• 更新日 : 2024年12月12日

自治会・町内会のお知らせの書き方を解説｜便利な無料テンプレートも

自治会や町内会のお知らせは、地域の重要な情報を住民に確実に伝えるための文書です。回覧板や掲示板など、情報が住民に伝わる方法は多岐にわたりますが、きちんとした作成が求められます。

当記事では、自治会や町内会のお知らせの書き方を例文とともに解説します。また、作成作業の効率を上げられるテンプレートも紹介するので、ぜひご活用ください。

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自治会・町内会のお知らせとは

自治会・町内会のお知らせは、地域の伝達事項を住民同士で共有するための文書です。主な内容として、ごみ収集の案内や防災防犯情報、地域行事の案内など、住民が知っておくべき情報がまとめられています。

お知らせを伝達する手段としては、回覧板を回す方法が一般的です。住民同士で順番に回すことで地域全体に情報を行き渡らせるのはもちろん、1人暮らしの高齢者の安否確認や、住民同士の見守りの目的にも活用されています。

回覧板にはさまざまな情報を掲載するため、情報の整理と取りまとめが重要です。自治会・町内会のお知らせを正確かつ分かりやすく伝えられるよう、文書作成ソフトを使用して見やすい形式で情報をまとめましょう。

自治会・町内会のお知らせの書き方

自治会・町内会のお知らせは、地域コミュニティの円滑な運営に欠かせません。

住民全員に正確な情報を伝えるため、お知らせの文書は丁寧に構成する必要があります。正式な文書と同様に、前付け・前文・主文・末文で作成するのがおすすめです。それぞれの要素には役割があり、適切な書き方を理解して文書をまとめることで、効果的に情報を伝えられます。

以下では、自治会・町内会のお知らせの書き方について、文書の構成に沿って解説します。

前付け

前付けは、文書の基本情報を示す部分です。一般的に、以下の項目について記載します。

発信年月日は、文書を書いた日ではなく、配布する日を記載します。文書の信頼性と正式性を確保するため、基本的に宛名と発信者名は役職を含めて記載しましょう。

また、文書の内容に応じて適切な表題を付け、内容が一目で理解できるようにします。

前文

前文は、文書の導入部として、読み手に対する配慮と敬意を示す役割を担います。

前文では、一般的に時候の挨拶と受け手の健康面に配慮した内容を記載しますが、回覧板では個人的な健康状態などへの言及は控えるのがマナーです。多くの住民が目にする文書のため、時候の挨拶のみを記載します。

時候の挨拶とともに日頃の感謝の意を述べることで、温かみのある文書となります。回覧板のように地域コミュニティで発信される文書は、親しみやすい表現を使用し、礼儀正しさを保った文書にしましょう。

時候の挨拶は、季節に応じた表現を選ぶ必要があります。具体例は下記の通りです。

また、本題へ移る際の言葉選びも重要です。「さて」や「このたび」などを使用し、本題への切り替わりを明示しましょう。

主文

主文は文書の核となる部分なので、伝えたい内容を正確かつ分かりやすく記載します。1文は50文字から60文字程度に抑え、箇条書きを効果的に活用して、読み手の理解を促進しましょう。

回覧板の場合は、行事の開催日時や場所、持ち物など、具体的な情報を示し、住民が必要な行動を取れるよう配慮が必要です。複数の案内がある場合は、重要度に応じて適切な順序で配置します。

末文

末文は文書の締めくくりとして、連絡先や問い合わせ方法、結びの言葉を記載する部分です。

自治会・町内会の文書では、住民からの問い合わせに確実に対応できるよう、複数の連絡手段を提示する必要があります。返信や参加申込みが必要な場合は、期限を明確に示し、住民が対応に迷わないよう分かりやすく記載しましょう。

結びの言葉は、文書の性質に応じて適切に使い分け、丁寧な印象を与えるものを選びます。結びの言葉の具体例は以下の通りです。

自治会・町内会のお知らせの無料テンプレート

自治会・町内会のお知らせは、基本的な文書構成を理解し、テンプレートを活用すると効率的に作成できます。

下記の基本書式テンプレートを活用し、必要に応じて変更しましょう。

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自治会・町内会のお知らせの例文

自治会・町内会のお知らせには、主に以下の内容を明記します。

下記は、自治会・町内会のお知らせの例文です。

自治会・町内会のお知らせは、地域の重要な情報を住民に確実に伝えるための文書です。回覧板は月に1回から2回の頻度で回覧され、下記のような情報が共有されます。

総会案内や自治会費の集金に関する内容は、全住民に確実に伝える必要があります。伝える情報が多い場合は、防災情報や地域の安全に関わる情報など、緊急性の高い内容を優先的に共有しましょう。

自治会・町内会の分かりやすい回覧板を作るコツ

自治会・町内会の回覧板は、地域の重要な情報を住民に伝える大切なツールです。

しかし、文章が長すぎたり複雑すぎたりすると、読み手に正確に伝わりません。読みやすい文章作成のコツをおさえ、住民に確実に情報が届けられる回覧板を作成しましょう。

以下では、分かりやすい回覧板を作成するためのコツを紹介します。

一文を短くシンプルにする

一文は50文字から60文字以内を目安に、短くシンプルな表現にしましょう。1つの文章には1つの内容だけを含めるのが基本です。複数の内容を1文に詰め込むと、間延びして分かりにくくなります。

特に電子回覧板アプリを利用する場合、1文が長いとスマートフォンで閲覧しにくく、情報が正確に伝わらない可能性があるため注意が必要です。

また、接続詞を多用しすぎず、適切に区切ると読みやすい文章になります。接続助詞の「が」は、便利なため使用されがちです。書き上げた文章は見直し、冗長な表現がないか確認しましょう。

主語と述語の位置に気を付ける

文章が長くなると、途中で主語が変わるなど、ねじれが生じる場合があります。主語と述語のつながりが不自然な文章は、ねじれ文と呼ばれます。ねじれ文を防ぐには、文章を短くまとめることが効果的です。

1文が長いと、ねじれに気づきにくくなり、読み手に負担をかける原因になります。主語が明確で述語が適切に配置されているかを確認しましょう。

箇条書き・段落を活用する

開催日時や場所、持ち物などの重要な情報は、箇条書きや段落を活用して整理すると効果的です。

箇条書きでは、開始位置を揃えると項目が分かりやすくなります。関係する項目同士はまとめて記載し、項目間隔と項目内の行間に差を付けることで、重要なポイントを一目で把握できます。箇条書きの記号は「・」よりも「●」を使用すると視認性が向上し、おすすめです。

伝えたい内容が複数ある場合、段落の間隔を適切に取りましょう。ただし、間隔を空けすぎると全体の統一感が失われるため注意が必要です。

テンプレートを使用して分かりやすい回覧板を作成しよう

自治会・町内会のお知らせを作成する際は、文書の基本構成を守ることが大切です。さらに、時候の挨拶から本題へのスムーズな移行を心掛けると、親しみやすさを保ちながら、礼儀正しい印象を与えられます。

便利な無料テンプレートを利用すれば、手間を省きながら効率よく回覧板を作成可能です。必要に応じて内容を調整することで、地域に必要な情報を届けられます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。