• 更新日 : 2026年10月7日

【テンプレ付】業務棚卸のフレームワーク7選！種類別の使い分けと洗い出し手順

業務棚卸のフレームワークは、洗い出しから改善検討までの段階ごとに使い分けると効果が出やすくなります。棚卸を始めたものの、どこまで細かく分ければよいか迷って途中で止まってしまう職場は少なくありません。手法それぞれの役割を先に整理しておくと、少人数のバックオフィスでも最後まで進めやすくなります。

業務棚卸のフレームワークとは？

業務棚卸は、社内の業務を一覧にして「誰が・何を・どれくらいの時間をかけて行っているか」を見えるようにする作業です。フレームワークは、その作業を決まった型に沿って進めるための枠組みを指します。型を決めずに始めた場合と比べて、抜け漏れや手戻りが起きにくくなります。

属人化や重複作業がないかわかる

業務棚卸を行うと、担当者ひとりに手順が集中している業務や、部署をまたいで重なっている作業がないかがわかります。普段の業務では気づきにくい部分ほど、書き出したときの発見が大きくなるでしょう。

中小企業庁の2025年版中小企業白書では、成長の過程で重要なノウハウが一部のベテラン社員に集中し、次世代への技術承継と製造現場の見直しが課題になった企業の事例が紹介されています。規模の大小を問わず、成長にともなって業務が個人に張り付いていく流れは起こりやすいといえます。

棚卸で見つかりやすい課題には、代表的なものに次のようなものがあります。

ツール導入の前にどこに時間がかかっているかわかる

業務棚卸を先に行うと、システムやクラウドサービスを選ぶ前に、どの業務にどれだけ時間がかかっているかを数字で示せます。現状が見えないまま導入を決めると、実際の業務とツールがかみ合わないケースが起こりやすくなります。

同白書によると、売上高10億円未満の事業者では約7割が、紙や口頭中心の状態、またはデジタルツールを使い始めた段階にとどまっています。棚卸でどの業務にどれだけ時間がかかっているかを数えてから改善策を選ぶと、投資の効果を見積もりやすくなります。

参照：2025年版 中小企業白書（HTML版） 第2節 スケールアップに向けた課題｜中小企業庁

業務棚卸のフレームワークにはどんな種類がある？

業務棚卸で使うフレームワークは、目的別に「洗い出し系」「改善検討系」「優先度づけ系」へ整理できます。すべてを同時に使うのではなく、段階が進むにつれて持ち替えていく形になります。

使う順番も決まっています。まず洗い出し系で業務を書き出し、次に改善検討系で見直し案を考え、最後に優先度づけ系で着手順を決めます。前の段階が粗いまま次へ進むと、改善案が思いつきの域を出なくなります。ここからは経理部門を例に、系統ごとの使い方を順に見ていきます。

参照：事例から学ぶ！「どうすればいいの?IT化・デジタル化」｜中小企業庁

洗い出し系のフレームワーク（3段階分解法/ロジックツリー/業務フロー図）

3つとも同じ業務を別の角度から見る道具のため、どれか1つだけでも棚卸は成立しますが、「ロジックツリーと3段階分解法」のように組み合わせて使用することも可能です。

3段階分解法｜業務を大・中・小に分ける

3段階分解法は、業務を大分類→中分類→小分類の3階層に分けて整理する手法です。表計算ソフトを用意するだけで始められるため、専用のツールは要りません。

経理部門で使う場合、次の手順で埋めていきます。

埋めていくと、次のような表になります。

小分類は「動詞で終わる作業ひとつ」まで下ろすのが目安です。「経費精算をする」ではなく「領収書を受け取って内容を確認する」まで分けると、担当者ごとのやり方の差が見えてきます。大分類だけで止めると「経費精算に時間がかかっている」までしかわかりませんが、小分類まで分ければ、領収書の受領・確認に時間が集中しているといった、どこを改善すればよいかがはっきりします。

ロジックツリー｜枝分かれで洗い出しの漏れを防ぐ

ロジックツリーは、テーマを枝分かれさせながら要素を分解し、洗い出しの漏れを防ぐ手法です。漏れなくダブりなく分ける考え方がもとになっています。

「バックオフィス業務」を起点にして、「経理」「人事・労務」「総務」と枝を伸ばし、さらに「経理」の枝に「日次」「月次」「年次」を置くと、月次業務ばかりを見ていて年末調整や決算業務が抜けていた、といった漏れに気づけます。

枝の形にすると「ここに入る業務は他にないか」と自分に問いかけやすくなります。ホワイトボードや無料のマインドマップツールで描くと、チームで見ながら書き足せます。全体像をツリーで描き、枝の先に出てきた業務を3段階分解法の表へ移すと二度手間になりません。

業務フロー図｜待ち時間や差し戻しを見つける

業務フロー図は、作業の順序と担当者を図に置き換え、業務の受け渡しで止まっている箇所を見つける手法です。一覧表だけでは見えない待ち時間や差し戻しが浮かび上がります。

経費精算なら「申請者→上長の承認→経理の確認→振込」と横に並べ、担当者ごとに行を分けて書きます。すると、承認が特定の上長に集中して止まっている、経理から申請者へ差し戻される回数が多いといった状態が一目でわかります。差し戻しが多い箇所は、申請書の入力欄がわかりにくいなど、別の原因が隠れているサインです。

中小企業白書で紹介されている紙製品製造業の事例では、社内で作業が滞っている箇所を見つけたうえで、できるところから必要最小限の取組を積み上げる進め方をとりました。その結果、探し物にかかっていた時間がなくなり、人手のかかっていた工程の作業時間や必要人数も減っています。

業務効率化の基礎知識

業務フロー図とは？無料テンプレートをもとに作り方を解説

業務フロー図は、仕事の流れを整理し、誰がどの作業を担当するのかを明確にするための図です。業務の流れを一目で把握できるため、業務の標準化や効率化に役立ちます。例えば、電話対応や在庫管理、営業活動など、さまざまな業務で活用されており、ミスを減らすだけでなく、業務の引き継ぎや改善にもつながります。業務フロー図を作成する方法はいくつかありますが、テンプレートを使用すれば、業務の流れを整理する時間を短縮し、より分かりやすい図を作成できます。この記事では、無料テンプレートを使った業務フロー図の作り方や活...

参照：2025年版 中小企業白書（HTML版） 第5節 デジタル化・DX｜中小企業庁

改善検討系のフレームワーク（ECRS/5W1H）

改善検討系は、5W1Hでその業務が続いている理由を確かめ、ECRSで見直しの方向を決める組み合わせが有効です。洗い出した業務を1行ずつこの2つに通していくと、思いつきではない改善案が出てきます。

5W1H｜その業務が続いている理由を確かめる

5W1Hは、業務を「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」に分けて問い直す手法です。ECRSに入る前に通すと、やめてよい業務を見つけやすくなります。

月次で作っている部門別の売上報告書を例にすると、「誰が」は経理担当、「何を」は部門ごとの売上一覧、「どのように」は会計ソフトから出力して手作業で加工、と埋まります。問題は「なぜ」で、答えが「以前の役員が求めたため」しか出てこない場合、今の受け手が誰もいない可能性があります。

「誰が」を問い直せば担当の入れ替え、「どのように」を問い直せば手順の短縮につながる案が出てきます。5W1Hで出た答えは、そのまま次のECRSの検討材料になります。

業務効率化の基礎知識

5W1Hとは？ビジネスでの使い方や例文、最適な順番、5W2Hとの違いを簡単に解説

上司への報告や企画書の作成で、「もっと具体的に話して」「言いたいことがわからない」と言われた経験はありませんか？そんな時に役立つのが、情報を漏れなく整理し、相手に正確に伝えるための最強のフレームワーク「5W1H（ゴ・ダブリュー・イチ・エイチ）」です。この記事では、5W1Hの意味や読み方はもちろん、ビジネスシーンですぐに使える具体的な例文、目的によって使い分けるべき最適な順番、そして無料のテンプレートまでをわかりやすくご紹介します。5W1Hとはどのような意味・読み方か？5W1Hとは、情報を正しく伝えたり、物事...

ECRS｜排除から順に見直す

ECRS（イクルス）は、業務改善を「Eliminate（排除）→Combine（結合）→Rearrange（再配置）→Simplify（簡素化）」の順に検討する手法です。「そもそもなくせないか」から入ることで、見直しの効果を大きくしやすくなります。

Eliminate（排除）｜業務そのものをやめられないか

排除は効果が大きくなりやすいため、最初に検討します。小口現金の管理に毎日時間を割いている場合、法人カードやキャッシュレス決済へ切り替えれば、出納帳の記帳や残高確認そのものが要らなくなります。紙の領収書を保管・ファイリングする作業も、電子帳簿保存法（電帳法）のスキャナ保存へ移行すれば、原本を管理する手間を減らせるでしょう。

国税庁によると、スキャナ保存を始めるにあたって原則として特別な手続きは要らず、事前に税務署長の承認を受ける必要もないため、任意のタイミングで開始できます。ただし解像度や検索機能などの保存要件があるため、対応ソフトの利用が前提になります。

Combine（結合）｜バラバラの作業をまとめられないか

結合は、作業そのものは残しつつ回数を減らす発想です。経費の承認を申請のたびに処理している場合、週に1回まとめて確認する運用へ変えれば、上長が承認画面を開く回数はそれだけ減ります。請求書の発行も、月末に一括で作成する方式にすると、準備と確認の往復が短くなるでしょう。

Rearrange（再配置）｜順序や担当を入れ替えられないか

再配置は設備投資を伴わないため、着手しやすい改善です。月次決算の仕訳入力を月末にまとめて行うと残業が集中しがちですが、日次で仮の仕訳を入れておけば、月末の負荷を分散できます。入力とチェックの担当者を分けて並行して進める形にすると、順番待ちの時間も短くなるでしょう。

Simplify（簡素化）｜手順を短くできないか

簡素化は、排除・結合・再配置を検討したうえで最後に回します。契約書のチェック手順がベテラン社員の記憶の中にしかない場合、確認項目を並べたチェックリスト付きの手順書を作れば、他のメンバーも対応できるようになります。クラウド会計ソフトを導入して銀行口座と連携させれば、仕訳の手入力を自動化し、入力ミスの削減と時間の短縮を同時に進められます。

ECRSの各段階をバックオフィス業務に当てはめると、次のように整理できます。

業務効率化の基礎知識

業務のボトルネックはどう解消する？原因と手順を解説

Point業務のボトルネックはどこから手をつければ解消できる？処理時間を測って、最も遅い工程を1つに絞り込むところから始めます。 作業の流れを書き出して所要時間を記録する 仕掛かりが溜まる場所を突き止める 担当者に待ち時間の実感を聞き取る ボトルネック以外を改善しても、全体の処理能力は変わりません。業務のボトルネックは、処理能力が最も低い工程を1つ見つけ、そこに集中して手を入れて解決していきます。しかし、実際の現場では、目についた作業から改善に着手して...

参照：スキャナ保存関係｜国税庁

優先度づけ系のフレームワーク（影響度・実現性マトリクス/内製・外注・ツール導入の仕分け）

優先度づけ系は、影響度と実現性のマトリクスで着手順を決め、内製・外注・ツール導入の仕分けで進め方を選ぶ組み合わせが有効です。中小企業では人も予算も限られるため、洗い出した改善案をすべて同時に動かすのは現実的ではないでしょう。並べ替えの結果を社内で共有しておくと、途中で優先順位がぶれにくくなります。

影響度・実現性マトリクス｜着手順を決める

影響度と実現性を掛け合わせた表に改善案を置くと、着手順が見えてきます。すぐ着手する枠に入ったものから順に手をつけます。

影響度が大きく実現性も高い枠に入りやすいのが、経費精算のペーパーレス化です。クラウド型の経費精算ツールは月額制のものが多く、紙のやり取りに費やしていた時間を短くできます。一方で基幹システムの入れ替えは、費用も社内調整の負担も大きく、実現性が低い枠に入りやすいでしょう。

費用面では公的な支援策も検討できます。中小企業庁のデジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）は、補助率1/2〜4/5、補助上限額450万円で、業務管理システムや会計ソフトなどの導入を支援する制度です。

内製・外注・ツール導入の仕分け｜進め方を選ぶ

改善の進め方は、社内で手順を整える内製、外部に任せる外注、ツールへ置き換える導入のどれが業務の性質に合うかで選びます。同じ業務でも、判断が必要かどうかで向き先が変わります。

少人数のバックオフィスでは、次の順番で進めるとコストを抑えやすくなります。

ツールを先に決めてから業務のほうを合わせにいくと、実際の流れとかみ合わないずれが生じやすくなります。棚卸で作った業務一覧を要件のたたき台として持ち込み、どの作業をツールに任せるのかを自社側から示せると、選定の精度が上がるでしょう。

参照：デジタル化・AI導入補助金｜中小企業庁

業務棚卸フレームワークを使った進め方は？

棚卸は「目的の設定→対象範囲の決定→現場ヒアリング→整理・分析→改善の実行」の流れで進みます。最初から全社で動かすと作業量が膨らむため、対象部署を1つに絞るところから始めるのが扱いやすいでしょう。

STEP1｜目的と対象範囲を先に決める

棚卸を始める前に「なぜやるのか」と「どこまでやるのか」を文章にしておきます。目的があいまいなまま進めると、現場から「何のために時間を取られるのか」という反応を招き、ヒアリングが中途半端に終わりやすくなります。対象範囲が決まった時点で、どの手法まで使うかも決めておくと、次のヒアリングで聞くべき項目が定まります。

設定の例を挙げます。

STEP2｜現場ヒアリングで作業を書き出す

ヒアリングでは「1日、または1週間の作業を時系列で教えてください」と尋ねると、担当者が思い出しやすくなります。作業名だけを聞くと、作業と作業の間に入っている細かな確認や連絡が抜け落ちがちです。

聞いておきたい項目は次のとおりです。

聞く項目は、後で使う手法に合わせて足し引きします。3段階分解法だけで済ませるなら作業名・頻度・所要時間で足りますが、業務フロー図まで描くつもりなら受け渡しの相手を必ず聞いておきます。ここで取り漏らすと、図を描く段階で聞き直しになります。

厚生労働省は介護分野向けに、職員の業務時間を測って区分別にグラフ化する見える化ツールを公開しています。業種は違っても、時間のムリ・ムラ・ムダを数えて示すという考え方は、バックオフィスの棚卸にも当てはめられるでしょう。結果は表計算ソフトに一覧で残しておくと、後の分析で並べ替えや絞り込みが使えます。

STEP3｜書き出した作業をフレームワークにかける

集めた作業は、洗い出し系で表に整えたうえで改善検討系にかけます。ここで大切なのは、整理と改善検討を同じ会議で同時に行わないことです。

整理の途中で改善案が出ると議論が発散し、洗い出しが中途半端なまま止まります。日を分けるか、時間を区切って進めましょう。整理の途中で漏れに気づいたら、ロジックツリーへ戻って枝を足します。行き来する前提で予定を組んでおくと、後戻りが負担になりません。

STEP4｜実行後は半年から1年ごとに見直す

優先度づけ系で着手順を決めたら、あとは実行と見直しの繰り返しです。半年から1年ごとに棚卸をやり直すと効果が続きます。人の入れ替わりや取引の増減で業務の中身は変わるため、一度きりでは実態から離れていきます。

前回の一覧と見比べると、改善が定着した業務と元に戻った業務が分かれて見えてきます。戻った業務は、手順書の不足や引き継ぎの抜けを疑う手がかりになるでしょう。

参照：介護分野における生産性向上の取組の進め方｜厚生労働省

業務棚卸のフレームワーク活用で失敗を防ぐ注意点は？

つまずきやすいのは、目的が現場に伝わっていない場合と、対象範囲を広げすぎた場合です。どちらも進め方に起因するもので、手法の選び方が原因になるケースは多くありません。着手前にこの両方へ手を打っておくと、途中で止まりにくくなります。

目的を全員で共有してから着手する

棚卸の狙いが現場に伝わっていないと、ヒアリングで実態が出てこなくなります。「業務を洗い出して人を減らすのでは」と受け止められると、担当者は自分の作業を小さく申告しがちです。

中小企業庁の事例紹介でも、ITの導入で仕事の方法や業務の流れが変わる場面では、これまでのやり方に慣れた従業員から「どうして変えるのか」という反発が出ることがある旨の記載があります。棚卸でも同じことが起こりやすいため、開始前に説明の場を設けて、次の内容を伝えておくと受け止め方が変わります。

完璧を求めず範囲を絞って最後までやり切る

初回から全社の業務を網羅しようとすると作業量が膨らみ、完成しないまま立ち消えになりやすくなります。まず1部署・1業務領域に絞って最後までやり切り、進め方のコツをつかむほうが現実的です。

先に挙げた紙製品製造業の事例でも、多額の投資で一挙に解決するのではなく、できるところから必要最小限の取組を行う進め方が成果につながっています。棚卸も同じで、粗くても最後まで書き切った一覧のほうが、完璧を目指して途中で止まった資料より役に立ちます。

1部署で改善が形になれば、他部署へ広げるときの説得材料になります。棚卸と改善を繰り返すほど、組織の業務効率は高まっていくでしょう。

参照：働き方改革のポイントをチェック！｜厚生労働省

業務棚卸のフレームワークに関するよくある質問

棚卸に取りかかる前に聞かれることの多い疑問をまとめました。

業務棚卸にはどのくらいの期間がかかりますか？

1部署に絞れば、洗い出しに2週間、改善検討に2週間ほどの見立てが目安になります。対象を全社に広げると数か月単位になり、途中で止まるリスクが上がります。

ECRSはどの順番で使うのがよいですか？

E（排除）から順に、C（結合）、R（再配置）、S（簡素化）の並びで検討します。簡素化から入ると、そもそも要らなかった業務を効率よく続ける結果になりかねません。

フレームワークは全部使う必要がありますか？

全部を使う必要はなく、洗い出し系から1つ選べば棚卸は成立します。3段階分解法で表を作り、そこにECRSをかける形が手数の少ない進め方です。部署をまたぐ業務が多い場合や、承認待ちが目立つ場合に業務フロー図を足す、という考え方で構いません。

表計算ソフトだけでも棚卸を進められますか？

洗い出しから優先度づけまで、表計算ソフト1つで進められます。3段階分解法は列を分けるだけで表現でき、並べ替えや絞り込みも標準機能でまかなえます。専用ツールの検討は、情報量が増えてからで間に合うでしょう。

業務棚卸のフレームワークを段階ごとに使い分けるために

業務棚卸は、洗い出し・改善検討・優先度づけの段階に応じて手法を持ち替えることで、少人数の職場でも属人化やムダを整理できます。まず対象部署を1つに絞り、ロジックツリーや3段階分解法で作業を書き出したうえで、ECRSの順に見直し案を並べていきます。

出てきた案は影響度と実現性を見比べて着手順を決め、内製・外注・ツール導入のどれで進めるかを選びます。半年から1年ごとに同じ流れを繰り返せば、業務の一覧は実態に沿った状態を保てるでしょう。

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• 監修：千葉 清美（日商簿記1級/建設業経理士1級）

  日商簿記1級・税理士科目（簿記論・財務諸表論）の確かな会計理論と、経理実務での決算・税務申告経験を兼ね備える。システム部門での業務効率化ツールの開発経験を活かし、会計・税務の知識に裏打ちされた、実効性の高い業務効率化支援を行っている。建設業経理士1級保有。