- 更新日 : 2024年12月19日
締日変更のお知らせの書き方！作成のポイントと無料テンプレートも
請求書の締日変更のお知らせを作成する際は、誠意の伝わる文面で、変更内容や理由を正確に明記することが重要です。また、取引先への配慮やタイミングを誤ると、業務に支障をきたす可能性があります。
当記事では、締日変更のお知らせの具体例や注意点、さらに無料で使えるテンプレートを紹介します。スピーディーかつ丁寧な対応で、取引先との信頼関係を維持する方法を確認しましょう。
目次
締日変更のお知らせの無料テンプレート
締日の変更は取引先企業の業務にも関わるため、無用な誤解やトラブルを招かないよう、すぐ正確に伝達する必要があります。日々の業務に追われて締日変更の通知文を作る時間がない場合や、失礼のない案内文書を用意したい場合は、無料のテンプレートをぜひご活用ください。
締日変更のお知らせを出す際のポイント
締日変更のお知らせの発信時は、相手の会社に配慮した伝え方やタイミングが重要となります。ここからは、締日変更のお知らせを出すにあたって意識したい3つのマナーを説明します。
変更内容と変更理由を具体的に記載する
締日変更のお知らせには「締日がいつからいつに変わるのか」「なぜ変える必要があるのか」を明記するようにしましょう。相手の事務処理にも関わるため、締日の変更日は正確に記載します。締日に伴い支払日も変わる場合は、支払日変更の旨も必ず記載しましょう。取引条件や支払手段が変更になる場合も同様です。
また、中には締日が変わることに戸惑う取引先もあります。締日が変わる理由が資金繰りの問題にあると誤解されると、変更要請を断られるリスクや取引解消となる恐れがないとは言い切れません。そのため、引き続き良好な取引関係を維持できるよう、締日が変わる経緯を連絡文書でなるべく具体的に説明しましょう。
締日が変わる約2～3か月前にお知らせを出す
取引先が締日の変更に対応できないと、こちらから催促するなどの手間が増え、また入金ミスが起こる可能性もあります。締日変更のお知らせはギリギリに出すのではなく、相手が調整する時間的な余裕も踏まえて、約2～3か月前には通知するのが理想です。
特に、締日と支払日が同時に変更される場合や、支払いタイミングが月をまたぐ場合は、直前のお知らせは避けます。相手の資金繰りにも影響が出るかもしれないため、締日を変えることになったら、できるだけ早く通知書を出しましょう。
丁寧で謙虚な言葉遣いを心がける
締日を変えることになったのは、自社の都合による場合がほとんどでしょう。にもかかわらず、書面でただ事実だけを一方的に通知するだけでは、相手に無礼な印象を与えかねません。お知らせを出す際は、締日の変更に至る理由を簡単に説明するとともに、お詫びの言葉も添えるようにしましょう。
また、文書全体を通して丁寧で謙虚な姿勢が表れるよう言葉を選ぶことも重要です。必要があって致し方なく締日を変えたことが伝われば、取引先からの理解を得られる可能性が上がるでしょう。
【文例付き】締日変更のお知らせの書き方
締日変更のお知らせは、ビジネス文書の基本的な構成に則って作成するのが一般的です。まずは、お知らせの発信日を書類の上側に右寄せで配置し、そこから一行下げて宛名を左寄せに、宛名から一行下に発信者を右寄せに記載しましょう。件名は中央に置き、「締日変更のお知らせ」など、一目で内容が分かる表現にします。
前文→主文→末文を書いたら中央に「記」と記載し、視覚的に読みやすくなるよう、締日変更に関する連絡事項を箇条書きなどで載せましょう。正しい敬語を使うことはもちろん、誤字脱字がないか確認することも、取引先に不信感を与えないためには大切です。
＜本文の文例＞
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、弊社では○○のため締日を変更させていただきたく存じます。 皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。 敬具 |
取引先に誠意が伝わる締日変更のお知らせを出そう
締日変更のお知らせを円滑に進めるには、取引先への配慮が欠かせません。具体的な変更内容や理由を正確に伝え、早めの通知と丁寧な言葉遣いを心がけることで、取引先からの理解と協力を得やすくなります。当記事で紹介したポイントや例文、テンプレートを活用し、誤解やトラブルを避けながら、取引先との良好な関係を維持できる案内状を作成してください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
Webデザインにおける仕様書とは？必要性や作り方・テンプレを紹介
Webサイトのデザインにおける仕様書は、クライアントの要望やプロジェクトの方向性を正確に伝える重要書類です。しっかりとした仕様書があれば、チームの情報共有がスムーズになり、認識のずれや修正の手間が減ります。ただし、仕様書に必要な項目は多いた…
詳しくみる日用品の在庫管理表の無料テンプレート！作り方や在庫切れを防ぐ方法を紹介
日用品とは、日常の業務や生活に欠かせない生活必需品や消耗品、備品のことを指します。店舗やオフィスで日用品の在庫管理は業務の効率化やコスト削減につながります。適切な量を維持することで作業の遅れを防ぎ業務の流れをスムーズにできます。 また、家庭…
詳しくみるマーケティング企画書とは？作成するポイントや無料テンプレを紹介
マーケティング施策を考える際、アイデアを形にし、関係者や担当者と共有するために必要なのがマーケティング企画書です。施策の方向性や狙いを明確にし、戦略やスケジュール、予算などをまとめて認識を1つにすることで、施策の成功率を高められます。 この…
詳しくみる胡蝶蘭のお礼状はどう書けばよい？マナーや例文・テンプレを紹介
胡蝶蘭は、開店祝いや昇進祝いなどの特別な場面のプレゼントとして人気がある花で、受け取った際には、感謝の気持ちをすぐに相手に伝えるのがマナーです。特にお礼状は、形式ばった場面やビジネスシーンにおいて、相手への感謝と敬意を示す手段のため、胡蝶蘭…
詳しくみる値上げのお知らせの書き方は？例文やすぐに使えるテンプレを紹介
価格改定を顧客に伝える際には、誠実で分かりやすい説明が重要です。不適切な通知は顧客の混乱や不信感につながる恐れがあります。 当記事では、値上げのお知らせを作成する際のポイントや例文を解説し、顧客に安心感と納得感を与える方法を紹介します。適切…
詳しくみるプロモーション企画書の構成と作り方を徹底解説｜無料テンプレも紹介
商品やサービスを広く知ってもらい、売上拡大やブランド認知度向上を図るためには、戦略的なプロモーションが欠かせません。プロモーション戦略の設計段階で役立つのが、背景や目的、ターゲットなどの情報をまとめたプロモーション企画書です。 この記事では…
詳しくみる