• 作成日 : 2025年2月6日

日用品の在庫管理表の無料テンプレート！作り方や在庫切れを防ぐ方法を紹介

日用品とは、日常の業務や生活に欠かせない生活必需品や消耗品、備品のことを指します。店舗やオフィスで日用品の在庫管理は業務の効率化やコスト削減につながります。適切な量を維持することで作業の遅れを防ぎ業務の流れをスムーズにできます。
また、家庭でも気づかないうちに買いすぎたり、逆に足りなくなったりしがちな日用品を適切に管理することで無駄遣いを防ぎ節約につながります。この記事では、無料で使える日用品の在庫管理表のテンプレートを紹介し、ストックを適切に管理する方法を解説します。ぜひ参考にしてください。

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日用品の在庫管理表のテンプレート

日用品の在庫管理表のテンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

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会社や店舗で在庫管理する主な日用品とは？

会社や店舗では、清掃用品や衛生用品、文房具など業務を円滑に進めるためにさまざまな日用品を管理する必要があります。消耗品と同様に、適切な在庫管理を行わなければ、業務に支障をきたすことがあります。以下は、総務や店舗の担当者が管理する主な日用品の例です。

これらの消耗品の種類や量が多くなると、担当者はどれが不足しているのか、どのタイミングで補充が必要なのかを把握するのが大変です。企業や施設によって使用頻度が異なりますが、いずれも適切に管理しないと業務に支障が出る可能性があります。

日用品を在庫管理表で管理するメリット

オフィスでは、文房具や清掃用品、コピー用紙などの日用品が毎日使われています。これらをきちんと管理しないと、「必要なときにない！」といったトラブルが発生し、業務がスムーズに進まなくなることもあるでしょう。在庫管理表を使えば、こうした問題を防ぎ、コストも削減できます。

適正な量を保つ

在庫管理表を使うことで、必要な物を適正な量に保つことができます。オフィスでは、文房具やコピー用紙、清掃用品などの消耗品が日々使用されますが、適切に管理されていないと、必要なときに不足したり、逆に過剰にストックされてしまったりすることがあります。

在庫管理表を活用して「現在の在庫数」を可視化すれば、適切なタイミングで適切な量を発注できるため、必要以上に備品を購入することがなくなります。

「ボールペンが余って引き出しに大量にある…」といった必要以上の発注を防ぐことができます。

業務の効率化

在庫管理表を導入することで、担当者が在庫状況を一目で把握できるようになり、発注や補充の手間が減ります。在庫が不足してから慌てて注文するのではなく、管理表を見ながら計画的に補充することで、無駄な業務を削減できます。

また、必要な物が常にそろっている状態を維持できるため、「インクが切れて印刷できない」「クリップがなくて書類をまとめられない」といった業務の中断を防ぎ、作業の流れをスムーズに保つことができます。

節約・コストの削減

在庫管理表を活用すると、オフィスの日用品を無駄なく管理でき、余計な出費を防げます。衛生用品や文房具、コピー用紙などを必要以上に購入すると、収納スペースが圧迫され、使われないまま放置されることがあります。逆に、在庫が不足すると急いで購入し、高い値段で買わざるを得なくなることもあります。

管理表を使えば、現在の在庫状況を簡単に確認できるため、必要な分だけ適切なタイミングで注文できます。計画的にまとめて発注すれば、送料を抑えたり、割引を活用したりしてコストを削減できます。また、あまり使われていない備品を把握し、不要な購入を減らすことも可能です。

在庫を適切に管理することで、無駄な支出を抑え、コストを最小限にできます。その結果、オフィスの運営がスムーズになり、業務の効率も向上します。

予算の管理がしやすい

在庫管理表を活用すると、どの備品にどれくらいの費用がかかっているかを把握できるため、予算の管理がしやすくなります。月ごとの消耗品の使用状況を記録しておけば、どの項目にどれだけのコストがかかっているのか明確になり、必要な部分に適切な予算を割り当てることができます。これにより、年間の消耗品コストを予測しやすくなり、計画的な購入が可能になります。

日用品の在庫管理表の書き方や作成例

日用品の在庫管理表を作ることで、ストックの状況が一目でわかり、無駄な買い物や在庫切れを防げます。ここでは、在庫管理表の作成に必要な項目や、書き方について説明します。

日用品の在庫管理表に記載する主な項目は下記のとおりです。

• 日付：入庫・出庫が発生した日を記録する
• 摘要：どこに（何に）利用したかを記入する（〇階、〇〇会議など）
• 入庫数：新しく購入・補充された数量
• 出庫数：使用または持ち出された数量
• 残数：現在の在庫数を正しく記入する
• 担当者：管理・確認した人を記載し、責任を明確にする

在庫管理表を作成したら、印刷して目につく場所に設置し、棚卸の際に手書きでチェックできるようにすると便利です。

また、在庫管理をする際は、残数を定期的にチェックし、「在庫が〇〇以下になったら発注」といったルールを決めると在庫不足を防ぐことができます。

使用例：コピー用紙の在庫管理

使用例：トイレットペーパーの在庫管理

作業用手袋の在庫管理

日用品の在庫管理表の無料テンプレート（エクセル）

エクセルで作成された日用品の在庫管理表のテンプレートを利用すると、簡単にリストを作成できます。

テンプレートは以下のリンクから無料でダウンロードいただけます。

日用品の在庫管理表のテンプレート

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日用品の在庫管理をするポイント

日用品の在庫管理をスムーズに行うための具体的な手順を紹介します。

1. 日用品の入庫チェック

日用品を購入した際に、納品書と照合しながら「入庫数」を記入します。

例えば、「ボールペン 50本」「コピー用紙 10束」など、数量を記録しておくことで、誤発注や不足を防げます。

2. 定期的な棚卸を実施する

毎月の棚卸時に、このシートを活用し、実際の在庫と記録を比較できます。

予想以上に消耗品が減っている場合は、「使用者」や「使用目的」欄を確認し、適切な補充計画を立てることが可能です。

3. 発注ルールを決める

「在庫が○個以下になったら発注する」といったルールを決め、在庫切れを防ぎます。

4. 適正在庫を把握する

各月の使用状況を記録や過去の使用履歴を分析することで、年間の日用品コストを見積もりやすくなります。

例えば、「今年のボールペンの消費量は500本だったから、来年の予算はこれくらい」といった計画が立てやすくなります。

日用品の在庫切れを防ぐには？

最低在庫数を決めておく

在庫がなくなる前に補充するため、「最低在庫数」を決めておくと、発注がスムーズに行えます。例えば、「コピー用紙が残り2束になったら発注する」といったルールを決めておき、総務部が適切なタイミングで補充できるように管理できます。

「入庫数」と「出庫数」を定期的にチェックすることで、発注漏れを防ぎます。

使用頻度の分析をする

• 記録を分析し、「どの日用品がどの時期に多く使われているか」を把握できます。
• 例えば、「年度末は会議が増えてノートの消費が多い」「夏はエアコンフィルターの交換が必要」といったデータが得られるため、必要な時期に適切な補充ができ

企業やオフィスの総務担当者が効率的に消耗品を管理するために、このシートを活用し、スムーズな業務運営を目指しましょう！

日用品は消耗品か備品か？会計処理の違い

会社や店舗で使用する日用品は、消耗品として扱われることが多いですが、一部のものは備品に分類される場合があります。消耗品と備品はどちらも業務に必要な物品ですが、会計処理上の扱いが異なります。簡単に言うと、短期間で使い切るものは消耗品、長期間使うものは備品と考えるとわかりやすいです。

消耗品とは、企業や個人事業主が業務で使用する物品のうち、「使用可能期間が1年未満」または「取得価額が10万円未満」のものを指します。消耗品は、日々の業務で頻繁に使うものが多く、購入時にすぐに経費として計上できます。

（消耗品の具体例）

• 事務用品：ボールペン、コピー用紙、ノート、ファイル、付箋
• 日用品：トイレットペーパー、洗剤、ゴミ袋
• 小型電子機器：USBメモリ、マウス、キーボード
• ガソリン・燃料：営業車のガソリン代
• 梱包材：包装紙、段ボール

備品とは、「使用可能期間が1年以上」かつ「取得価額が10万円以上30万円未満」の物品を指します。消耗品と違い、備品は長期間使うものなので、購入時にすべてを経費にするのではなく、毎年少しずつ経費として計上（減価償却）します。これにより、企業の資産として管理されることになります。つまり、会計上は資産として計上し、減価償却を行う必要があります。

（備品の具体例）

• オフィス家具：デスク、椅子、キャビネット
• 電子機器：パソコン、プリンター、プロジェクター
• 工具・機器：製造機械、大型工具

例えば、9万円のデスクなら消耗品として処理できますが、11万円のデスクなら備品となり、減価償却が必要です。

必要な日用品を効率よく管理しよう

会社や店舗の運営、家庭の無駄遣い防止のために、テンプレートの日用品の在庫管理表を活用しましょう。

日用品の在庫管理を適切に行うことで、業務の円滑化やコスト削減が可能になります。また、定期的な棚卸や発注ルールを決めることで、在庫切れや無駄な在庫を防ぐことができます。総務担当者や現場の管理者は、ぜひこの記事を参考にして、効率的な在庫管理を実践してください。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。