• 更新日 : 2024年8月27日

ビジネスに役立つノートの使い方｜活用するメリットと効率化のコツ

学校や勉強で使うイメージが強いノートはビジネスシーンでも役立つアイテムです。情報を残すだけでなく、ToDoリストやマインドマップといった使い方があります。デジタルツールで代用できるものの、ノートを活用するメリットは多いです。

当記事では、ビジネスに役立つノートの使い方と活用するメリット、ノートを使って仕事を効率化するためのコツについてご紹介します。

ビジネスに役立つノートの使い方

ノートは学校などの勉強だけではなく、ビジネスにおいても役立つアイテムです。残しておきたい情報を書くのはもちろん、ToDoリストやマインドマップとしても使用できます。

ToDoリストとは、簡単に言うと「やることリスト」です。やるべきタスクを整理し、効率的にこなしていくためにToDoリストを活用する人は増えています。例えば、ノートを「やること」「やっていること」「完了したこと」の3列に分割し、タスクを記入した付箋を進捗に応じて移動させる方法が有効です。

ノートと付箋でToDoリストを作成すると、タスクを簡単に可視化でき、状況に応じてタスクの移動や変更が簡単にできます。

マインドマップとは、キーワードとなるテーマや課題を中心に書き、関連性のある単語やアイデアを放射線状に書き込んでいく発想法のことです。マインドマップは人間の脳に近い仕組みと言われており、アイデア出しやスケジュール管理、問題解決などビジネスのさまざまなシーンで活用できます。

出典：J-STAGE「マインドマップ，記憶術とコーチングの要素を統合した 酸化還元反応の教材（化学の森）」

ノートをビジネスに活用するメリット

現在では、ToDoリストやマインドマップなど、さまざまな用途に特化したデジタルツールが多く登場しています。しかし、あえてノートに書くことによって得られるメリットもあります。

以下では、ノートをビジネスで活用するメリットを3つ紹介します。

記憶に定着しやすい

ビジネスでノートを活用すると、記憶に定着しやすい点が大きなメリットです。

メモをスマートフォンやパソコンで取るか、写真を撮って保存するのが効率的と考える方もいるでしょう。しかし、デジタルツールを使ったメモは、手軽で集中力を必要としない分、記憶に残りにくいというデメリットがあります。

ノートにメモする場合、まず頭の中である程度情報を整理してから記入する必要があり、デジタルツールを使う場合に比べて時間がかかります。ノートに書くべき内容を一度頭に入れてからメモを取ることになるため、記憶に定着しやすくなります。

スマートフォンやパソコンで取ったメモは文字情報のみで完結しがちです。ノートへのメモであれば図や記号なども手軽に記入でき、筆跡もそのまま残るため、記憶が蘇りやすいというメリットがあります。

出典：東京大学「紙の手帳の脳科学的効用について ～使用するメディアによって記憶力や脳活動に差～ 」

アイデア・情報を整理できる

ノートに書き込む作業を通して情報を一度頭の中に入れると、連動して新しい発見やアイデアが浮かぶこともあります。

例えば、取引先との打ち合わせの日時をメモする中で、当日までに準備しておくべき資料や、事前に確認しておいたほうがよい点などが思い浮かぶこともあるでしょう。そのように広がった思考をメモしておくことで、必要な情報を整理できます。

ノートに情報をまとめて整理すると、情報同士を関連付けやすくなる点もメリットの1つです。後からノートのページに書いていた情報を眺めると、新たな気付きやアイデアが生まれることがあります。その場で整理できないと感じた情報も、ひとまずノートに書き出してみるのがおすすめです。

整理力・言語力が身につく

ノートに書くという行為は単純に見えて、インプットした情報を理解し、頭の中で整理してアウトプットするという複数の工程を経ています。ノートを見返したときに分かりやすいように要点をまとめる必要もあります。ビジネスでノートを活用すると、情報を整理する力が付く点がメリットです。

ノートにメモする際は、情報を自分の言葉で表現する必要があり、言語力の向上につながります。言語力が向上すれば、相手が理解しやすい言葉で説明・指示する力や、他人の話を理解する力が強化されるでしょう。コミュニケーションが円滑になり、業務効率化やチームワークの強化にもつながります。

ノートを使って仕事を効率化するためのコツ

仕事用のノートを作ることにさまざまなメリットがあるものの、実際にどのようにノートを使えばいいか分からない人もいます。

ノートを使って業務効率化を図る方法にはいくつかあり、以下では誰でもすぐに実践できるノート活用術を3つ紹介します。

表と裏の両方を使う

ノートを表と裏から使う方法は、ビジネスで効果的にノートを活用するための手法です。

例えば、ノートの表側を会議・打ち合わせのメモとして活用し、裏側をアイデア出しや思考整理に利用することで、情報を整理しやすくなります。複数のノートを準備する必要がなく、異なる目的の情報を分かりやすく整理できます。

また、ノートの使い方を決めておくことで、何を書いてあるのかが明確になり、仕事の効率化や情報整理をスムーズに行えるでしょう。

フォーマット・テンプレートを用意する

人の話を聞きながらメモを取る際には、話の中から必要な情報を取捨選択し、文字や文章として整理する必要があります。複数の行動を同時に進行するため、読み返した際に分かりにくいメモになりやすいです。

メモを後から活用しやすくするためには、事前にフォーマットやテンプレートを用意しておくのがおすすめです。あらかじめ記入する項目を決めておけば、体裁が整ったメモになり、見やすくなります。また、メモを取る際の負担を軽減できるのがメリットです。

会議や打ち合わせの議事録など、ほかの人と共有する必要があるメモは、フォーマット・テンプレートを用意しておくと後から見やすくなるでしょう。

複数の色で記入する

ノートに複数の色を利用すると、重要なポイントが一目で分かりやすくなります。例えば、赤は問題点、青は改善策といった風にルールを決めておくと、読み返したときに探している情報をすぐに見つけやすくなります。

ただし、使う色を増やしすぎると、かえって重要性が高いポイントが分かりにくくなるため注意が必要です。使う色は2～3色に留め、使う色と目的を明確にすると、すっきりとした分かりやすいノートになります。また、使うペンも毎回固定すれば、統一感があり読み返しやすいノートになるでしょう。

ビジネスに使うノートの選び方

ノートは、商品によって以下のようなポイントに違いがあります。

ノートの綴じ方は、主に綴じノートとリングノートの2種類があります。

綴じノートは、紙が糸や接着剤などで綴じられており、見開きで使いやすいというメリットがあります。

一方、リングノートはノートを折り返したり、切り離したりしやすい点が特徴です。ビジネスシーンでは、ノートを長期的に保管する場合は綴じノート、ノートを切り離してファイルで管理する場合はリングノートが適しています。

最近では、罫線も種類も増えており、横罫のノートでも罫線の幅やドットの有無などが異なります。自分の字の大きさや書き方に合わせて選ぶとよいでしょう。

ノートのサイズも重要です。携帯性を重視する場合は手のひらサイズのポケットノートが便利です。主に社内で使う場合は、A4やB5サイズのノートを選ぶのがおすすめです。

ビジネスシーンで積極的にノートを活用しよう

勉強するときに使用するイメージが強いノートは、ビジネスシーンで役立ちます。アイデア・情報を整理できる点や、整理力・言語力が身につくことは、ノートを使うメリットであり、ビジネスにも応用できるでしょう。

ノートにはさまざまな種類があります。長期的に使用する場合は綴じノート、ファイルで管理する場合はリングノートが便利です。自分の目的に応じたノートを選び、ビジネスに活用してください。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。