• 更新日 : 2026年8月28日

Teamsでデータを保存する方法は？注意点も解説

Teamsは、チャットや会議、ファイル共有を1つの場所で行える便利なツールです。しかし、保存されるデータの種類や保存先、端末へ保存する操作はそれぞれ異なり、権限や有効期限によって利用できる範囲も変わります。仕組みを理解せずに使うと、必要な資料を見つけられなかったり、録画をダウンロードできなかったりする可能性があります。当記事では、Teamsのデータの保存先や保存方法、利用時の注意点を分かりやすく解説します。

Teamsではどのようなデータを保存できる？

Teamsでは、日常のやり取りや会議で作成されるデータを保存できます。

保存対象には、チャットだけでなく、チーム全体で共有する投稿や資料も含まれます。ただし、利用できるデータの種類は契約プランや管理者の設定によって異なります。

参考：Microsoft Teams内のファイル ストレージ｜Microsoft Suppor

Teamsで共有したファイルはどこに保存される？

Teamsで共有したファイルは、共有した場所に応じてSharePointまたはOneDriveに保存されます。ここでは、チャネルとチャットで保存先が分かれる仕組みを解説します。

参考：外部 (フェデレーション) チャットでFilesコンポーネントとLoop コンポーネントを共有する｜Microsoft Learn

チャネルで共有したファイルはSharePointに保存される

チャネルで共有したファイルは、そのチームに対応するSharePointへ保存されます。標準チャネルでは、チームのSharePointサイトにある文書ライブラリ内で、チャネルごとのフォルダーに分けて管理される仕組みです。

保存先が個人の領域ではなくチーム側にあるため、メンバーはチャネルの権限に応じて同じファイルを閲覧・共同編集できます。投稿に添付した資料もチャネル内のファイル一覧と関連付けられます。なお、プライベートチャネルと共有チャネルでは、親チームとは別のSharePointサイトが作成され、参加を認められたメンバーだけがアクセスできます。

チャットで共有したファイルはOneDriveに保存される

1対1またはグループチャットで共有したファイルは、送信者のOneDrive for Businessに保存されます。保存場所は「Microsoft Teams Chat Files」フォルダーで、チャットの相手には対象ファイルへの共有権限が付与される仕組みです。

そのため、ファイルの所有者は基本的に送信したユーザーとなり、チャット参加者全員の共通領域へ移されるわけではありません。送信者のアカウント削除や権限変更があると、相手がファイルを開けなくなる可能性もあります。長期的にチームで管理する資料には、チャネルでの共有が適しています。

Teamsのファイルをパソコンに保存する方法は？

Teamsデスクトップアプリでは、「共有」タブから対象ファイルを選び、ダウンロードするとパソコンへ保存できます。ここでは、操作を3つの手順に分けて解説します。

チャットやチャネルの「共有」タブを開く

最初に、保存したいファイルが共有されたチャットまたはチャネルを開き、画面上部の「共有」タブを選択します。「共有」には、その会話や投稿でやり取りしたファイルとリンクが一覧で分かりやすく表示されます。対象が多い場合は「ファイル」に絞り込み、ファイル名や共有時期を手掛かりに探すと見つけやすくなります。会議で使った資料は、Teamsの予定表から該当する会議を開き、「共有」を選ぶことで確認できる場合もあります。

保存するファイルの「その他のアクション」を開く

保存したいファイルを見つけたら、ファイル名の右側にある三点リーダーの「その他のアクション」を選択します。ファイルにマウスポインターを合わせると、操作用のアイコンが画面上に表示されます。似た名前の資料が並んでいるときは、更新日時や共有者を十分に確認してから操作しましょう。メニューに表示される項目は、ファイルの種類や自分に付与された共有権限によって異なるため、目的のファイルを正しく選ぶことが重要です。

「ダウンロード」を選択して端末に保存する

「その他のアクション」に表示されたメニューから「ダウンロード」を選ぶと、ファイルをパソコンへ保存できます。この操作は、Teamsのデスクトップ版とWeb版で利用できます。保存先はTeamsの設定によって異なるため、処理後に端末側でファイル名と場所を確認し、正常に開けるかも念のため確かめましょう。「ダウンロード」が表示されない場合は、ファイル所有者が設定した権限によって端末への保存が制限されている可能性があります。

Teamsのメッセージを保存する方法は？

Teamsのメッセージは、「その他のオプション」から保存し、「保存済み」で後から確認できます。ここでは、メッセージを保存して見返すまでの手順を解説します。

保存するメッセージの「その他のオプション」を開く

保存したいメッセージにマウスポインターを合わせ、表示された三点リーダーの「その他のオプション」を選択します。チャットのメッセージだけでなく、チャネルに投稿されたメッセージも同じ操作で保存できます。操作用のアイコンは、メッセージへマウスポインターを合わせたときに表示されます。似た内容の投稿が並んでいる場合は、送信者や投稿日時を事前に確認してからメニューを開くと、別のメッセージを選ぶ間違いを防げます。

「このメッセージを保存」を選択する

「その他のオプション」に表示されるメニューから、「このメッセージを保存」を選択します。選択すると、そのメッセージがTeams内の保存済み一覧へ追加され、必要なときに見返せる状態になります。保存はメッセージへの目印を付ける機能であり、内容をパソコンへ複製する操作ではありません。送信者が後から編集した場合は保存済みの表示にも反映され、削除した場合は題名だけが残ることがあります。組織の保持ポリシーで削除されたメッセージは確認できません。

「保存済み」から保存したメッセージを確認する

保存したメッセージは、チャットとチャネルの一覧上部に表示される「保存済み」から確認できます。「保存済み」を開くと、チャットやチャネルで保存したメッセージや投稿が一覧で表示されます。一覧では、チャットまたはチャネルを選んで表示内容を絞り込めます。確認したいメッセージを選択すると、元のチャットまたはチャネルが新しいペインで開き、会話内の該当メッセージを確認できます。不要になったメッセージは、保存を解除して一覧から外せます。

参考：チャットまたはチャネル メッセージをMicrosoft Teamsに保存する｜Microsoft Support

Teams会議の録画をパソコンに保存する方法は？

Teams会議の録画は、「共有」タブから対象を選び、ダウンロードするとパソコンへ保存できます。ここでは、録画を見つけて端末へ保存するまでの手順を解説します。

会議チャットまたはチャネルの「共有」タブを開く

会議チャットまたはチャネルを開き、画面上部の「共有」タブを選択します。会議終了後に録画の処理が完了すると、録画ファイルが共有項目として表示されます。通常の会議録画は主催者のOneDrive、チャネル会議の録画はチームのSharePointに保存されます。録画が見つからない場合は、処理中ではないか、別の会議チャットを開いていないかを確認しましょう。保存期限が設定されている場合は、期限切れにも注意が必要です。

保存する会議の録画を選択する

「共有」タブに表示された項目から、パソコンへ保存したい会議の録画を選択します。録画には会議名や実施日時などが表示されるため、目的のファイルか確認してから開きましょう。録画を選ぶと、OneDriveまたはSharePointの動画再生画面が表示されます。複数回録画を開始した会議ではファイルが分かれる場合があるため、再生時間や内容も確認すると選び間違いを防げます。録画へのアクセス権がない場合は、主催者や所有者へ共有を依頼する必要があります。

録画の再生画面またはOneDrive/SharePointから「ダウンロード」を選択する

録画の再生画面や「その他のオプション」から「ダウンロード」を選ぶと、録画をパソコンへ保存できます。OneDriveまたはSharePointで録画ファイルを開き、ダウンロードする方法もあります。

会議録画のダウンロード可否は会議形式と権限によって異なり、非チャネル会議では開催者と共同開催者に既定で権限が付与される場合があり、チャネル会議ではSharePointの権限と管理者ポリシーに従います。管理者がダウンロードを禁止している場合や、必要な権限がない場合は項目が表示されません。その際は、録画の所有者または組織の管理者へ確認しましょう。

Teamsでデータを保存するときの注意点は？

Teamsでデータを保存するときは、保存先やアクセス権限、録画の有効期限まで確認することが重要です。ここでは、安全に管理するための3つの注意点を解説します。

ファイルの保存先とアクセス権限を確認する

Teamsでファイルを扱う際は、保存先とアクセス権限を確認しましょう。チャネルで共有したファイルはSharePoint、チャットで共有したファイルは送信者のOneDriveに保存され、管理される場所が異なります。

保存先によって、閲覧・編集できるユーザーやファイルの所有者も変わります。チャネルではメンバーの権限が適用され、プライベートチャネルや共有チャネルでは参加者が限定されます。チャットのファイルは送信者が所有するため、異動や退職、アカウント削除があると利用できなくなる可能性があります。重要な資料は、共有範囲と管理担当者を整理しておきましょう。

会議録画をダウンロードできるユーザーを確認する

会議録画をパソコンへ保存する前に、ダウンロードできるユーザーを確認しましょう。Teamsの会議チャットやチャネルに表示された録画を直接ダウンロードできるのは、会議の主催者です。

会議へ招待された参加者は通常、録画を視聴できますが、視聴権限とダウンロード権限は同じではありません。また、主催者が録画へのアクセス範囲を限定している場合や、管理者がOneDrive・SharePoint上でダウンロードを制限している場合もあります。録画を端末へ保存したい参加者は、主催者へ可否を確認し、必要に応じて共有方法を相談しましょう。

会議録画に設定された有効期限を確認する

会議録画を長期間利用する場合は、録画に設定された有効期限を確認しましょう。Teamsの会議録画には、組織の管理者が設定した期間に基づいて有効期限が付き、標準設定では120日です。

有効期限を迎えた録画は、保存先であるOneDriveまたはSharePointのごみ箱へ移動します。主催者は録画ごとの期限を変更できる場合がありますが、組織の保持ポリシーや権限設定によって操作が制限されることもあります。期限後の復元には時間的な制限があり、ごみ箱から削除されると元に戻せません。継続して必要な録画は、期限と管理方法を早めに確認しておきましょう。

保存先と権限を確認してTeamsのデータを適切に管理しましょう

Teamsでは、ファイルやメッセージ、会議録画などを保存できます。チャネルで共有したファイルはSharePoint、チャットで共有したファイルはOneDriveに保存されるため、保存先によって管理方法やアクセス権限が異なります。パソコンへ保存する際は、対象データの共有場所やダウンロード権限も確認しましょう。会議録画には有効期限が設定される場合があるため、長期利用するデータは期限と管理者設定を早めに確認しておくことが重要です。

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