• 更新日 : 2024年12月12日

システム障害報告書の書き方やポイントは？無料テンプレート・例文つき

企業の担当者は、担当部署のシステムに障害や事故が発生したとき、障害の原因や復旧に向けて対応した内容をシステム担当者などに報告する必要があります。その状況を報告する書類がシステム障害報告書です。

今回は、システム障害報告書の書き方やポイントについて解説します。無料テンプレートや例文なども紹介しているので活用してください。

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システム障害報告書とは？

システム障害報告書とは、そのようなシステム障害や事故などが発生し、対応した際に作成する報告書です。システム障害報告書は、作成する目的やタイミングがあります。

システム障害報告書を作成する目的は？

システム障害報告書は、主に以下の情報共有を目的として作成します。

• システム障害や事故の発生状況を関係者に正しく報告する
• システム障害や事故が発生した原因を解明する
• システム障害や事故が再発しないように防止策を提示する

システム障害や事故が発生した場合は、状況説明と発生した原因の解明、再発防止のための対策を提示することが重要です。システム障害報告書を作成する際は、報告先の相手にこれら3つの情報が求められるでしょう。

システム障害報告書を作成するタイミングは？

システム障害報告書を作成するタイミングは、基本的に障害発生時のタイミングで書かなければなりません。ただし、システム障害が発生した状況や原因などは、システム運用担当者による見解が必要です。ただし、システム運用と障害発生時の対応を一人の担当者に委ねている場合は、システム障害報告書の作成が事後報告となるでしょう。

システム障害報告書の書き方・記載すべき項目は？

システム障害報告書には、次に紹介する項目を記載しましょう。記載すべき項目を組み込むことで、読み手にシステム障害の状況と今後の防止策など、必要な伝達事項の理解を促せます。

発生状況

システム障害報告書の発生状況は、相手に理解してもらうえで重要な項目となります。発生状況の書き方は、状況を分かりやすく記載することが大事です。主に以下の内容を記載しましょう。

• いつ、どこで、どれほどの規模のシステム障害が発生したか
• システム障害の発生によりどのような影響を及ぼすか
• 障害発生から復旧しているかなど

発生状況の説明は、冗長な表現になり過ぎず、重要な要点を伝える書き方が求められます。

原因

システム障害報告書に記述する原因とは、今後発生するかもしれないシステム障害への対策として役立つ項目です。システム障害の原因は、初期調査や事後調査などにより変わる可能性もあります。そのため、初期調査による見解や事後調査による見解など、時系列で原因を究明していく記述が必要です。

今後の防止策

システム障害は、再度発生しないよう意識しなくてはなりません。そのため、原因を究明し再発防止に努めたいものです。システム障害報告書には、今後の再発防止に向けた対策の項目を設けましょう。なお、防止策は、内容の重複に注意し、箇条書きで読みやすくまとめる必要があります。

備考

システム障害報告書は、障害発生の状況や原因、防止策まで事実説明を淡々と記述する書類になりがちです。そのため、備考には、システム障害に携わった関係者から報告先へのお詫びと今後の改善に向けた決意の記す箇所として設置します。

システム障害報告書の無料テンプレート

システム障害報告書を記載する際、テンプレートを使うと効率よく作成ができます。以下の無料テンプレートのリンクでは、前述の書き方の項で紹介した記載すべき項目があらかじめ組み込まれています。ダウンロードし、活用してみてください。

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システム障害報告書の例文

システム障害報告書には、いくつかの書き方があります。ここでは、書き方の参考として例文を紹介しましょう。

【例文1】

システム障害報告書

報告日　令和○年○月○日

こちらの例文は、発生したシステム障害に対して、影響範囲や発生までの経緯、発生後に対応した内容など、詳細に記載します。そのため、書き方によっては記載内容が重複し、状況を把握しにくいことがあるので注意が必要です。

【例文2】

システム障害報告書

報告日　令和○年○月○日

こちらの例文は、発生状況に経緯や影響範囲なども含めた書き方です。要点だけをシンプルにまとめて、必要な情報だけを記載します。

システム障害報告書を書くときのポイントは？

システム障害報告書の作成では、次のポイントを心がけて記載しましょう。

冷静に対応している状況を伝える

システム障害に冷静な対応ができなかった状況を伝えてしまった場合、報告書を作成した担当者だけではなく、会社組織全体への不安要素を生み出します。そのため、発生状況や再発防止策の記載では、冷静な対応で処置したことを記載することが重要です。

専門知識で埋め尽くす冗長な文章は控える

システム障害の報告では、システム運用に関わる担当者の知見が反映される機会でもあります。そのため、発生原因や防止策の内容が専門知識で埋め尽くされることも考えられるでしょう。

報告書に書かれた原因や防止策を確認する相手は、ITに関する専門知識が必ずしも高くない場合もあります。そのため、冗長な言い回しや不要な見識の記載は控えましょう。

システム障害報告書は事実を淡々と書き出そう

システム障害報告書は、項目ごとに書き出す内容からシステム運用担当者のインシデント対応能力が浮き彫りになるでしょう。そのため、事実を記載する際は客観的な視点で記載し、報告相手へのお詫びと今後の改善に向けた決意などメッセージ的な要素は、文末で伝えて締める書き方が効果的です。

• 監修：坪 義生（社会保険労務士）

  じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。