• 更新日 : 2025年12月2日

スプレッドシートで工程表を作る方法とは？ガントチャート作成から自動化まで

Googleスプレッドシート（Google Sheets）で工程表を作成すると、コストを抑えつつ、誰でも編集・共有しやすい形でスケジュール管理が行えます。

本記事では、基本的な工程表の作成方法から、条件付き書式を使ったガントチャート表示、関数による自動計算、テンプレートの活用まで、スプレッドシートで実践的な工程表を作成するための完全ガイドを提供します。

スプレッドシートで工程表を作る基本的な構造

スプレッドシートで工程表を作成する際は、まず初めに、プロジェクトの全体像を把握し、必要な情報項目を定義して、見やすく管理しやすい表構造を設計します。 適切な構造設計により、プロジェクトの進捗状況を一目で把握でき、スケジュール管理の精度が向上します。

工程表に必要な基本項目の設定

効果的な工程表を作成するため、まず以下の基本項目を列として設定します。A列から順に、これらの項目を配置することで、論理的で使いやすい工程表の基盤を作ります。

1行目にこれらのヘッダーを設定し、背景色を濃い色（例：紺色）、文字を白色にして見出しとして強調します。「表示」メニューから「固定」→「1行」を選択することで、スクロールしてもヘッダーが常に表示される状態を作ります。

階層構造を持つタスクの表現

大規模プロジェクトでは、タスクを階層的に管理する必要があります。親タスクと子タスクを視覚的に区別するため、以下の工夫を実装します。

日付と期間の自動計算

期間列（F列）には、開始日と終了日から自動的に日数を計算する数式を設定します。

=IF(AND(D2<>””,E2<>””),NETWORKDAYS(D2,E2),””)

NETWORKDAYS関数を使用することで、土日を除いた営業日ベースの日数を計算できます。祝日を考慮する場合は、別シートに祝日リストを作成し、第3引数として指定します。

=NETWORKDAYS(D2,E2,祝日リスト!A:A)

プロジェクト全体の期間を表示するサマリー行を追加し、以下の数式で自動集計します。

プロジェクト開始日：=MIN(D:D)

プロジェクト終了日：=MAX(E:E)

総期間：=NETWORKDAYS(MIN(D:D),MAX(E:E))

ガントチャート機能の実装方法

条件付き書式とSPARKLINE関数を活用することで、スプレッドシート上に視覚的なガントチャートを作成でき、プロジェクトの全体スケジュールを直感的に把握できるようになります。 この視覚化により、タスクの重複や空白期間を即座に発見できます。

条件付き書式によるバーチャート作成

J列以降を使用して、日付に対応するセルを色付けすることでガントチャートを表現します。

まず、J1セルから右方向に日付を入力します（プロジェクト開始日から終了日まで）。

J1: =MIN(D:D)

K1: =J1+1

L1: =K1+1

（以降、プロジェクト終了日まで続ける）

次に、条件付き書式を設定します。J2:AZ100などの範囲を選択し、「表示形式」→「条件付き書式」から以下のカスタム数式を入力：

=AND($D2<=J$1,$E2>=J$1,$D2<>””)

この数式により、各タスクの開始日から終了日までの期間に対応するセルが自動的に色付けされます。進捗率に応じて異なる色を設定することも可能です。

完了タスク（進捗100%）：緑色

進行中タスク（1-99%）：青色

未着手タスク（0%）：グレー

遅延タスク：赤色

SPARKLINE関数を使った簡易ガントチャート

より簡潔なガントチャートを作成する場合は、SPARKLINE関数を使用します。単一セル内にバーチャートを表示できるため、スペース効率が良好です。

=SPARKLINE({開始日-基準日,期間},{

“charttype”,”bar”;

“max”,プロジェクト期間;

“color1″,”white”;

“color2″,”blue”})

実際の数式例（J列に配置）：

=IF(D2=””,””,SPARKLINE({D2-$D$1,E2-D2},{“charttype”,”bar”;”max”,MAX($E:$E)-MIN($D:$D);”color1″,”white”;”color2″,”blue”}))

マイルストーンの表示

重要な節目となるマイルストーンを視覚的に表現するため、特別な記号や色を使用します。

=IF(F2=0,”◆”,””)  // 期間が0日の場合、ダイヤモンド記号を表示

マイルストーンには以下のような項目を設定します。

進捗管理と自動化機能の追加

工程表に進捗管理機能を組み込むことで、リアルタイムでプロジェクトの状況を把握し、遅延リスクを早期に発見できるようになります。 自動化により、手動更新の手間を削減し、常に最新の情報を維持できます。

進捗率の計算と表示

進捗率を視覚的に表示するため、複数の方法を組み合わせます。

遅延アラートの実装

スケジュール遅延を自動検出し、視覚的に警告を表示します。

=IF(AND(TODAY()>E2,G2<100),”⚠️遅延”,””)

条件付き書式と組み合わせて、遅延タスクの行全体を赤色でハイライト：

カスタム数式：=AND(TODAY()>$E2,$G2<100)

書式：背景色を薄い赤

遅延日数を計算して表示：

=IF(AND(TODAY()>E2,G2<100),TODAY()-E2&”日遅延”,””)

ステータス管理の自動化

進捗率に基づいてステータスを自動更新：

=IFS(

G2=0,”未着手”,

G2=100,”完了”,

AND(G2>0,G2<100,TODAY()<=E2),”進行中”,

AND(G2>0,G2<100,TODAY()>E2),”遅延”,

TRUE,”確認要”)

ステータスごとに異なるアイコンを表示：

=SWITCH(H2,

“未着手”,”⏸”,

“進行中”,”▶”,

“完了”,”✅”,

“遅延”,”🔴”,””)

共有とコラボレーション機能の活用

スプレッドシートの共有機能を最大限に活用することで、チーム全体でリアルタイムに工程表を更新・確認でき、コミュニケーションの効率が大幅に向上します。 適切な権限設定とコメント機能により、セキュアで効果的な協働作業が実現できます。

アクセス権限の設定

プロジェクトメンバーの役割に応じて、適切な権限を設定します。

通知とコメント機能

タスクの更新や質問をコメント機能で管理：

@メンション機能の活用例：

「@tanaka この作業の優先度を確認してください」

「@全員 明日の会議でこのタスクについて議論します」

フィルタビューの活用

メンバーごとに異なるビューを作成：

テンプレートと応用例

業種や規模に応じた工程表テンプレートを作成し、カスタマイズすることで、様々なプロジェクトに対応できる汎用的な管理ツールを構築できます。 以下に、実践的なテンプレートと応用例を紹介します。

建設業向け工程表

建設プロジェクト特有の要素を追加：

天候による自動延期計算：

=IF(天候フラグ=”あり”,WORKDAY(E2,予備日数),E2)

IT開発向けアジャイル工程表

スプリント管理に対応した構造：

スプリント番号 | ストーリーポイント | バーンダウン値

Sprint 1 | 20 | =累積完了ポイント

ベロシティ計算：

=SUMIF(スプリント列,スプリント番号,完了ポイント列)/期間

イベント企画向け工程表

カウントダウン機能を追加：

=IF(D2-TODAY()>0,”残り”&D2-TODAY()&”日”,””)

関係者リストと連動：

=VLOOKUP(C2,関係者マスタ!A:C,3,FALSE)  // 連絡先を自動表示

Google Apps Scriptによる高度な自動化

定期的なレポート生成を自動化：

function generateWeeklyReport() {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

var today = new Date();

var report = “週次進捗レポートnn”;

// 遅延タスクを抽出

var data = sheet.getDataRange().getValues();

for (var i = 1; i < data.length; i++) {

if (data[i][7] < 100 && new Date(data[i][4]) < today) {

report += “遅延: ” + data[i][1] + “n”;}}

// メール送信

MailApp.sendEmail(“[email protected]”, “週次レポート”, report);}

効果的な運用のポイント

工程表を効果的に運用するためには、定期的な更新、明確なルール設定、継続的な改善が不可欠です。 以下のポイントを押さえることで、プロジェクト管理の質が向上します。

更新ルールの明確化

更新履歴の記録：

=TEXT(TODAY(),”yyyy/mm/dd”)&”：”&$J$2&”が更新”

KPIダッシュボードの作成

別シートに主要指標を集約：

全体進捗率：=AVERAGE(進捗率列)

完了タスク数：=COUNTIF(ステータス列,”完了”)

遅延タスク数：=COUNTIF(遅延フラグ列,”遅延”)

残作業時間：=SUMIF(進捗率列,”<100″,期間列)

スプレッドシート工程表で効率的なプロジェクト管理を実現

Googleスプレッドシートを使った工程表作成は、基本的な表構造の設計から始まり、ガントチャート表示、進捗管理の自動化、チームコラボレーションまで、段階的に機能を拡張していくことで、専門ツールに匹敵する管理システムを構築できます。

重要なのは、プロジェクトの規模と特性に応じて必要な機能を選択し、チーム全体で運用ルールを共有することです。過度に複雑な機能を追加するよりも、シンプルで更新しやすい工程表を維持することが、長期的な成功につながります。

継続的な改善により、スプレッドシートで作成した工程表は使いやすい管理ツールになるでしょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。