更新日 : 2024年7月3日

ファイル共有とは？ビジネスでおすすめのクラウドストレージサービス

ファイル共有とは、文書や画像、動画などのファイルをPCやスマートフォンで他者と共有することです。ファイル共有の方法にはさまざまな種類があるため、どのように選べばよいか迷っている方もいるでしょう。この記事では、社内外におけるファイル共有の方法やファイル共有におすすめのクラウドストレージサービスを紹介します。

ファイル共有とは？
社内でファイル共有をする方法
社外でファイル共有をする方法
社内・社外のメンバー間でのファイル共有方法
ファイル共有のおすすめクラウドストレージサービス
ファイルを共有する際はセキュリティ面にも注意を払おう

ファイル共有とは？

ファイル共有とは、文書や画像、動画、音楽などのファイルをPCやスマートフォン上で他者と共有することです。共有方法はさまざまで、メール添付・ファイルサーバへのアップロード・オンラインストレージ・USBメモリをはじめとする外部メモリの使用などがあります。

共有方法によっては、特定の人のみにアクセス権限を付与することや閲覧パスワードを設定すること、編集権限範囲の制限も可能です。例えばWindowsであれば、SMB／CIFSという標準搭載のファイル共有が有名です。

社内でファイル共有をする方法

社内でファイルを共有するには、社内ネットワークや共有サーバを構築する方法や、オンライン上にファイルをアップして共有する方法などが挙げられます。

以下では、社内でファイル共有をする方法を4つ紹介します。

PCの共有フォルダ

PCの共有フォルダ機能を使用したファイル共有方法です。共有時の操作が難しくなく特別な機器を使用する必要もないため、PC操作に慣れていない人でも比較的簡単に使用することができます。

社内LANなどの社内のネットワークシステムを通してファイル共有をする方法や、PC同士を直接ケーブルでつないでファイル共有をする方法が一般的です。共有フォルダを使用しているPCが壊れるとファイル共有ができなくなるため、必ず他のデバイスでデータのバックアップを取るようにしましょう。

ファイルサーバ

ファイル共有用に会社に専用ファイルサーバを構築して、ファイルサーバ内でデータ共有を行う方法です。社内ネットワークを利用していて管理者から共有権限を付与されているユーザーだけがアクセス可能な仕組みになっています。

ファイルサーバ内の任意の場所にファイルを格納するだけで、その場所にアクセス可能なすべてのユーザーがファイルの閲覧や編集をすることができます。サーバ構築の際に機器の購入費用や設計・運用のための時間などのコストがかかる特徴があります。

NAS（略称：ナス）

社内ネットワークを使用したファイルサーバ以外のファイル共有方法に、NAS（ネットワークアタッチストレージ）があります。NASはファイルサーバとは異なり、設計・構築にかかる時間を省けることが特徴です。

NASは「ネットワークHDD」と呼ばれることもあります。市販で購入も可能なため、簡単に導入することができるファイル共有方法の1つです。注意点として、共有ファイル容量が大きくなるにつれてNASも高額になっていく点が挙げられます。

クラウドストレージ

クラウドストレージはオンライン環境で使用できるファイル共有方法で、オンラインストレージとも呼ばれています。インターネットにつなぐことさえできれば、場所や端末問わずファイルの閲覧やダウンロードが可能です。

操作が簡単かつ導入して実際に使用できるようになるまでにかかる時間も短いというメリットがあります。テレワークや在宅勤務といった働き方と相性がよく、急速に普及が進んでいるファイル共有方法です。

社外でファイル共有をする方法

以下では、社外でファイル共有する方法を3つ紹介します。いずれもPC操作に不慣れな人でも簡単に扱える方法で、既に使用したことがある人も多いファイル共有方法といえるでしょう。

ファイル転送サービスの利用

ファイル転送サービスとは、共有したいファイルをWeb上にアップロードし、アップロード先の共有リンクから各々ファイルをダウンロードするという共有方法です。メールにファイルを直接添付する方法だと添付できるファイルサイズに限りがありますが、ファイル転送サービスであれば大容量ファイルの送信も可能です。

ただし、Web上にアップロードするという点においてセキュリティ面の不安があるというデメリットもあります。

メールでのファイルの共有

メールに直接ファイルを添付して社外の人に共有する方法です。メールに添付するだけなので簡単にできる上、送信先を複数指定すれば複数人に添付ファイルを共有することもできて便利な共有方法といえます。

ただし、添付できるファイルサイズに限りがある点と誤送信による情報漏えいリスクもあります。セキュリティ対策をするのであれば、ファイルにパスワードを設定する方法が有効です。

クラウドストレージ

オンライン上で利用することができるファイル共有方法です。社内サーバとは違い、どこからでもアクセスすることができます。そのため、社内外問わず広く利用されているファイル共有方法です。

メールで添付できないようなサイズのファイルをアップロードすることもできますが、ストレージ全体の使用可能なデータ容量を超えるファイルはアップロードできません。クラウドストレージは昨今急速に普及しており、今後益々伸びていくファイル共有方法の1つです。

社内・社外のメンバー間でのファイル共有方法

社内・社外両方のメンバーにファイルを共有する主な方法は、下記の3つです。

クラウドストレージ
ファイル転送サービス
メール添付

社内外にファイル共有を行う際は、特にセキュリティ面に細心の注意を払いましょう。アクセス権限の設定、ファイアウォール導入、ウイルス対策、アクセスログの設定をしておくと安心です。また、複数人が閲覧するため、誰でもデータが探しやすいようにフォルダ分けでデータの整理をしておくと業務効率アップにつながります。

ファイル共有のおすすめクラウドストレージサービス

以下では、ファイル共有でおすすめのクラウドストレージサービス（クラウドファイル共有サービス）を3つ紹介します。いずれも個人向け・法人向けのプランがあるため、プライベートで利用したことがあるサービスがある人も多いのではないでしょうか。クラウドストレージ容量などに合わせていくつかのプランがあるため、公式サイトも併せて確認してください。

Dropbox（ドロップボックス）

Dropboxは無料で利用できる個人向けのクラウドストレージサービスです。ビジネスでDropboxを使用する場合は、「チーム向け」と記載されているBusinessプランや「企業向け」のBusiness Plusプランがよいでしょう。

Businessプランは1ユーザーあたり月額2,400円、Business Plusプランは1ユーザーあたり月額3,000円で購入できます。それぞれストレージの容量や、削除ファイルの復元可能な期間などが異なります。

参考：Dropbox

OneDrive（ワンドライブ）

Microsoft社が提供しているファイル共有サービスです。PC、スマートフォン、タブレットどちらからもアクセスが可能で、ブラウザ利用とアプリ利用ができます。

家庭向けと一般法人向けに分かれたさまざまな利用プランがあり、一般法人向け有料プランでは月額630円で1TBのストレージが使用できるプランが一番安いプランです。Microsoft 365も含んだプランでは、TeamsやOutlookも使用できます。

参考：個人用のクラウドストレージ – Microsoft OneDrive

Google Workspace（グーグル・ワークスペース）

Google Workspaceは、Googleのクラウドストレージサービスである「Google Drive」の法人向けサービスです。「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」の4プランから選べます。

Business Starterプランは1ユーザーあたり月額680円、Business Standardプランは1ユーザーあたり月額1,360円です。Business Plusプランは1ユーザーあたり月額2,040円、Enterpriseプランは直接お問い合わせとなっています。

参考：ビジネスアプリとコラボレーションツール | Google Workspace

ファイルを共有する際はセキュリティ面にも注意を払おう

ファイル共有の方法には、PCの共有フォルダやファイルサーバ、NAS、クラウドストレージなどがあります。ファイルを共有する際は、アクセス権限の設定やウイルス対策、アクセスログの設定をするなどして、セキュリティ面にも注意を払いましょう。クラウドストレージサービスを利用する場合は、いくつかのプランを比較検討することがおすすめです。