• 更新日 : 2024年7月3日

Googleドライブのファイル共有方法は？設定のやり方や注意点を解説

Googleドライブの共有機能は、任意のユーザーやグループを指定して複数人でファイルを閲覧・編集できるようにする機能です。共有機能を活用することで、複数人によるファイルの同時編集や、社外からのデータ確認を実現できます。本記事では、Googleドライブのファイル共有方法や使用時の注意点を解説します。

Googleドライブの共有機能とは？

Googleドライブの共有機能とは、「ファイルやフォルダの作成者以外のユーザーに閲覧・編集権限を付与し、内容の閲覧や編集を可能にする機能」のことです。

Googleドライブ上で作成したばかりのファイルは、作成したユーザー本人だけが閲覧・編集できる状態になっています。共有機能を設定することで、作成者以外のユーザーも該当のファイルやフォルダを閲覧・編集できるようになり、第三者が内容にコメントを追加したり、複数人で同時に編集したりすることが可能になります。

チームやプロジェクトで一つのファイルを編集したり、社内で資料を共有してどこからでも閲覧できるようにしたりする際に、共有機能が役立ちます。

そもそもGoogleドライブとは？

Googleドライブとは、Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。無料プランも用意されており、Googleアカウントを新規開設するだけで誰でも気軽に利用できます。

無料アカウントには15GBの保存容量が付与され、ドキュメントやスプレッドシート、スライド、画像・動画など、さまざまなファイルの保存が可能です。必要に応じて有料プランの「Google One」を契約すると、さらに多くの保存容量を使用することもできます。

クラウドサービスなので、インターネットに接続できる環境下であれば、どこからでも利用できるのも魅力の一つです。

Googleドライブの共有機能でできること

Googleドライブの共有機能を使うと、複数の端末で情報を共有できたり、メンバー内で同時に閲覧・編集が可能になったりします。また、共有する相手のGoogleアカウントを指定することで、任意の相手にのみ共有することもできます。

ここでは、Googleドライブの共有機能でできることについて解説します。

複数の端末で情報を共有できる

Googleドライブはインターネット上で提供されるクラウドサービスであり、共有機能を活用すると複数の端末で情報を共有できます。例えば、社内で従業員に貸与しているスマートフォンやタブレット間で同じファイルやフォルダを共有し、いつでも内容を閲覧・編集できるようにしておくなどの使い方が可能です。

複数の端末で情報を共有できる体制を整えておけば、社外で営業活動をしている従業員や、リモートワークでオフィス外から勤務している従業員などでも気軽にデータを閲覧できるため、業務効率化にもつながります。

メンバー内で同時に閲覧・編集が可能

Googleドライブの共有機能は、メンバー内の同時閲覧・編集に対応しています。あらかじめ特定のファイルやフォルダに閲覧・編集権限を設定しておけば、複数人が同じドキュメントを開きながらコメントを加えたり、文章を編集したりすることが可能です。

チームで意見を出し合いながら一つのドキュメントを完成させる必要がある場面などで、共有機能は重宝します。また、同じ場所で勤務していない複数人のメンバーが一つのファイルを同時に編集するための手段としても、Googleドライブが役立ちます。

共有の相手を設定できる

Googleドライブは、ファイルやフォルダを共有する相手を指定できます。詳細は後述しますが、「特定のユーザー・グループを指定して共有する」という機能を使用することで、指定したユーザーやグループのみに限定してファイルの閲覧・編集権限を付与できるため、ファイルのセキュリティを守りながら複数人間の作業が実現可能です。

近年ではインターネットを通じて、誰でも簡単にさまざまなURLへアクセスできるようになり、悪意を持った攻撃者によるサイバー攻撃も常態化しています。このようなセキュリティへのリスク対策としても、Googleドライブの共有の相手を設定できる機能は有効です。

Googleドライブでファイルを共有する方法

Googleドライブでファイルを共有する方法は、PCとスマートフォンで異なります。ここでは、PCとスマートフォン、それぞれのGoogleドライブにおけるファイル共有方法を解説します。

PC（パソコン）での設定方法

PCでファイルやフォルダの共有を行う手順は、次の通りです。

上記の手順によって、PCからGoogleドライブ上に保存されているファイルやフォルダを共有できます。

スマートフォンでの設定方法

スマートフォンでファイルやフォルダを共有する場合は、次の手順で設定を行います。

iPhoneとAndroidにはそれぞれGoogleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのアプリが用意されていますが、共有の操作は基本的に同じです。

Googleドライブでファイルを共有する2つの方法

Googleドライブでファイルを共有する方法には、「特定のユーザー・グループを指定して共有する」「リンクを知っている全員へのアクセスを許可する」の2つの方法があります。ここでは、2つの方法の特徴について解説します。

特定のユーザー・グループを指定して共有する

特定のユーザー・グループを指定して共有する方法を使うと、Googleアカウントを所持しているユーザーやグループのメールアドレスを指定して、限られた範囲のメンバーにファイルやフォルダを共有できます。

各メンバーには「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3種類の権限のいずれかを付与可能です。

指定されていないメンバーは内容を閲覧できないため、チームやプロジェクトなど一部のメンバーにのみ内容を共有したい場面で重宝します。社内だけでなく、社外の一部のユーザーにファイルやフォルダの内容を共有したいときにも役立ちます。

Googleドライブに保存されているファイル・フォルダのセキュリティを高めつつ、複数人で内容を共有したいときはこちらの共有方法を選ぶとよいでしょう。

リンクを知っている全員へのアクセスを許可する

「リンクを知っている全員へのアクセスを許可する」を選択すると、ファイルやフォルダの共有用URLを知っている全ての人が内容を閲覧または編集できます。権限の種類は、前述の「特定のユーザー・グループを指定して共有する」と同様に「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3種類です。

例えば、WebサイトでGoogleドライブに保存されているファイルの内容を不特定多数のユーザーに公開したい場合などに、この方法が役立ちます。特定のユーザーやグループを指定する必要がないため、閲覧側のGoogleアカウントを知らなくてもファイルやフォルダを共有できます。

ただし、リンクを知っていれば誰でも内容を閲覧できるため、不特定多数に見られて困るファイルやフォルダには不向きです。

Googleドライブで共有する際の注意ポイント

Googleドライブで共有を行う際のポイントとして、次の3点が挙げられます。

上記の注意点を押さえた上で、状況に合った方法で活用することが大切です。ここでは、3つの注意ポイントについて詳しく解説します。

共有相手を誤ると情報漏洩の危険がある

前述のように、Googleドライブは「特定のユーザー・グループを指定して共有」または「リンクを知っている全員に共有」のいずれかの方法で共有が可能です。希望する共有相手とだけ共有できる仕組みは便利ですが、共有相手を誤るとファイルの情報が漏洩してしまう危険性もあるため、設定は慎重に行う必要があります。

誤ったユーザーやグループを指定して共有すると、本来はファイルの内容を見せたくない相手に対して閲覧・編集を許可することになります。また、「リンクを知っている全員に共有」を選択すると、万が一共有用のリンクが外部に流出した際に誰でも内容を閲覧できてしまうため、機密性の高いファイルの共有には「特定のユーザー・グループを指定して共有」を使用することをおすすめします。

利用できる容量に制限がある

Googleドライブには、利用できる容量の制限があります。プランによって異なりますが、無料プランの容量は「15GBまで」となっているため、保存容量には注意を払いながら利用しましょう。

文章などのドキュメントを中心に利用するのであれば15GBは十分な容量ですが、大量の画像や動画などを保存する予定がある場合は、有料プランの「Google One」を契約するのも選択肢の一つです。

Google Oneには「ベーシック」「スタンダード」「プレミアム」の3つのプランがあり、それぞれ保存容量は100GB、200GB、2TBとなっています。

ファイル・フォルダの管理が必要

Googleドライブの共有機能を利用する際は、ファイルやフォルダの管理が必要です。

Googleドライブではファイルやフォルダ単位で共有機能を利用できますが、現在、どのファイルやフォルダが誰に共有されているのかを知るためには、一つひとつのファイルやフォルダの共有設定を確認しなければなりません。

セキュリティを高めるためにも、「どのファイル・フォルダが誰に共有されているのか」をリストなどで管理し、一目で共有状況を把握できるようにしておくことをおすすめします。

適切な権限を設定して快適・安全にファイルを共有しよう

Googleドライブの共有機能を活用することで、複数人で同時にファイルを閲覧・編集したり、オフィス外からでも気軽に社内の資料を確認したりすることが可能になります。うまく活用すると、チーム内のコミュニケーションを活性化したり、業務効率化を図れたりと、組織にとってさまざまなメリットがあります。

Googleドライブの共有機能には、ユーザーやグループを指定する方法と、URLを知っていれば誰にでも内容の閲覧を許可する方法の2つの共有方法が用意されています。場面に応じて適切な共有方法を選択し、快適かつ安全にファイルを共有しましょう。

• 監修：坪 義生（社会保険労務士）

  じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。