• 更新日 : 2026年10月6日

指導報告書の書き方とは？例文・テンプレートも解説

指導報告書は、日時・指導内容・理解度・次回の課題について記録する書類です。型を決めておくと、作成時間の短縮や指導品質の均一化につながります。塾や企業の現場では担当者ごとに書き方がばらつきやすく、報告書の作成に時間がかかりすぎるという悩みも少なくありません。

本記事では、塾・OJTそれぞれの記載項目、書き方のコツと例文、デジタル化による管理効率化のポイントを解説します。

指導報告書の目的と役割は？

指導報告書とは、指導者が指導内容・理解度・次回の課題などを記録し、関係者と共有するための書類です（指導記録と呼ばれることもあります）。塾や企業の現場では、担当者が変わるたびに指導方針がぶれるケースが少なくありません。報告書を残しておけば、誰が見ても過去の指導経緯を確認でき、引き継ぎもスムーズになるでしょう。

指導内容の記録で品質を均一化できる

指導報告書（指導記録）を毎回作成しておくと、講師やトレーナーごとの指導のばらつきが見えてきます。

例えば、ある講師は計算問題を中心に指導し、別の講師は読解を中心に指導するといった進め方の違いは、報告書を並べて比較して初めて見えてくるものです。

管理者が定期的に報告書を確認し、フィードバックする仕組みを作れば、指導品質の底上げにつながります。報告書を導入することで、カリキュラムの抜け漏れに気づきやすくなるというメリットもあります。

保護者や上司との信頼関係を築ける

指導報告書は「見える化」のツールでもあります。

塾であれば保護者へ指導の進捗を共有でき、「何を学んでいるかわからない」という不満を防げるでしょう。企業のOJT（On-the-Job Training＝職場内訓練）であれば、上司や人事部門が新人の成長度合いを客観的に追えます。

厚生労働省の人材開発支援助成金制度でも、OJTの実施状況をまとめた「訓練日誌」の提出が求められており、指導の記録は公的な制度でも重視されている項目です。

報告書という形で記録が残っていれば、万が一トラブルが起きた際にも、どのような指導を行ったかを示す材料になります。信頼関係の構築とあわせて、リスク管理の面でも報告書は参考資料になります。

参照：人材開発支援助成金｜厚生労働省

指導報告書に書くべき項目は？

指導報告書に記載する基本項目は、日時・指導内容・理解度・次回の課題です。これらの項目を押さえておけば、塾でもOJTでも報告書としての最低限の機能を果たせます。場面ごとに追加すべき項目を、テンプレートの形で整理してみましょう。

塾・スクール向けの記載項目を押さえる

塾やスクールの指導報告書では、学習面と行動面の両方を記録することがポイントです。

学習内容だけでなく、生徒の態度や集中度も書いておくと、保護者への説明に説得力が増します。主な記載項目は以下のとおりです。

理解度の評価は、主観に偏らないよう基準を統一しておくと、講師間のブレを防げます。例えば「A＝説明なしで解ける／B＝ヒントがあれば解ける／C＝再指導が必要」のようにランク定義を設けると効果的です。

OJT・企業研修向けの記載項目を押さえる

企業での指導報告書には、業務スキルの習得状況に加え、ビジネスマナーやコミュニケーション面の評価も盛り込みます。

OJT向けの主な記載項目は以下のとおりです。

OJT報告書では「自己評価」と「指導者評価」を並記する形式が有効です。新人本人の受け止め方と指導者の評価にギャップがあれば、面談時の対話テーマとして活用できるでしょう。

指導報告書を書くときのコツと注意点は？

指導報告書の質を左右するのは、項目の多さではなく記載の具体度です。書き方・記載の仕方・プライバシーへの配慮という3つの観点から、押さえておきたいポイントを整理します。

態度・様子はそのときの行動で書く

保護者や上司が知りたいのは、詳しい学習内容よりも「その場でどう取り組んでいたか」です。

「よく頑張っていました」だけでは実態が伝わりません。「わからない箇所を自分から質問できた」「後半は集中力がやや落ちた」のように、そのときの行動をそのまま書くと説得力が増します。

理解度は「どこまで・どこから」の境界を書く

理解度は「概ね理解できた」のような曖昧な表現ではなく、できている範囲とつまずいている範囲の境目を明確にします。

「解の公式は覚えているが、有理化でつまずく」のように書けば、次の担当者が読んでもどこを補えばよいかが伝わります。

宿題・課題は範囲と確認方法まで指定する

宿題は教材名だけでは不十分です。

ページ範囲、答え合わせを誰がいつ行うかまで明記すると、担当が変わっても同じ内容を引き継げます。企業研修でも、次回までに取り組む内容と確認のタイミングをセットで書くと、進捗管理がしやすくなります。

ネガティブな内容ほど対策とセットで記録する

宿題忘れや集中力の低下、理解不足といったマイナス面は、放置すると後から大きなクレームや評価のずれにつながりやすいものです。

気になる点を記録から外さず、「見直しの習慣をご家庭でも声かけいただけると助かります」のように、対策や協力依頼とセットで書くと、前向きな印象を保ちながら課題を共有できます。

個人情報保護に配慮した記載・保管を行う

指導報告書には、生徒の成績や社員の評価といった機微な情報が含まれます。

個人情報の保護に関する法律第23条では、個人データの漏えい・滅失・毀損を防ぐために必要かつ適切な安全管理措置を講じることが求められています。記載時は氏名・成績など必要な項目に絞り、家族構成や健康状態など指導に直接関係のない情報は書き加えないようにしましょう。研修資料などで報告書の実例を共有する場合は、氏名を仮名に置き換えるといった配慮も有効です。

指導報告書の書き方と例文は？

指導報告書は、生徒や受講者の状況に合わせて文面のトーンを変えると、受け取る側の納得感が高まります。ここでは塾講師とOJT担当者がすぐに活用できる例文を紹介します。

理解度が高い生徒向けの肯定的な例文を使う

順調に学習が進んでいる生徒には、成長を言語化して保護者に伝える書き方が効果的です。

「どの部分ができるようになったか」を明記すると、保護者の安心感につながります。

ここでのポイントは、「何を・どう教えたか」と「どの程度できるようになったか」を対にして書くことです。抽象的な「よくできました」だけでは、保護者は学習の実態を確認できません。

課題が多い場合の改善提案型の例文を使う

理解が追いついていない場合は、課題を指摘するだけでなく「次にどう対策するか」をセットで提示します。

ネガティブな報告だけでは保護者の不安をあおるため、改善の方向性を示すことが大切です。

「何ができなかったか」と「次回どうするか」「家庭で何をすればよいか」をあわせて盛り込むことで、課題がある場合でも前向きな印象の報告書に仕上がります。

OJT向けの例文を活用する

企業の新人研修報告書でも、基本の書き方は同じです。

業務スキルの到達度と改善点を対にして記載します。順調な場合と課題がある場合の2パターンを押さえておくと、幅広い場面に対応できます。

ビジネスで指導報告書が必要な場面は？

指導報告書は教育の現場だけのものではありません。企業経営においても、OJT・労務管理・税務対応など複数の場面で活用されています。特に中小企業では、報告書の有無が税務調査やコンプライアンス対応の結果に影響するケースもあるため注意が必要です。

OJT報告書で新人の成長を可視化できる

OJT指導記録を継続的に残すことで、新人がどの段階でつまずいているかを早期に発見できます。

厚生労働省の調査（令和4年3月卒業者を対象、2025年10月公表）によると、就職後3年以内の離職率は大卒で33.8%、高卒で37.9%に上ります。早期離職を防ぐには、新人が抱える不安や疑問を早い段階で拾い上げる仕組みが欠かせません。

OJT報告書を定期的に振り返る面談を設ければ、新人が抱える不安を吸い上げやすくなるでしょう。報告書がなければ「感覚的にうまくいっている」という判断になりがちで、問題が表面化したときにはすでに手遅れということもあります。

参照：新規学卒就職者の離職状況（令和４年３月卒業者）を公表します｜厚生労働省

労基署の是正指導に対応できる

労働基準監督署から「指導票」や「是正勧告書」の交付を受けた場合、企業は改善した内容を是正報告書として提出することが求められます。

この是正報告書（改善報告書）でも、「いつまでに・何を・どのように改善したか」を明記する点は、指導報告書の書き方と共通しています。

提出期限は是正勧告書に記載された期日までが原則で、通常1か月程度に設定されるケースが多いようです。対応が遅れる場合は、期限前に労働基準監督署へ相談することで延長を検討してもらえることがあります。社内で指導報告書のテンプレートをあらかじめ準備しておくと、こうした対応も迅速になるでしょう。

経営指導料の損金計上を裏付けられる

グループ会社間で経営指導料やコンサルティング料を支払っている場合、税務調査で「実態の伴わない費用ではないか」と指摘されることがあります。

役務提供の実態が伴わない支払いは、税務上の損金算入が認められないことがあるため注意が必要です。

指導報告書で「いつ・誰が・何を指導したか」を記録していれば、経営指導の実態を客観的に示す材料になります。税務上、経営指導料の損金算入が認められるためには、役務提供の実態を示す書面の保管が欠かせません。以下のような項目を指導報告書に盛り込んでおくと安心です。

指導報告書をペーパーレス化するには？

指導報告書のペーパーレス化は、テンプレートの統一とクラウドツールの導入で進められます。紙の管理では印刷・手渡し・ファイリングに一定の手間がかかっているケースも多いでしょう。デジタル化すれば、検索・共有・保管の効率が上がります。

テンプレートを統一して作成時間を短縮する

ペーパーレス化の第一段階は、報告書のフォーマットを1つに統一することです。

講師やトレーナーごとに書式がバラバラだと、管理者が内容を比較しにくく、デジタル化しても検索性が上がりません。移行の手順は以下のとおりです。

ツールを選ぶ際は、入力のしやすさだけでなく、既存の名簿や成績管理システムとデータを連携できるか、検索や絞り込みがしやすいかという視点も確認しておくと、運用後の手戻りを防ぎやすくなります。Googleフォームを使えば、スマートフォンからでも報告書を入力でき、回答データはGoogleスプレッドシートに自動集約されます。無料で始められるため、初期コストを抑えたい場合の選択肢として検討できるでしょう。

アクセス権限を設定して個人情報を保護する

指導報告書には生徒の成績や社員の評価といった機微な個人情報が含まれます。

デジタル化する際には、閲覧・編集の権限設定が欠かせません。クラウドツールを使う場合、最低限設定しておきたい権限は以下のとおりです。

個人情報の保護に関する法律第23条では、個人データの漏えい・滅失・毀損を防ぐために必要かつ適切な安全管理措置を講じることが求められています。フォルダやシステムの権限をこの表のように分けておくことは、この安全管理措置を実践するひとつの方法です。権限設定に加えて、パスワード管理や二段階認証の導入も検討してみてください。塾向けの管理ツール（ComiruやSchoolPassなど）にはこうした権限管理機能が標準搭載されているものもあります。

参照：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会

指導報告書のよくある質問

指導報告書の作成や管理で迷いやすいポイントをQ&A形式で整理します。

作成頻度はどのくらいが適切？

指導1回につき1枚の作成が望ましいといえます。

週1回や月1回にまとめて書くと、記憶があいまいになり正確さが落ちるためです。OJT研修でも同様で、1日の終わりに5〜10分で振り返る時間を設ければ、翌日の指導計画にすぐ反映できます。テンプレートを活用すれば、短時間で作成できるケースが多いでしょう。

保管期間はどれくらい必要？

法令上、指導報告書そのものに保管期間の定めはありません。

ただし、関連する書類の保存義務をふまえると、一定期間の保管が望ましいでしょう。目安となる保管期間は以下のとおりです。

デジタル保管であればストレージコストを抑えやすいため、長めの保管も検討できます。紙の報告書は劣化や紛失のリスクがあるため、スキャンしてPDF化しておくことも一つの方法といえるでしょう。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

手書きとデジタル、どちらがよい？

管理効率や検索性の面ではデジタルが優位です。

ただし、手書きの温かみを保護者が評価する塾もあり、一概には言い切れません。両者の特徴を比較すると以下のようになります。

報告書の枚数が月に30枚を超えるような場合は、デジタル化による時短効果が大きくなります。まずは1教室・1チームなど小さな範囲でデジタル運用を試し、現場の反応を見ながら拡大していく方法が現実的でしょう。

無料で使えるテンプレートはありますか？

指導報告書のテンプレートを無料で配布しているサービスは複数あります。

指導日時・指導内容・理解度・次回の課題といった基本項目があらかじめ組み込まれているものを選べば、ゼロから書式を作る手間を省けます。自塾・自社の記載項目と照らし合わせ、不足する項目があれば追加して使うとよいでしょう。

指導報告書と指導日誌に違いはありますか？

どちらも指導の記録という点では共通していますが、共有の相手が異なります。

指導報告書は保護者や上司など第三者への共有を前提に作成されることが多いのに対し、指導日誌は指導者自身の振り返りや引き継ぎ用のメモとして使われる場面が多い、という違いがあります。

厚生労働省の人材開発支援助成金でも「訓練日誌」という様式が使われており、呼び方は現場によってさまざまです。どちらの名称を使うかよりも、記載すべき項目を満たしているかを優先して確認しましょう。

指導報告書の書き方と効率化を両立させるポイント

指導報告書は、日時・指導内容・理解度・次回の課題について記録する書類です。型を決めておくと、作成時間の短縮につながります。塾向けなら保護者への説明力、OJT向けなら自己評価と指導者評価の二軸を意識すると、指導記録としての質を保ちやすくなるでしょう。

あわせて個人情報保護に配慮し、デジタルツールで管理すれば、引き継ぎや労務対応にも活用しやすくなります。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。