• 作成日 : 2026年7月3日

Teamsの文字起こしで会議業務を効率化するには？使い方を解説

Teamsの文字起こしは、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化できる機能です。話者名やタイムスタンプも確認できるため、会議後の振り返りや議事録作成、欠席者への情報共有に役立ちます。一方で、文字起こしの精度は音声環境や言語設定に左右されるため、内容の確認や情報管理も欠かせません。

当記事では、Teamsの文字起こしの概要、使うメリット、基本的な操作方法、利用時の注意点、文字起こしできない原因を分かりやすく解説します。

Teamsの文字起こしとは？

Teamsの文字起こしとは、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化する機能です。発言内容は会議画面の横に表示され、話者名やタイムスタンプも確認できます。会議後に内容を見返しやすくなるため、議事録作成や聞き逃しの確認に役立ちます。録画と併用すれば、後から発言の流れを確認しやすくなります。ただし、利用可否は組織の設定や会議の種類、管理者のポリシーによって変わる場合があります。必要に応じて、開始前に利用できるか確認しましょう。

Teamsで文字起こしを使うメリットは？

Teamsで文字起こしを使うメリットは、会議内容をテキストで残し、確認や共有をしやすくできることです。議事録作成や聞き漏れ防止にも役立ちます。ここでは、主なメリットを解説します。

会議内容を後から確認しやすくなる

会議内容を後から確認しやすくなる点は、Teamsの文字起こしを使う大きなメリットです。文字起こしでは発言内容がリアルタイムでテキスト化され、話者名やタイムスタンプも確認できます。会議後に「あの話はいつ出たか」「誰が何を発言したか」を見返しやすくなるため、録画を最初から見直す手間を減らせます。

途中で聞き逃した内容や理解が曖昧だった部分も検索しながら確認できるため、会議内容の振り返りや業務への反映を進めやすくなります。ただし、聞き取り精度は音声環境や発話の重なりに左右されるため、重要事項は原音声や録画とあわせて確認することが大切です。

議事録作成の負担を減らせる

議事録作成の負担を減らせる点も、Teamsの文字起こしを使うメリットです。発言内容がテキストとして残るため、担当者は会議中にすべてを書き取る必要が少なくなります。会議後は文字起こしを確認しながら、決定事項、担当者、期限、保留事項を整理できます。メモに集中しすぎて議論を聞き逃すリスクも抑えやすくなります。

ただし、文字起こしをそのまま議事録として使うのではなく、誤変換や不要な会話を確認し、読みやすい形に編集することが大切です。発言の意図や文脈を補足しながら整理することで、関係者が内容を理解しやすい議事録を作成できます。

欠席者への情報共有がしやすくなる

欠席者への情報共有がしやすくなる点は、会議参加者が多い職場で役立ちます。文字起こしが残っていれば、欠席者は会議後に発言の流れや決定事項を確認しやすくなります。録画を見る時間が取れない場合でも、必要な箇所をテキストで探せるため、内容を把握しやすくなります。会議の経緯を文章で追えるため、参加できなかった人も次の対応に入りやすくなります。

共有する際は、閲覧権限や社内ルールを確認し、機密情報を含む会議では扱いに注意しましょう。要点をまとめた議事録と併用することで、会議全体の流れや背景も伝えやすくなり、情報共有の質を高められます。

聞き漏れや認識違いを防ぎやすくなる

聞き漏れや認識違いを防ぎやすくなる点も、Teamsの文字起こしのメリットです。会議中に聞き取れなかった発言や、メモしきれなかった内容を後からテキストで確認できます。発言者名や時刻が表示されるため、確認したい場面を探しやすくなります。特に、専門用語や数字、期限を扱う会議では、後から内容を見直せることが安心材料になります。

発言内容の受け取り方に差が出た場合も、文字起こしを参照すると確認しやすくなります。ただし、文字起こしに誤りが含まれる場合もあるため、重要な決定事項は参加者間で確認しましょう。業務指示や担当範囲の認識を統一しやすくなり、後工程での手戻り防止にもつながります。

Teamsで文字起こしを使う方法は？

Teamsで文字起こしを使うには、会議中に文字起こしを開始し、音声言語を確認してから進めます。会議後はデータを見返し、必要に応じて共有できます。ここでは、基本の使い方を解説します。

会議を開始する

会議を開始するには、Teamsの予定表やチャットから対象の会議を開きます。文字起こしは会議中に使う機能のため、まず参加者が会議へ入れる状態にする必要があります。予定された会議だけでなく、すぐに始める会議でも利用できる場合があります。

ただし、文字起こしの利用可否は組織の設定や管理者ポリシーによって変わります。開始前に、録音や文字起こしの扱いについて参加者へ共有しておくと安心です。必要に応じて主催者が操作し、参加者がスムーズに会議へ参加できる環境を整えておきましょう。

その他の操作から文字起こしを開始する

文字起こしを開始するには、会議画面の「その他の操作」から「レコーディングと文字起こし」などの項目を開き、文字起こしの開始を選びます。開始すると、発言内容が会議画面の横にリアルタイムで表示されます。話者名や時刻も確認できるため、会議後の振り返りに役立ちます。

表示名を正しく反映させたい場合は、参加者のアカウント名も確認しておきましょう。利用できない場合は、管理者設定の確認が必要です。開始後は参加者にも通知されるため、事前に周知しておくと混乱を防げます。

会議の音声言語を確認する

会議の音声言語は、文字起こしの精度に関わるため必ず確認します。Teamsでは、会議で話されている言語を設定でき、言語が合っていないと発言内容が正しく文字化されにくくなります。会議中に文字起こし画面や言語設定を開き、参加者が主に話す言語を選びましょう。

日本語の会議であれば、日本語が選ばれているか確認します。複数の言語が混ざる会議では、利用できる機能や表示内容が環境によって異なる場合があります。事前に設定を確認しておくことで、認識精度の低下を防ぎやすくなります。

会議後に文字起こしデータを確認する

会議後に文字起こしデータを確認するには、会議チャットや会議の詳細画面から文字起こしを開きます。Microsoft公式情報では、会議終了後に会議チャット履歴から文字起こしを確認できるとされています。発言内容、話者名、時刻を見返せるため、議事録作成や決定事項の確認に役立ちます。

ただし、会議の種類や組織の設定によって保存や表示の条件が変わる場合があります。見られないときは、会議の主催者や管理者に確認し、保存期間や閲覧権限もあわせて確認しましょう。

必要に応じて文字起こしデータを共有する

文字起こしデータを共有する場合は、共有範囲と内容を確認してから行います。文字起こしには発言内容や参加者名が含まれるため、関係者以外に広げない配慮が必要です。会議チャットやファイルの共有設定を確認し、必要な相手だけが閲覧できる状態にしましょう。

機密情報や個人情報が含まれる場合は、そのまま共有せず、要点を整理した議事録として共有する方法もあります。社内ルールに沿って扱うことが大切です。共有前には内容を見直し、不要な情報が含まれていないかも確認しましょう。

Teamsで文字起こしを使う際の注意点とは？

Teamsで文字起こしを使う際は、文字起こしの精度、参加者への周知、情報管理に注意します。記録として残る内容だからこそ、共有範囲や社内ルールも確認しましょう。ここでは、利用時の注意点を解説します。

発言内容が正確に文字起こしされるとは限らない

発言内容が常に正確に文字起こしされるとは限らない点に注意が必要です。Teamsの文字起こし機能は会議中の発言をリアルタイムでテキスト化できますが、周囲の雑音やマイクの性能、複数人の同時発言、専門用語の多用などによって誤変換が発生することがあります。また、話す速度が速い場合や音声が不明瞭な場合も、意図した内容と異なる文章になる可能性があります。

そのため、文字起こしデータを議事録や報告書として利用する際は、そのまま使用するのではなく内容を確認することが重要です。特に、数値や日付、担当者名、決定事項などは誤りが業務に影響する可能性があるため、録画データや参加者への確認を通じて正確性を担保しましょう。会議開始前に音声言語の設定を確認しておくことも、認識精度の向上につながります。

文字起こしを行う前に参加者に許可を取る

文字起こしを行う前には、参加者へ事前に説明し、理解を得ておくことが大切です。Microsoft Teamsでは文字起こしを開始すると参加者へ通知が表示されますが、通知だけに頼るのではなく、会議開始時に文字起こしを実施する目的や利用方法を共有しておくと安心です。

文字起こしには発言内容だけでなく話者情報も記録されるため、会議後に誰が閲覧できるのか、議事録作成や情報共有に利用するのか、どの程度の期間保存するのかといった点を明確にしておきましょう。特に社外の参加者が含まれる場合は、自社の運用ルールだけでなく契約上の取り決めや相手先の方針も確認する必要があります。録画も同時に行う場合は、その旨もあわせて説明し、参加者が安心して会議に参加できる環境を整えることが重要です。

機密情報や個人情報の取り扱いに注意する

機密情報や個人情報を含む会議では、文字起こしデータの管理に十分な注意が必要です。文字起こしには発言内容だけでなく、参加者名や発言時刻などの情報も記録されるため、顧客情報や従業員情報、契約内容、未公開の事業計画などが含まれる場合は、閲覧権限や共有範囲を慎重に設定しなければなりません。

Microsoft Teamsでは、CopilotライセンスまたはTeams Premiumライセンスがあれば、会議の主催者が録画や文字起こしへのアクセス権限を管理できます。共有前には、関係者以外が閲覧できない設定になっているかを確認し、不要な情報や誤変換された内容が含まれていないかもチェックしましょう。また、社内規程や情報管理ポリシーに従って保存期間や削除方法を定めることも重要です。外部へ共有する必要がある場合は、文字起こし全文ではなく必要な内容を整理した議事録を作成することで、情報漏えいのリスクを抑えられます。

Teamsで文字起こしできない原因は？

Teamsで文字起こしできない場合は、管理者設定、会議の種類、利用環境、音声言語を順に確認します。機能が表示されない原因を分けて見ると、対処しやすくなります。ここでは、主な原因を解説します。

管理者側で文字起こしが許可されていないため

管理者側で文字起こしが許可されていないと、会議中に文字起こしを開始できません。Teamsの録画や文字起こしは、組織の会議ポリシーによって利用可否が制御される場合があります。会議画面の「その他の操作」を開いても文字起こしの項目が表示されない、または選択できない場合は、個人の操作ミスではなく管理者設定が原因の可能性があります。

利用したい場合は、会議の主催者や情報システム担当者に確認しましょう。会社のルール上、機密情報保護のために制限されていることもあります。管理者に相談する際は、会議名、日時、表示されない項目を伝えると確認が進みやすくなります。

会議の種類や参加条件が対応していないため

会議の種類や参加条件が対応していない場合、Teamsの文字起こしを使えないことがあります。文字起こしはすべての通話や会議で必ず使えるわけではなく、会議の主催者、参加者の所属組織、会議ポリシー、録画や文字起こしの権限によって利用可否が変わります。

社外参加者として入っている場合や、ゲストとして参加している場合は、操作できる範囲が限られることもあります。文字起こしを使いたい会議では、事前に主催者へ利用できるか確認し、必要に応じて主催者側で開始してもらいましょう。会議リンクを作成した組織の設定も確認対象になります。

使用しているアプリや環境に制限があるため

使用しているアプリや環境に制限があると、文字起こしが表示されない場合があります。Microsoft公式情報では、ライブ文字起こしはデスクトップ版Teamsで利用でき、モバイル版では会議後の文字起こし確認に対応するとされています。古いアプリやブラウザ、組織で管理された端末では、機能が表示されないこともあります。

まずTeamsアプリを最新状態にし、可能であればデスクトップ版で会議に参加しましょう。改善しない場合は、ブラウザ版や別端末での表示も確認し、端末固有の問題か切り分けます。会社支給の端末では管理者の制限も確認が必要です。

会議の言語設定が適切でないため

会議の言語設定が適切でないと、文字起こしがうまく開始できなかったり、発言内容が正しく表示されにくくなったりします。Teamsで文字起こしを開始する際は、会議で話されている言語を確認する必要があります。日本語の会議で別の言語が選ばれていると、誤変換が増え、内容を確認しづらくなります。

開始時に表示される言語確認画面や、会議中の文字起こし設定から、主に話す言語が正しく選ばれているか確認しましょう。複数言語の会議では、表示内容や対応範囲が環境によって異なる場合があります。会議前に参加者へ使用言語を共有しておくと安心です。

Teamsの文字起こしを活用して会議後の確認作業を効率化しよう

Teamsの文字起こしは、会議中の発言をテキストとして記録し、会議後の確認や議事録作成、欠席者への共有に役立つ機能です。発言内容を話者名や時刻とあわせて確認できるため、聞き漏れや認識違いの防止にもつながります。ただし、文字起こしの精度は音声環境や言語設定に左右されるため、重要な内容は必ず見直しましょう。利用時は参加者への周知、機密情報や個人情報の管理、閲覧権限の確認も欠かせません。文字起こしできない場合は、管理者設定や会議の種類、アプリ環境を順に確認することが重要です。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。