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  • 作成日 : 2026年2月10日

スキャンした文書をワードで編集する方法！無料で変換・文字起こしする手順や書き込み術を解説

紙の書類やPDF化されたスキャンデータを、手入力で打ち直すのは非常に手間がかかります。実は、Microsoft Word（ワード）には「OCR（光学文字認識）」機能が備わっており、スキャンした画像データを読み取って、編集可能なテキストデータに変換することができます。

この記事では、スキャンした文書をワードで編集できるように変換する具体的な手順から、レイアウトを崩さずに上から文字を書き込む方法、そして無料で使える代替ツールやエクセルでの活用法まで、ビジネスや学習の効率を上げるテクニックを解説します。

スキャンした文書はワードで直接編集できるのか？

ワードの「PDFを開く」機能を使用することで、スキャンデータ内の文字を自動的に認識（文字起こし）し、編集可能な文書として開くことができます。

以前は専用のOCRソフトが必要でしたが、現在のワードには標準でこの機能が搭載されています。スキャナーで取り込んだ画像データ（JPEGなど）やPDFファイルをワードで読み込むと、AIが文字の形を解析し、テキストデータとして再構築してくれます。

OCR（文字認識）機能の仕組み

紙に書かれた「文字の形」をデジタルな「文字コード」に変換する技術です。ワードはこの機能を使って、単なる画像だった書類を、文字の削除や追加ができるワード文書（.docx）に変換します。ただし、手書き文字や画質の悪いデータの場合、認識精度が落ちて文字化けすることがあります。

スキャンしたPDFをワードに変換して編集する手順

スキャンして作成したPDFファイルを、ワードの「ファイルを開く」から選択するだけで自動変換が始まります。

特別な操作は必要なく、普段ワードファイルを開くのと同じ感覚で実行できます。

変換の具体的なステップ

  1. スキャンしたデータをPDF形式でパソコンに保存します。
  2. ワードを起動し、ファイルタブから開くをクリックします。
  3. 参照を選択し、保存したPDFファイルを選んで開くをクリックします。
  4. 「PDFから編集可能なWord文書に変換します」というメッセージが表示されるので、OKをクリックします。
  5. 変換処理が完了すると、テキスト編集ができる状態で文書が開きます。

JPEGなどの画像データの場合

画像ファイル（.jpg, .png）の場合は、一度ワードに画像を貼り付け、PDFとして保存し直してから上記の手順を行うか、後述するGoogleドライブなどの無料ツールを使う方法がスムーズです。

文書のレイアウトを崩さずに「上から書き込む」方法は？

文字変換せずに「画像」としてワードに貼り付け、その上に「テキストボックス」を配置して文字を入力します。

申請書やアンケート用紙など、元のレイアウトを絶対に崩したくない場合や、手書きのように空欄を埋めたいだけの場合は、無理に文字変換（OCR）しない方がきれいに仕上がります。

書類に書き込むための手順

  1. ワードの挿入タブから画像を選択し、スキャンした書類の画像を貼り付けます。
  2. 画像を選択し、レイアウトオプション（文字列の折り返し）を背面またはテキストの背面に設定します。これで画像が背景として固定されます。
  3. 挿入タブからテキストボックス（横書き）を選択します。
  4. 文字を入力したい場所（空欄）に合わせてテキストボックスを配置し、文字を入力します。
  5. テキストボックスの図形の塗りつぶしと枠線をなしに設定し、背景に馴染ませます。

無料で使える変換ツールやスマホでの方法は？

Googleドライブ（Googleドキュメント）や、スマホアプリの「Microsoft Lens」を使えば、無料で高精度の文字起こしと変換が可能です。

ワードを持っていない場合や、外出先で作業したい場合に便利な方法です。

Googleドライブを使って変換する方法

Googleの無料クラウドサービスを使います。

  1. Googleドライブにスキャンした画像（PDFまたはJPEG）をアップロードします。
  2. アップロードしたファイルを右クリックします。
  3. アプリで開くからGoogle ドキュメントを選択します。
  4. 自動的に文字起こしされた状態でファイルが開きます。これをコピーして利用するか、ファイルメニューからMicrosoft Word (.docx)としてダウンロードします。

スマホアプリ「Microsoft Lens」を使う方法

マイクロソフト公式の無料スキャナーアプリです。

  1. アプリで書類を撮影（スキャン）します。
  2. 保存先としてWordを選択します。
  3. クラウド上でOCR処理が行われ、文字変換されたワードファイルとして保存されます。

エクセル（Excel）で編集した方が良いケースは？

表組が複雑な請求書や名簿などは、ワードよりもエクセルに貼り付けて編集する方が、枠線やセルを使った位置調整が簡単です。

ワードは文章の作成には向いていますが、細かい枠線や数字の管理には不向きです。

エクセルで書き込むメリット

スキャンした画像をエクセルに貼り付ければ、セルのマス目（グリッド）を利用して、文字の位置を縦横きれいに揃えることができます。

計算が必要な書類や、一覧表形式の書類に書き込む場合は、ワードではなくエクセルで同様の「画像貼り付け＋テキスト入力」を行うことをお勧めします。

ツールを使い分けてスキャン文書を効率的にデータ化する

本記事では、スキャンした文書をワードで編集する方法について、自動変換機能と画像としての活用法の2パターンを中心に解説しました。

文書を再利用して大幅に書き換えたい場合は、ワードの「PDFを開く」機能やGoogleドライブを使ってテキストデータに変換するのが最適です。一方で、既存の書式を守ったまま空欄だけを埋めたい場合は、画像を背景にしてテキストボックスで書き込む方法が確実です。目的に応じてこれらのテクニックを使い分けることで、紙の資料を一から作り直す時間を大幅に短縮できます。

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※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：山本 沙織

    大学病院研究室での研究助手を経て、総務・労務・経理とバックオフィス全般に従事。現在オンライン秘書として請求書作成や会計ソフトの導入支援、スケジュール管理やSNS運用まで幅広く対応。現場に即した実務視点を大切にし、正確で信頼性の高い作業を心がけています。保有資格として、給与計算実務能力検定1級、日商簿記検定2級、MOS、Excel、Word他

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