• 更新日 : 2024年7月3日

ドロップボックス（Dropbox）を共有するには？使い方を解説

クラウドストレージのDropboxは、ファイルの保存、共有、同期が手軽にできるサービスです。共有方法には、共有リンクの送信や共有フォルダへのアクセス権設定、Transfer機能の利用などがあります。

本記事では、Dropboxの基礎知識や、iPhoneアプリを使った実際のファイル共有方法まで詳しく解説します。

ドロップボックス（Dropbox）とは？

ドロップボックス（Dropbox）とは、アメリカのDropbox社が提供するクラウドストレージサービスです。インターネット経由でファイルの保存、共有、同期ができるプラットフォームであり、その手軽さからビジネスにも広く利用されています。

ユーザーはインターネットを通じてドキュメント、写真、動画などのデータをアップロードし、任意のデバイスからいつでもアクセスできます。また、複数のユーザーとファイルを共有できるため、チームでの作業やファイルの共同編集にも便利です。

Dropboxで共有できるデータは？

Dropboxでは、文書、スプレッドシート、プレゼンテーション資料、写真、動画など、さまざまな種類のデータを共有できます。ビジネスに不可欠な多くのデータを扱えるため、個人から企業まで、幅広い用途に対応可能です。

また、共有機能を利用すると、チームメンバーや友人、家族間でのファイルアクセスが可能になり、リアルタイムでの共同作業や情報共有が容易になります。前述のように、セキュリティ面でも高い安全性を確保しているため、機密性の高いデータの共有にも活用できる点が特徴です。

Dropboxを共有する方法

Dropboxを共有する方法には、主に次の3つの方法があります。

ここでは、上記の3つの方法についてそれぞれ詳しく解説します。

共有リンクを送信してデータ共有する

共有リンクを生成して送信するという方法では、アップロード済みのファイルやフォルダの右クリックメニューから「共有リンクを作成」を選択し、生成されたリンクをメール、メッセージ、SNSなどを通じて共有相手に送信します。共有リンクを受け取った相手は、URLをクリックするだけで、ブラウザ上から該当のファイルやフォルダを直接的に閲覧できます。

共有リンクは、特定の人とのプライベートな共有だけでなく、広く一般に公開したいデータの共有にも適しています。また、共有リンクには有効期限を設定したり、閲覧・ダウンロードできるユーザーを限定したりすることも可能であり、セキュリティ面でも柔軟に対応できます。

共有フォルダのアクセス権を許可して共有する

共有フォルダのアクセス権を変更する方法においては、数人から数十人程度で構成されているプロジェクトなど、チームやグループ内でのファイル共有に適しています。

Dropbox上で共有フォルダを作成し、そのフォルダへのアクセス権を特定のユーザーに付与することで、フォルダ内のファイルを指定されたメンバーが共同で利用できるようになります。

アクセス権を持つユーザーはファイルの追加、削除、編集が可能になるため、情報共有が円滑になり、スムーズなプロジェクトの進行を助けます。フォルダの共有設定では編集権限の有無も個別に設定できるため、情報の管理も柔軟に行えます。

「Transfer」でフォルダを共有する

Transferは大容量のファイルやフォルダを簡単に安全に共有するための機能であり、ファイルをアップロードして共有用のリンクを生成できます。生成されたリンクはメールやメッセージなどで共有相手に送信でき、リンクを受け取った相手は特別なアクセス権限やDropboxアカウントを持っていなくても、直接ファイルやフォルダをダウンロードが可能です。

Transferは、ファイルサイズが大きくメール添付での送信が難しい場合や、一時的なファイル共有をしたい場合に便利な機能といえます。送信したファイルにダウンロード回数の制限を設けたり、有効期限を設定したりすることもできるため、セキュリティ管理にも役に立つのです。

iPhoneアプリでDropboxフォルダを共有する方法

iPhone上のDropboxアプリを使用すると、作成済みのフォルダを簡単に共有できます。ここでは、iPhoneのアプリでDropboxフォルダを共有するためのステップを詳しく説明します。

共有リンクを生成して送信する

iPhoneのDropboxアプリで共有リンクを生成して、共有したい相手にリンクを送信する手順は次の通りです。

前述のように、生成されたリンクを受け取った相手は、特別なアクセス権限やDropboxアカウントがなくても、ブラウザを通じてフォルダの内容を閲覧やダウンロードできます。

共有フォルダへのユーザー招待

Dropboxアプリ上で作成した共有フォルダに任意のユーザーを招待する場合は、次の手順で設定を行います。

招待を受けたユーザーは、Dropboxアカウントにサインインしてフォルダにアクセスし、許可された権限に応じてファイルの閲覧や編集が可能になります。

Dropboxでファイルを共有する際の注意点

Dropboxでファイルを共有する際は、下記の3つのポイントに注意が必要です。

共有リンクの取り扱いを誤ると、機密情報が第三者に流出してしまう恐れがあります。Dropboxアカウントを持たない相手にデータを共有したい場合は共有リンクを利用する必要がありますが、共有相手が信頼できる相手かどうかを十分に検討しましょう。Dropboxアプリのバージョンが更新された場合、共有方法が変更になる可能性もあります。バージョン変更で操作に変更点がないかどうか、定期的に確認することが必要です。

Dropboxの共有に関するよくある質問

最後に、Dropboxの共有に関して、よくある質問にお答えします。

Dropboxの共有フォルダの共有は解除できる？

はい、Dropboxで共有したフォルダの共有はいつでも解除できます。

共有を解除したいフォルダを選択し、共有設定メニューから「共有を解除」または「アクセス権を削除」を選択すると、特定のユーザーのアクセス権限を取り消したり、フォルダの共有を完全に解除したりすることができます。

Dropboxの共有リンクが機能しない場合は？

Dropboxの共有リンクが機能しない場合、下記の3つの原因が考えられます。

リンク作成者がリンクの有効期限を設定している場合や、共有設定を変更してアクセスを制限した場合は、リンクを利用できなくなります。

また、リンクにアクセスするユーザーの数が多すぎると、一時的にアクセスできなくなることもあります。一定の時間を置いてもリンクが正常に機能しない場合は、Dropboxサポートに問い合わせることも選択肢の一つです。

Dropboxのファイル共有は安全ですか？

Dropboxのファイル共有は、多くのセキュリティ対策が施されているため、正しい使い方を守っていれば基本的には安全に利用できます。

ファイルの暗号化、二段階認証、不正アクセス検出システムなど、データ保護のための厳格なセキュリティ機能を提供していますが、利用するユーザー自身も高いセキュリティ意識を持つことが重要です。

手軽に使えるDropboxでファイル共有の効率化を実現

クラウドストレージサービスのDropboxは、社内やプロジェクト内でのファイルの保存、共有、同期といった操作ができます。iPhoneアプリを使ったファイル共有もできるので、複数のメンバー間で必要なファイルの受け渡しや共同編集を行う際に便利です。

Dropboxはセキュリティに優れたサービスではありますが、使用時にはユーザー自身のセキュリティ意識を高く持つことも重要となります。使用する際にはより安全で効率的なファイル共有を行いましょう。

• 監修：坪 義生（社会保険労務士）

  じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。