• 更新日 : 2025年12月2日

電子署名管理規程とは？具体的な項目や電子契約導入のポイントを解説

電子署名管理規程は、企業が電子署名を利用する際のルールを定めた社内規程です。

本記事ではこの電子署名管理規程について解説し、どのようなケースで作成すべきか、規程に含めるべき項目、電子契約導入時の準備のポイントなどを解説します。ひな形についても紹介しておりますので、電子署名管理規程の策定を考えている企業の方はぜひご活用ください。

電子署名管理規程とは

電子署名管理規程とは、企業や組織が電子署名を利用する際のルールや手順をまとめた社内規程のことです。

※電子署名：紙文書における押印や署名に代わる電子的な認証手段で、近年、急速に普及している電子契約などで広く利用されている。

電子署名管理規程は、電子署名の適正な利用と管理を徹底するうえで重要な役割を果たす存在であり、安全かつ効率的な電子契約システムの運用に関わってきます。そのため、作成していることで、セキュリティ上のリスクが抑えられ、電子契約のメリットを最大限に受けることができるでしょう。

電子署名管理規程を作成するケース

電子署名管理規程は、主に次のケースにて作成をします。

なお、上記のように電子署名の管理のみについて定めた規程を新たに設けるケースもあれば、既存の「印章管理規程」へ電子署名に関する規定を追記するケースもあります。

※印章管理規程についてはこちらのページで解説しています。

契約の基礎知識

印章管理規程とは？雛形を基に定めるべき項目を解説

取引先や顧客との契約、公的機関や銀行での手続き、日々の書類の決裁など、企業では押印を行う機会が少なくありません。そのため、印章（ハンコ）を適切に管理しておかないと、思わぬトラブルに発展するリスクがあります。そこで、今回は印章管理規程についてひな形を交えてご説明します。また、近年では印章の代わりに電子印鑑を用いるケースも増えてきました。本記事では電子印鑑の規程の作成方法についてもご紹介します。印章管理規程とは？印章管理規程とは、その名の通り印章を管理するルールのことです。印章とは印影（朱肉の跡...

電子署名管理規程のテンプレート／ひな形

電子署名管理規程に記載すべき項目についてテンプレートをもとに解説します。何をどのように定めるべきかイメージしにくいときには、テンプレートをカスタマイズするとよいでしょう。

電子署名管理規程に含めるべき項目

電子署名管理規程を作成するときは、目的や定義、電子署名の管理責任、電子署名の利用手順や条件、そしてセキュリティ対策などの事項を含めましょう。

定めるべきルールや作成方法に決まりはなく、「どうすれば安全かつ効率的に電子署名を運用できるのか」を考えていくことが大事です。

総則（目的や定義について）

「電子署名管理規程」などと表題を設けた後、最初に「目的」と題して同規程の概要を記載します。ここは次のように簡単なものでよいです。

電子文書や電子署名という言葉に関しては一般にも使われているため、規程内で特別な意味を持たせない限り、定義を置かなくてもよいでしょう。
しかし、上記の「電子署名管理責任者」のような用語は法律などで定義されておらず、ここでしか登場しない言葉です。そのため、必ず定義を行うようにしましょう。

電子署名の管理責任

電子署名に係る管理責任者を定め、その職務内容や責任について明確化していきます。

「電子署名管理責任者は、〇〇とする」などと条文内で指定してもかまいません。その他の役職も多く設けるときは、それらと併せて別表にまとめる形式でもよいでしょう。

また、管理責任を持つ方の職務については、例えば次のように定めることができます。

ほかにも電子証明書の管理方法やアカウント登録、アカウント情報の変更方法など、より詳細なルールも考えて条文化していくとよいでしょう。

なお、電子契約サービスなどはクラウド型が主流ですが、この場合は他社が管理するクラウド上で自社の情報が保管されるため、電子契約サービス等を提供する事業者を電子署名管理責任者に代わる「管理代行者」と定める例が多いです。

電子署名の利用手順や条件

どのように電子署名を行うのか、利用手順や条件について明記しましょう。

まず決めておきたいのは、電子署名を行うことについて権限を持つ役職です。テンプレート内ではこれを「電子署名実施者」と定義し、さらに当該人物が対応できない場合に備えて「代理署名者」も定義しています。

そのうえで、電子署名実施者による審査・承認が必要である旨を記載します。

社内文書ではなく電子契約書の場合には、外部の相手方とのやり取りも発生するため、別途電子契約書の作成・電子署名の付与の手順を記載するのもよいでしょう。

電子署名に係るセキュリティ対策

電子署名に関する事故、セキュリティ問題を予防するための規程や、事故が発生した場合への備えとなる規定も定めておきましょう。

事故への対応に責任を持つ人物を明確にする必要があります。

また、事故防止の観点から次のような規定も置いておきましょう。

情報セキュリティに係る事故についてはここで詳細に定めてもかまいませんが、別途情報セキュリティ管理規程を設けてそちらに具体的なルールを渡す方法もあります。

電子契約の導入時に準備すべきこと

電子署名管理規程の作成は、電子契約導入に伴い一緒に進めておきたい業務です。しかしながら、電子署名管理規程の作成だけでは、電子契約導入が万全な状態になりません。

本格的に導入するなら、まずは導入に向けて社内の体制を整えること、そして社内規程や業務フローの改定を行うこと、さらにその影響を受ける社内の従業員や取引先などへの周知も進めることが重要といえます。

電子契約導入に向けた体制の構築

電子契約への移行をスムーズにし、その後の運用を成功させるためには、導入を主導する体制を構築することが大事です。

電子契約や電子署名について知見を持つ方を担当者に選任し、企業の規模によっては複数人から構成されるチームを作りましょう。

そして、担当者たちは、法務部や営業部、経理部などの関係部署と密に連携を取り、各部署が電子契約に何を求めているのか、現状どのような課題を持っているのかを把握します。こうしてシステムに必要な機能などを洗い出していくことで、導入すべきサービスの選定が進めやすくなるでしょう。

改定した社内規程や業務フロー

電子契約の導入は、単に紙の契約書を電子化するだけでなく、企業の契約プロセス全体に影響をおよぼします。そのため、既存の社内規程や業務フローを見直し、電子契約に対応した形に改定する必要があります。

例えば、契約書管理規程を設けている場合、紙の契約書のほか電子契約書についてはどのように保存するのか、アクセス権限はどうするのか、といったルールを見直します。稟議規程を設けている場合は、電子契約における稟議フローを明確化し、必要に応じて承認者や承認方法について見直しましょう。

同じ「契約書の作成」という業務でも、電子化されることによってフローは大きく変わります。ITツールの使用に馴染みがない職場だと電子契約の導入に戸惑い、効果的な運用ができないおそれもあるため、プロセスをわかりやすく示せるようマニュアルを作成することも検討するとよいでしょう。

社内外への周知も進めておく

電子契約の導入は、社内だけでなく、取引先や顧客など社外関係者にも一定の影響を与えます。そのため、電子契約の導入に関しては社外も含めて広く周知を進めることが大事です。

社内への周知については、社内報やイントラネットを活用して告知するのが簡単な方法です。ただし、実際の業務にあたる従業員に対して導入の事実を知らせるだけだと不十分なため、研修を実施して操作方法等を学ぶ機会を用意したり、FAQを作成していつでも参照できるようにしたりすることを検討しましょう。

取引先に関しても導入の事実を伝えること、そしてこれから契約を締結する場合には相手方の同意が必要となります。これは電子契約だけの特殊なルールではなく、契約一般にいえることです。
そもそも契約の締結は当事者双方の合意により成り立つもののため、相手方が「電子契約には応じない」と主張してきた場合には契約を有効に交わすことができなくなります。

そのため、電子契約に抵抗がありそうな取引先に関しては丁寧に事情を説明し、安全に契約が交わせることや業務の効率化が図られることなどを伝えて、移行を目指すとよいでしょう。

 電子契約システム導入によるセキュリティ強化・コンプライアンス改善効果と関連データ

マネーフォワード クラウドが2025年5月に実施した調査によると、電子契約システム導入により便益を感じる機能として「セキュリティ強化・コンプライアンス対応」が29.6%を占めました。さらにセキュリティ強化・コンプライアンス対応に便益を感じる303名に対し、最も重要な項目を尋ねたところ、「法令遵守要件への対応」が21.8%、「紛失・毀損リスクの排除」が21.8%、「改ざん防止」が19.5%となり、本記事で解説した電子署名管理規程で定めるべきセキュリティ要件が実務上も重視されています。

電子署名管理規程の整備と電子契約システムでセキュリティリスクを軽減

企業規模別に見ると、101名以上の大企業では「改ざん防止」が24.0%と特に高く、次いで「内部統制強化」が18.4%、「法令遵守要件への対応」が17.6%となっており、大規模企業ほど厳格なセキュリティ管理を重視しています。電子署名管理規程は電子契約の安全な運用に不可欠ですが、同時に電子契約システムの導入により、本記事で解説した電子署名の管理責任やセキュリティ対策を技術的に担保しながら、業務効率化も実現できます。

電子契約とセットで電子署名管理規程も用意しよう

電子署名管理規程は、電子署名を安全かつ適切に利用するための重要な基盤として機能するもののため、電子契約の導入を検討する企業には作成が推奨されます。

本記事の内容、テンプレートも参考にすると作成もスムーズに進められるでしょう。困ったときは企業法務に強い専門家も頼ることが大事ですが、社内で電子契約の業務に直接関わる方なら、電子署名や電子署名管理規程についての理解を持っておくとよいでしょう。

• 監修：林　孝匡（弁護士）

  情報発信が専門の弁護士。モットーは【難しい法律を分かりやすく】
  労働問題をはじめ多くの分野で法律情報の発信を手がける。
  弁護士ドットコム・マイナビ・幻冬舎・DIME・弁護士JPなど多数のWEBメディアで法律コンテンツを発信中。