• 更新日 : 2024年12月24日

給与明細をもらえないのは違法？テンプレートをもとに記載内容も解説

会社は給与明細書を従業員に交付する義務があります。また、交付する期限も設けられているため注意してください。

本記事では、なぜ会社が給与明細を交付しなければならないのかについて解説します。あわせて、給与明細に記載すべき内容や給与明細に使える無料テンプレートなども紹介します。

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給与明細書を従業員に交付するのは会社の義務

給与明細書を従業員に交付することは、会社の義務です。所得税法では、会社は給与を受け取る全従業員に支払明細書を交付することが規定されています。なお、給与明細書は、支払明細書に該当する書類です。

また、社会保険料などの控除額があった場合、従業員に通知しなければならないこともあわせて規定されています。そのため、健康保険や厚生年金保険などの社会保険料を給与から控除した場合は、こちらも記載が必要です。

参考：所得税法｜e-Gov法令検索 

正社員はもちろんアルバイトやパートも交付対象者

給与明細の対象者は、給与を受け取る従業員すべてです。そのため、正社員だけでなく、契約社員やパート、アルバイトなど雇用形態に関係なく、会社が給与を支払うすべての従業員には給与明細書の交付が必要になります。

給与明細に記載すべき内容

給与明細に記載すべき内容について解説します。給与明細は主に次の3つで構成されています。

• 勤怠欄
• 支給欄
• 控除欄

それぞれの項目で記載する内容について見ていきましょう。

勤怠欄に記載すべき内容

給与明細の勤怠欄は、出勤日数や有給、残業時間など、月の勤務記録が記載された項目です。勤怠欄には次の項目を記載します。

• 出勤日数
• 休日出勤日数
• 欠勤日数
• 実働時間
• 残業時間
• 有給消化日数
• 有給休暇残日数　など

勤怠欄に記載するのは、給与締め日までの1ヶ月分です。

企業によっては、みなし残業を採用しているところもあるでしょう。みなし残業を採用している場合は、残業時間と支給額に注意しましょう。みなし時間より長く残業している場合は、超過分を上乗せで支払わなければなりません。

支給欄に記載すべき内容

給与明細の支給欄には、基本給や残業手当、通勤手当など、企業から支給する金額を記載します。記載する主な項目は、次のとおりです。

• 基本給
• 普通残業手当
• 通勤手当
• 家族手当
• 住宅手当
• その他の手当　など

控除欄に記載すべき内容

給与明細の控除欄は、給与から天引する社会保険料や税金を記載する項目です。主な記載項目は以下のとおりです。

• 健康保険料
• 雇用保険料
• 介護保険料
• 所得税
• 住民税
• 積立金や組合費、財形貯蓄などその他の控除

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給与明細書を交付する方法

給与明細書を交付する方法は、次の2つです。

• 紙で交付する方法
• 電子データで交付する方法

それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。

紙で交付する方法

紙で交付する方法は、以前から一般的に行われてきた交付方法です。給与明細書を印刷して書面で従業員に渡します。

給与明細を作成する部署と受け取る従業員の事務所や営業所などが違う場合は、郵送する手間がかかります。また、用紙代やインク代、郵送代などのコストがかかるため、従業員数が多い企業においては、あまりメリットはありません。

電子データで交付する方法

2006年の税法改正により、2007年1月1日から電子データによる給与明細書の交付が認められるようになりました。給与明細書を電子データで交付する場合、電子メールで送信する方法や社内システム上で閲覧可能にする方法を用いて、従業員に提供します。

電子データで給与明細書を交付すれば、人件費やコストの削減、紛失リスクの軽減、業務の効率化などが期待できます。

ただし、電子データで給与明細書を交付する際には、従業員の同意が必要な点はあらかじめ理解しておきましょう。

給与明細書はいつまでに交付する？

給与明細書には交付期限が設けられており、給与明細書は給与支払いの際、支払いを受ける者に交付しなければならないと規定されています。

そのため、給与日が20日の企業においては、20日までに給与明細を交付しなければなりません。

参考：所得税法施行規則｜e-Gov法令検索 

給与明細書をもらえない場合どこに相談する？

最後に、給与明細書をもらえない場合に従業員が取るべき行動についても解説します。給与明細書の発行は法律で義務付けられているため、基本的にはもらえるはずです。

もし給与明細書をもらえない場合は、次の方法を試してみましょう。

• 会社に直接請求する
• 労働基準監督署に相談する

まずは会社に直接請求する

まずは、会社に直接請求してみましょう。給与明細書は毎月の給与支給日までに発行される必要があるため、配られていない理由を確認するとともに、いつまでに発行されるのかもあわせて問い合わせてみてください。

労働基準監督署に相談する

人事や総務などの担当部署に確認しても発行されない場合は、労働基準監督署に相談しましょう。従業員のほうから発行依頼しても対応してくれない場合、忘れていた以外の理由が考えられます

そうなると、社内では穏便に解決できないため、社外の機関へ相談することが重要です。労働基準監督署は、労働者の権利を保護し、企業が労働関連法令を遵守しているかを監視する機関です。

税務署へ給与明細書の不交付を届け出る申請書を提出しましょう。

企業には給与明細書の発行義務がある

企業は、給与を受け取るすべての従業員に対して給与明細書を発行する義務があります。また、交付期限も規定されているため、人事労務担当者は給与明細書についての理解を深めておくことが重要です。

給与明細に記載すべき内容は多岐にわたるため、人事業務効率化のためにはテンプレートの利用や電子データでの交付がおすすめです。本記事で紹介した無料テンプレートを活用して、ミスのない給与明細書を作成しましょう。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。