• 作成日 : 2026年7月31日

Teamsのウェビナー機能とは？会議との違いや開催方法を分かりやすく解説

Teamsのウェビナー機能を使えば、参加登録から当日の配信、開催後のフォローまでを1つの画面で完結できます。セミナーや採用説明会を開きたいものの、通常の会議と何が違うのか、どのライセンスで使えるのかが分からず、一歩を踏み出せない担当者は少なくありません。

この記事では、ウェビナーと会議の違いや必要なライセンス、開催の3ステップ、成功に向けた準備のコツを順に解説します。

Teamsのウェビナー機能とは？

Teamsのウェビナー機能とは、発表者と参加者の役割を分けて開催する、登録制のオンラインイベント機能です。通常のTeams会議と違い、事前の申込フォームや参加者向けの案内メール、参加後のアンケートまでを1つの画面で管理できます。セミナーや製品説明会、採用説明会のように話す側と聞く側がはっきり分かれる場面に向いています。

オンラインイベント向けに提供される機能

Teamsのウェビナー機能は、通常の会議機能を土台にしながら、集客やイベント運営の仕組みを加えたオンラインイベント向けの機能です。

Teamsにはオンラインで集まる形式として、会議・ウェビナー・タウンホールの3種類があります。ウェビナーは、少人数の打ち合わせに使う会議と、数万人規模へ配信するタウンホールの中間に位置し、登録管理とイベント運営に特化した形式です。

ウェビナーでは、発表者と出席者の役割が分かれます。そのため主催者は進行や参加者の操作をコントロールしやすく、大人数が視聴する形式でも落ち着いて運営できます。カスタマイズできるイベント紹介ページを公開し、そこから参加者を集められる点も、通常の会議にはない特徴です。

参加登録から参加者管理まで行える

ウェビナー機能では、参加登録の受付から当日の運営、開催後のフォローまでを一連の流れとして管理できます。単に映像を配信するだけでなく、申込者の情報を集めて分析につなげられる点が大きな特徴です。

主な機能は次のとおりです。

参加登録フォームでは、氏名や会社名、メールアドレスに加えて、任意の質問項目も設定できます。集めた情報はそのまま見込み顧客のリストとして活用できるため、集客やリード獲得につなげやすい仕組みです。開催後は誰がどれだけ視聴したかをレポートで確認でき、営業やマーケティングの次の一手を判断する材料になります。

Teamsのウェビナー機能と通常のTeams会議の違い

会議が全員で発言し合う双方向の場であるのに対し、ウェビナーは発表者と出席者の役割をあらかじめ分け、集客から当日の進行までを主催者が管理する仕組みです。

ここでは、参加登録・参加者管理・イベント運営という3つの観点から、両者の違いを整理します。

参加登録の有無が異なる

最大の違いは、事前の参加登録機能をウェビナーだけが備えている点です。通常のTeams会議は招待リンクを知っていれば誰でも入室でき、登録という手順そのものがありません。一方ウェビナーは登録ページを作成し、参加者に氏名やメールアドレスを入力してもらってから参加を受け付けます。

登録ページでは、開催概要や発表者プロフィールを掲載できるほか、独自の質問項目も追加できます。集めた情報は、参加者の属性把握やフォローアップの営業リストとして生かせます。登録が完了した相手には確認メールが自動で届き、開催前のリマインドメールも設定できます。

参加者管理の方法が異なる

ウェビナーは出席者のカメラとマイクをオフにした状態から始められ、発言権を渡す相手を明確に管理できます。通常の会議も参加者を制御できますが、ウェビナーは登壇者と視聴者の線引きを前提とした設計です。

役割は主催者・共同開催者・発表者・出席者の4種類に分かれます。主催者と共同開催者が進行やコンテンツ共有を担い、出席者は視聴とQ&Aへの参加が中心です。発言や画面共有ができる範囲を役割ごとに絞れるため、大人数でも進行が乱れにくくなります。

参加できる人数は会議とウェビナーで上限が違います。通常のTeams会議は対話型で最大1,000人、表示のみを含めると最大10,000人まで対応しますが、ウェビナーの出席者上限は最大で1,000人です。開催後は出席者リストやエンゲージメントレポートを確認でき、誰がいつ参加したかを追跡できます。

イベント運営向け機能が利用できる

ウェビナーには、本番前の準備と当日の進行を支える運営向け機能がそろっています。代表的なのが控え室（グリーンルーム）で、開始前に発表者どうしが音声や画面を確認しながら打ち合わせできます。出席者には待機画面が表示され、準備の様子は見えません。

当日は、出席者から寄せられた質問をQ&A機能で受け付け、主催者が回答する質問を選んで返信します。チャットが流れて質問が埋もれる状況を避けられるため、大人数のセミナーでも質疑を整理しやすい構成です。発表者ロールの権限を制限する設定を使えば、意図しない画面共有やマイクの割り込みも防げます。

Teamsでウェビナーを利用するには？

Teamsのウェビナーは、標準的なMicrosoft 365プランに含まれており、追加のTeams Premiumがなくても主催者が開催できます。利用をはじめる前に押さえておきたいのは、自社が契約しているライセンスでウェビナーが使えるか、そして開催時にどのような条件や制限がかかるかの2点です。

ここでは、ウェビナーを利用する前に確認したいポイントについて解説します。

利用できるライセンスを確認する

ウェビナーは、ウェビナー機能を含むMicrosoft 365ライセンスがあれば、Teams Premiumを追加購入しなくても開催できます。一方、参加者側にTeamsのアカウントやライセンスは必要ありません。登録フォームのリンクから、社外の相手でもウェビナーに参加できます。

Teams Premiumは、待機リストや登録の手動承認、会議テーマによるブランディング、ライブ翻訳キャプションといった拡張機能を使うときに必要になるアドオンです。基本的な集客や配信だけであれば、Premiumなしの標準プランで十分にまかなえます。

利用条件や制限事項を確認する

ウェビナーは既定で有効になっており、契約プランにウェビナー機能が含まれていれば、管理者が特別な設定をしなくても主催者が作成できます。作成できるユーザーを絞りたい場合は、管理者がTeams管理センターのイベントポリシーで対象範囲を制御しましょう。

出席者数の上限は、契約するライセンスによって変わります。Business Basic・Business Standard・Business Premiumなどのプランは最大300人、Enterprise（E3・E5）などのプランでは最大1,000人まで対応します。集客規模の見込みに合ったプランかどうかを、事前に確かめておくと安心です。

開催時間の上限は30時間です。会議・タウンホールと同じ長さのため、長時間のイベントでも枠を気にせず設計できます。

Teamsでウェビナーを開催する方法

Teamsでウェビナーを開催するには、予定表からウェビナーを作成し、登録ページを設定して、参加者へ案内を送信する3ステップで進みます。ここでは、作成から案内送信までの操作手順を順に解説します。

ウェビナーを作成する

ウェビナーの作成は、Teamsの予定表からウェビナー専用の作成画面を開いて基本情報を入力すれば完了します。会議と同じ予定表から入りますが、選ぶメニューが異なります。手順は次の通りです。

1.　Teamsの左側にある予定表を開き、新しい会議の横にある矢印を選択します

2.　表示された一覧からウェビナーを選びます

3.　開いた新しいウェビナーの画面で、タイトル、日付、開始時刻と終了時刻、説明を入力します

4.　発表者や共同開催者を追加する欄で、当日登壇するメンバーや運営を担うメンバーを指定します

5.　入力が終わったら保存アイコンを選択し、登録の設定に進みます

タイトルと説明は登録ページにそのまま表示されるため、参加者が内容を判断できる具体的な文言にしておくとよいでしょう。発表者と共同開催者は後からでも追加できますが、案内送信前にそろえておくと権限の設定漏れを防げます。

登録ページを設定する

登録ページの設定は、保存後に表示される登録の構成画面から行います。ここで登録フォームの入力項目、定員、ページの見た目を整えると、参加者が申し込む申込画面が完成します。設定の流れは以下の通りです。

1.　登録から構成を開きます

2.　フォームでフィールドの追加を選び、氏名やメールアドレスなど事前設定された項目を追加します

3.　独自に聞きたい内容がある場合はカスタム質問を選び、質問文を作成します

4.　参加者に必ず答えてほしい項目は必須を選んでフォームに設定します

5.　イベント容量で、登録できる人数の上限を入力します

6.　ブランドテーマでバナー画像やロゴ、色を追加し、ページの見た目を整えます

カスタム質問は、参加者の役職や興味のあるテーマを事前に把握したいときに役立ちます。定員は、ライセンスで決まる上限の範囲内で設定しましょう。設定が済んだらイベントを発行し、申込を受け付ける状態にします。

参加者へ案内を送信する

参加者への案内は、発行後に生成される登録リンクを共有する形で行います。登録リンクをメールや社内チャット、SNSなどで配布すれば、受け取った相手が申込画面から登録できます。案内から当日までの流れは次の通りです。

1.　イベントを発行し、登録ページを公開します

2.　生成された登録リンクをコピーします

3.　コピーしたリンクを、案内したい相手へメールや社内チャット、SNSで配布します

4.　参加者が登録を済ませると、開催日時が近づいた時点で参加用のリンクが届きます

社内の関係者に限定して案内したい場合は、登録リンクの配布先を絞ると参加者を管理しやすくなります。発表者や共同開催者にはウェビナー作成時の保存で招待が届くため、登壇メンバーへは登録リンクとは別に開催情報が共有されます。

Teamsでウェビナーを成功させるポイント

ウェビナーを滞りなく進め、参加者に良い体験を届けるには、当日を迎える前の準備が結果を左右します。特に運営体制づくり、参加登録フォームの設計、事前リハーサルの3点は、集客やリード獲得の成果にも直結する要素です。

ここでは、実務でつまずきやすいポイントを踏まえながら、押さえておきたい準備のコツを解説します。

役割分担を事前に決める

当日の運営は、司会進行、Q&A対応、技術トラブル対応の3つに担当を分けると安定します。発表者が話しながら参加者の質問を拾い、映像トラブルにも同時に対処するのは現実的ではありません。

Teamsのウェビナーでは、主催者が全体の設定と進行を管理し、共同開催者が入退室や登録の管理を補佐、発表者が画面共有や講演を担う形で権限を割り振れます。この機能を生かし、進行役は台本に沿って話を進め、別の担当者がチャットとQ&Aに常時目を配る体制を組みましょう。質問への回答は口頭で拾う分と、テキストで返す分に振り分けておくと、取りこぼしを防げます。

技術担当が受け持つのは、録画の開始や画面共有の切り替え、通信が不安定な発表者へのフォローです。誰が何を担当するかを事前に文書化し、当日の合図やタイミングまで共有しておくと、本番での迷いがなくなります。

参加登録項目を最適化する

登録フォームの項目は、リード獲得と離脱防止のバランスで決めます。項目が多いほど得られる情報は増えますが、入力の手間が増えると登録前に離脱する参加者も増えるためです。

Teamsのウェビナーでは、氏名やメールアドレスといった基本項目に加え、カスタム質問を追加して必須にするかどうかを選べます。フォローアップにつなげたい場合は、会社名や役職、検討中の課題など、営業活動で本当に使う項目だけに絞り込みましょう。興味本位の登録を避けたいときは、手動での承認や待機リストの設定も有効です。

最初のウェビナーでは項目を最小限にとどめ、集客状況を見ながら少しずつ調整する進め方が現実的です。集めた情報をどう使うかを先に決めておくと、無駄な項目を並べずに済みます。

リハーサルを実施する

本番前のリハーサルは、当日のトラブルを防ぐ最も確実な手段です。画面共有の切り替え、音声の聞こえ方、資料の表示崩れは、実際に操作してみて初めて気づく問題が多いためです。

リハーサルでは、発表者全員の入室から画面共有、音量の確認までを本番と同じ流れで通します。特に外部から登壇する発表者がいる場合は、参加リンクの動作と権限が正しく設定されているかを事前に確かめておきましょう。

Teamsには控え室（グリーンルーム）の機能があり、参加者が入室する前に主催者と発表者だけで最終確認を済ませられます。開始直前に音声や資料を整える時間を確保でき、参加者に準備の様子を見せずに済む点でも役立ちます。リハーサルの内容は当日の進行台本と一致させ、本番でそのまま再現できる状態にしておくのがコツです。

Teamsのウェビナーに関するよくある質問

ここでは、Teamsのウェビナーを開催する前に迷いやすい疑問を、3つのテーマに分けて解説します。開催規模や運営体制を決める判断材料として役立ててください。

外部ユーザーも参加できる？

社外の外部ユーザーも参加できます。公開ウェビナーとして設定すれば、登録リンクを受け取った人は誰でも登録・参加ができ、Teamsアカウントやライセンスは必要ありません。

参加範囲は主催者側の設定で切り替えられます。管理者が参加ポリシーを全員にすると社外まで開放され、組織内（ゲストを除く）にすると社内限定に絞られます。

録画や参加レポートは利用できる？

録画も参加レポートも利用できます。管理者が録画を許可していれば、主催者はウェビナーを録画し、終了後に録画データを公開できます。

参加レポートに記録されるのは、登録者数・実際の参加者数・入退出の時刻・視聴時間です。あわせてエンゲージメント情報として、挙手やリアクション、Q&Aへの反応も確認できます。Q&Aの質問と回答はCSV形式で書き出せるため、後日のフォロー対応や社内共有にも生かせます。

参加人数に上限はある？

参加人数の上限は利用中のライセンスによって変わります。Microsoft 365 Business StandardなどのBusiness系プランは最大300人、Enterprise E3・E5では最大1,000人まで参加できます。

想定人数が上限に近い場合は、事前に自社のライセンス区分を確認してから開催規模を決めるのが安全です。上限を超える大規模開催が必要なときは、上位ライセンスへの切り替えや、視聴のみで参加できる形式の活用を検討します。

Teamsのウェビナー機能を使いこなそう

Teamsのウェビナーは、登録制のオンラインイベントを開き、参加者情報の収集から当日の運営、開催後のフォローまでを一貫して管理できる機能です。発表者と出席者の役割を分けられるため、大人数のセミナーや説明会でも落ち着いて進行できます。使えるかどうかや人数の上限は契約ライセンスで変わるので、開催前に自社のプランを確認しておきましょう。

ウェビナーを成功させるポイントは、役割分担・登録フォームの設計・事前リハーサルの3点です。まずは少人数の説明会から試し、運営の流れをつかむところから始めてみましょう。

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