を経て、総務・労務・経理とバックオフィス全般に従事。現在オンライン秘書として請求書作成や会計ソフトの導入支援、スケジュール管理やSNS運用まで幅広く対応。現場に即した実務視点を大切にし、正確で信頼性の高い作業を心がけています。保有資格として、給与計算実務能力検定1級、日商簿記検定2級、MOS、Excel、Word他