- 更新日 : 2025年2月3日
電子請求書とは？電子帳簿保存法改正による変更点も解説
電子請求書とは、電子データ化された請求書のことです。電子請求書を利用することで得られるメリットや注意点、適用される法律などについてまとめました。また、電子帳簿保存法の改正に対して、どのような対応が必要かについても解説します。
目次
電子請求書とは
電子請求書とは、電子データ化され、オンラインでやり取りできる請求書のことです。従来、請求書は紙面で作成し、郵送あるいは手渡しで請求する相手に届けていました。
しかし電子請求書はオンラインで送付できるため、作成から受け取りまでに時間がかかりません。また紛失することがなく、再送付も簡単にできるため、請求書関連のトラブルを回避しやすくなるでしょう。
電子請求書の特徴
電子請求書の特徴として、印鑑が要らないことが挙げられます。日本では従来、重要性の高い書類には印鑑を押印することが習慣とされてきました。しかし、電子請求書は印鑑不要で作成・送付できるため、押印の手間と時間を省略することができます。
電子請求書に関連する法律
電子請求書が電子書類として効力を発揮するために関係する法律としては、電子帳簿保存法とe-文書法があります。どちらも特定の条件下で書類の電子化を認める法律ですが、適用文書の範囲が異なります。
2022年の電子帳簿保存法改正で何が変わる？
2022年1月1日に電子帳簿保存法の改正法が施行されました。この改正により、電子で受け取った注文書や領収書を印刷して紙書類として保管することが原則として廃止されました。
また、これまで税務署への事前申請が必要だった部分が廃止になったり、タイムスタンプ要件が緩和されたりするなど、いままでよりも電子化を進めやすくなっています。さらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
電子帳簿保存法についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
電子請求書の作成方法
まず紙の請求書と同じように、WordやExcelなどで請求書を作成します。これをPDFに変換すれば完成です。もちろん最初からPDFを作成・編集できるソフト、Acrobatなどを使って作成するのもよいでしょう。
送付方法は、メールに電子契約書を添付して送信する方法のほか、DropBoxなどのファイル交換クラウドサービスでの送付する方法、電子契約システムを使って送付する方法などがあります。
電子請求書を導入するメリット
電子請求書を利用すると、次のようなメリットがあります。
請求書の作成が簡単になる
紙の請求書を作成するときは、書き損じや入力ミスなどが起こりがちです。一方、電子請求書であれば、販売管理システムからデータを転載することで、ミスなく作成できます。
送付コストがかからない
また、オンラインで送付することで、送料がかからない点も電子請求書のメリットです。郵送で対応している場合、1通1通の送料は安くても、毎月何社にも送付していると高額になります。電子請求書に変えることで、コスト削減を実現できるでしょう。
保管場所をとらない
保管場所をとらないところも、電子請求書の優れた点です。紙の請求書は7年間の保管義務があるためすべてファイリングして残しておく必要があり、請求書だけでなく領収書や注文書などのさまざまな書類をすべて残しているとかなりのスペースを使います。しかし、電子請求書であればパソコン内やクラウド上に保管できるため、どんなに増えてもオフィスの空間は狭くなりません。
過去のデータを検索できる
過去のデータを検索できるのも、電子請求書のメリットです。例えば、取引先から商品の単価が間違っていたなどの指摘を受けた場合、紙の書類として保管していたならば、過去の取引関連の文書をすべて広げてどの部分に間違いが生じたのか調べなくてはいけません。しかし電子請求書であれば、検索ワードを入れて簡単に関連データを表示させることができます。書類探しの手間も大幅に削減できるでしょう。
電子請求書を導入するデメリット・注意点
電子請求書はメリットが多い一方、デメリットもあります。
電子請求書を発行するシステムの導入コストがかかる
ワンストップで請求書作成から発送までの処理を行うサービスを導入する場合、サービス利用のコストがかかってきます。請求書を郵送する場合の郵送費・人件費などを合わせたコストと、サービスを利用する場合のコストを比較し、自社にあったサービスを検討する必要があります。また、取引先が電子請求書に対応していない可能性があることも、導入前に検討しておきましょう。
電子請求書に対する社内ルールを構築する必要がある
電子請求書システムを導入すると、社内のすべての請求書が電子化されます。しかし、請求書発行を担当する社員の中には、パソコンが不得手で、操作できるのか不安を感じている方もいるかもしれません。
請求業務に関わるすべての従業員がスムーズに電子請求書を発行・送付するために、電子請求書に対するルールを統一しておくことが必要です。また、管理時のルールも構築し、関わるすべての従業員に周知しておきましょう。
電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある
取引先から電子請求書を受け取った場合は、電子帳簿保存法などの規定に従い、保存しなくてはなりません。もちろんこれに対応する社内体制の構築も必要となります。また、取引先に対して電子請求書で送付したいと考えても、取引先から紙で送ってほしいと言われる場合もあるでしょう。そのため、すべての取引先に対して電子請求書に切り替えることは困難かもしれません。
電子請求書導入のメリットや注意点に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
電子請求書は請求書を電子化したもの
電子請求書は、これまで紙の書類で授受していた請求書を電子ファイルでやり取りすることをいいます。電子請求書に変えることでさまざまなメリットがある一方、手間が増える部分もあります。電子帳簿保存法が改正され、税務署での事前承認申請が不要になったことで、より一層、電子請求書などの電子書類を利用する企業は増えると予想されます。スムーズに取引先に書類発行・送付を行うためにも、電子書類作成システムの導入を検討することが求められるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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