• 更新日 : 2024年8月30日

【テンプレート付き】退職辞令とは？様式や書き方を解説！

退職辞令は、従業員に退職を命じる際に発する辞令です。法律は退職に際して退職辞令を出すことを規定していないため、出さなくても問題はありません。フォーマットも定められたものを使う必要はなく、会社として利用しやすい形式を用いることができます。郵送やメールで交付することも認められますが、一般的には本人に直接渡しします。

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退職辞令とは？

退職辞令は、従業員に退職を発令する際に交付する辞令です。定年退職や依願退職の際に発令しますが、退職では他に離職票や退職証明書を交付することから、わざわざ退職辞令を発令しないケースもあります。交付が必須ではないため、使用しなければならないフォーマット・テンプレートもありません。会社は、作成しやすい形式の退職辞令を交付することが認められています。

異動や転勤、昇進、降格など、辞令にはさまざまな種類があります。その一つである退職辞令とは、どのようなものなのでしょうか。退職辞令について定義や役割、交付は必須なのかどうかを説明します。

退職辞令の定義および役割

辞令とは、会社が従業員に対して人事異動の発令を知らせるために交付する書類のことです。会社は従業員に対して人事権を有し、必要に応じて人事異動を命じることができます。異動や転勤、昇進、降格、役職の任命・解任、出向、転籍などをさせる際に、命ずる内容を書面で知らせるために用いるのが辞令です。退職辞令とは、退職を命じる際に交付する辞令のことです。

退職辞令が必要なケース　必ず交付する？

退職辞令に限らず、辞令は必ず交付しなければならない書面ではありません。法律で交付が義務付けられているわけではないので、退職辞令を交付せずに他の手段で内容を伝えても効力は変わりません。ただ、書面にすると内容がはっきりするためトラブルになりにくい、また多くの従業員に一斉に人事異動を発令することができるというメリットがあります。

退職辞令の書き方

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退職を命じる退職辞令は、基本的にその会社で従業員が受け取る最後の辞令になります。有終の美を飾るという意味でも、ミスがないように交付しなければなりません。ここでは、退職辞令の書き方について説明します。

退職辞令の基本的な構成要素

退職辞令に記載する必要がある項目は、以下のとおりです。

退職辞令の書き方の流れ – 記入内容と手順

退職辞令には、以下のように記入します。

退職事由は該当する欄をチェックし、内容を記入します。

退職辞令の文例

退職辞令の文例を紹介します。

1. 自己都合退職の場合退職願が提出されたことにより、〇〇年〇〇月〇〇日をもって職務を免ずる。
2. 会社都合退職の場合業績の著しい悪化のため、〇〇年〇〇月〇〇日付で退職を命じる。
3. 定年退職の場合就業規則第〇上の規定により、〇〇年〇〇月〇〇日付で定年退職とする。

退職辞令のテンプレート

この記事で紹介した退職辞令のテンプレートは、以下からダウンロードすることができます。

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退職辞令を書く際のポイント・注意点

退職辞令を作成する際は、どのようなことに気を付けるべきでしょうか。書き方やマナー、注意しなければならない点について説明します。

書き方やマナー

退職辞令は、書き方やマナーに十分注意して作成する必要があります。前述のとおり、退職辞令はその会社で最後、定年退職で他の会社に再就職しない場合は人生においても最後に受け取る辞令になります。記載内容に間違いがあったり、マナー違反となる記述をしたりしないよう､十分注意しましょう。特に氏名の書き間違いは、従業員に対して非常に失礼な行為となるため、細心の注意を払って作成してください。

ネガティブなことはできる限り記載しない

退職辞令には、ネガティブな内容を記さないようにすることも大切です。懲戒解雇の場合でも、退職辞令には必要な場合を除き、懲戒解雇であることやその内容について記載することは避けましょう。

退職理由および今後の予定を明記する

退職辞令に、退職理由を明示して交付したほうよい場合もあります。その場合は今後の予定とともに、退職理由を退職辞令に記載して交付しましょう。一般的に退職辞令には必要最低限のことだけをシンプルに記載しますが、退職理由を詳細に書いたり、今後の予定を記載したりするほうが好まれる場合があります。定年退職・依願退職・懲戒解雇などの退職理由を考慮し、相応しい退職辞令を作成して交付しましょう。

郵送での提出は可能？

一般的に退職辞令は直接手渡しで交付しますが、郵送での交付も可能です。退職する従業員病気の療養中や有給休暇取得中などで出社できない場合は、郵送で辞令を交付しても問題ありません。届かないおそれがある場合は、配達記録郵便などを利用しましょう。

きちんと退職辞令が出せるよう、作成方法を理解しよう

退職辞令は法律で出すことが定められているわけではないので、出さなくても問題はありません。ただし退職辞令を交付することで、会社からの正式な命令として位置付けられるというメリットがあります。内容が書面に残ることで、後でトラブルに発展することも防げます。また、社内での周知が図れることも、退職辞令を出すメリットといえるでしょう。

退職辞令はフォーマットやテンプレート、内容、記載する文章のいずれも自由です。一般的に辞令はシンプルであることが求められ、退職辞令も例外ではありませんが、定年退職の場合は功績を称えたり、会社への貢献を感謝する文章を入れたりするほうが好ましい場合もあります。適切に判断し、退職辞令をきちんと作成できるようになりましょう。

よくある質問

退職辞令とは何ですか？

定年退職や懲戒退職、依願退職の場合に出す、退職を命じる辞令のことです。詳しくはこちらをご覧ください。

退職辞令を書く際の注意点を教えてください。

書き間違えないことや、ネガティブな情報はできるだけ記載しないといったことに注意しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。

• 監修：坪 義生（社会保険労務士）

  明治大学政治経済学部政治学科卒業、千葉大学大学院社会科学研究科修士課程修了（経済学）、学部在学中に宅建、行政書士、社会保険労務士試験に合格。その後、社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。現在、じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。