- 更新日 : 2024年12月19日
締日変更のお知らせの書き方！作成のポイントと無料テンプレートも
請求書の締日変更のお知らせを作成する際は、誠意の伝わる文面で、変更内容や理由を正確に明記することが重要です。また、取引先への配慮やタイミングを誤ると、業務に支障をきたす可能性があります。
当記事では、締日変更のお知らせの具体例や注意点、さらに無料で使えるテンプレートを紹介します。スピーディーかつ丁寧な対応で、取引先との信頼関係を維持する方法を確認しましょう。
目次
締日変更のお知らせの無料テンプレート
締日の変更は取引先企業の業務にも関わるため、無用な誤解やトラブルを招かないよう、すぐ正確に伝達する必要があります。日々の業務に追われて締日変更の通知文を作る時間がない場合や、失礼のない案内文書を用意したい場合は、無料のテンプレートをぜひご活用ください。
締日変更のお知らせを出す際のポイント
締日変更のお知らせの発信時は、相手の会社に配慮した伝え方やタイミングが重要となります。ここからは、締日変更のお知らせを出すにあたって意識したい3つのマナーを説明します。
変更内容と変更理由を具体的に記載する
締日変更のお知らせには「締日がいつからいつに変わるのか」「なぜ変える必要があるのか」を明記するようにしましょう。相手の事務処理にも関わるため、締日の変更日は正確に記載します。締日に伴い支払日も変わる場合は、支払日変更の旨も必ず記載しましょう。取引条件や支払手段が変更になる場合も同様です。
また、中には締日が変わることに戸惑う取引先もあります。締日が変わる理由が資金繰りの問題にあると誤解されると、変更要請を断られるリスクや取引解消となる恐れがないとは言い切れません。そのため、引き続き良好な取引関係を維持できるよう、締日が変わる経緯を連絡文書でなるべく具体的に説明しましょう。
締日が変わる約2～3か月前にお知らせを出す
取引先が締日の変更に対応できないと、こちらから催促するなどの手間が増え、また入金ミスが起こる可能性もあります。締日変更のお知らせはギリギリに出すのではなく、相手が調整する時間的な余裕も踏まえて、約2～3か月前には通知するのが理想です。
特に、締日と支払日が同時に変更される場合や、支払いタイミングが月をまたぐ場合は、直前のお知らせは避けます。相手の資金繰りにも影響が出るかもしれないため、締日を変えることになったら、できるだけ早く通知書を出しましょう。
丁寧で謙虚な言葉遣いを心がける
締日を変えることになったのは、自社の都合による場合がほとんどでしょう。にもかかわらず、書面でただ事実だけを一方的に通知するだけでは、相手に無礼な印象を与えかねません。お知らせを出す際は、締日の変更に至る理由を簡単に説明するとともに、お詫びの言葉も添えるようにしましょう。
また、文書全体を通して丁寧で謙虚な姿勢が表れるよう言葉を選ぶことも重要です。必要があって致し方なく締日を変えたことが伝われば、取引先からの理解を得られる可能性が上がるでしょう。
【文例付き】締日変更のお知らせの書き方
締日変更のお知らせは、ビジネス文書の基本的な構成に則って作成するのが一般的です。まずは、お知らせの発信日を書類の上側に右寄せで配置し、そこから一行下げて宛名を左寄せに、宛名から一行下に発信者を右寄せに記載しましょう。件名は中央に置き、「締日変更のお知らせ」など、一目で内容が分かる表現にします。
前文→主文→末文を書いたら中央に「記」と記載し、視覚的に読みやすくなるよう、締日変更に関する連絡事項を箇条書きなどで載せましょう。正しい敬語を使うことはもちろん、誤字脱字がないか確認することも、取引先に不信感を与えないためには大切です。
＜本文の文例＞
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、弊社では○○のため締日を変更させていただきたく存じます。 皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。 敬具 |
取引先に誠意が伝わる締日変更のお知らせを出そう
締日変更のお知らせを円滑に進めるには、取引先への配慮が欠かせません。具体的な変更内容や理由を正確に伝え、早めの通知と丁寧な言葉遣いを心がけることで、取引先からの理解と協力を得やすくなります。当記事で紹介したポイントや例文、テンプレートを活用し、誤解やトラブルを避けながら、取引先との良好な関係を維持できる案内状を作成してください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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