- 更新日 : 2024年12月12日
事務所移転のお知らせとは？種類別の例文と無料テンプレートを紹介
事務所移転のお知らせは、移転先・新しい連絡先を取引先や顧客に伝えるための重要な文書です。手紙、はがき、メールなどでお知らせする際には、礼儀を守りつつ、必要な情報を漏れなく伝える必要があります。
当記事では、事務所移転のお知らせに役立つテンプレートや例文を提供し、通知方法や書き方のポイントを詳しく解説します。
目次
事務所移転のお知らせとは
事務所移転のお知らせとは、取引先や日頃お世話になっている顧客など、関係各所に事務所の所在地が変更になったことを伝えるための文書です。事前に事務所の移転を連絡しておかないと、取引に悪影響が出たり、トラブルに発展したりする可能性があります。事務所移転のお知らせはビジネスマナーの1つとして重要であり、移転後も取引先と円滑な取引を続けられるよう、連絡を怠らないようにしましょう。
事務所移転のお知らせには、主に下記の情報を記載します。
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移転作業のため休業期間を設ける場合は、その期間についても記載が必要です。また、移転先への変更がいつから適用されるかを明確にするため、移転日や営業開始日は必ず記載しましょう。
事務所移転をお知らせする方法
事務所移転のお知らせは、一般的な挨拶状としてはがきや手紙などで送るのがマナーとされています。しかし、取引先との関係によっては、挨拶状に加え、メールやFAXで連絡するのも1つの方法です。
取引先だけではなく、自社製品のユーザーやサービス利用者に広く知らせたい場合には、WEBサイトに掲載する方法があります。また最近では、自社のSNSに移転お知らせを掲載する企業も増えており、より多くの人に情報を伝えるために有効な手段です。
事務所移転のお知らせの無料テンプレート
事務所移転のお知らせを作る際には、文書のレイアウトや記載すべき情報の選定など、考慮すべき点が多くあります。
お知らせの作成にかかる手間や作業時間を少しでも短縮するためには、下記のテンプレートを活用するのがおすすめです。
事務所移転のお知らせの例文
どの方法でお知らせを作成するにしても、事務所移転のお知らせに記載する内容は、日頃のお礼や移転先住所など、基本的な情報は同じです。ただし、各方法によって記載内容や書き方に多少の違いがあるため、その違いを理解しておきましょう。
以下では、お知らせ方法ごとの例文に加え、書き方や注意点について解説します。
挨拶状
取引先への事務所移転のお知らせは、メールで送付でも問題ありませんが、簡略的な印象を与えることがあります。そのため、今後も良好な関係が続く願いを込めて、丁寧な印象を与えるはがきで挨拶状を送る方法がおすすめです。
挨拶状は、メールやFAXと異なり、相手に届くまでに数日を要する場合があります。移転の1か月前から2週間前には取引先に届くよう、早めに準備を進めましょう。
一般的に、はがき裏面に記載する差出人住所は、移転前の所在地にします。ただし、移転日に迫っている場合や移転後に投函する場合は、新住所を記載する必要があります。
挨拶状での事務所移転のお知らせの例文は、下記の通りです。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、このたび弊社は、業務の効率化とサービス向上のため、下記住所へ移転することとなりました。 これを機に社員一同、皆様のご期待に添えますよう一層努力してまいりますので、今後とも変わらぬご支援とご指導を賜りますようお願い申し上げます。 まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶かたがたご案内申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 令和〇年〇月 吉日 新住所：〒○○○-○○○○ 〇〇市〇〇町〇丁目〇番地 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 FAX番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 移転日：令和〇年〇月〇日 |
メール
親しい取引先であれば、メールで事務所移転のお知らせをするケースも珍しくありません。ただし、マナーや礼儀作法を重視する企業も多いため、メールのみで済ませるのか、挨拶状と併用するのかを十分に検討しましょう。
メールでお知らせする際には、件名を簡潔に記載するのが重要です。未記載や長く分かりにくい件名は、ほかのメールに埋もれて見逃される可能性があります。「本社移転のお知らせ」や下記の例文のように、簡潔で内容が一目で分かる件名にしましょう。
件名：事務所移転のご案内 【担当者名】様 いつも大変お世話になっております。 株式会社【会社名】の【自身の名前】でございます。 このたび、弊社は〇月〇日をもって新しいオフィスへ移転する運びとなりました。 新しい住所は下記の通りです。 新住所： 〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇町〇丁目〇番地 移転に伴い、電話番号とFAX番号も変更となります。 新しい連絡先は以下の通りですので、ご確認いただけますようお願い申し上げます。 電話番号： 〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇 FAX番号： 〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇 移転を機に、より一層のサービス向上に努めてまいりますので、今後ともご指導・ご支援のほど、よろしくお願い申し上げます。 まずは略式ながら、メールにてご挨拶申し上げます。 【会社名】 【自身の名前】 【会社の電話番号】 【会社のメールアドレス】 |
WEBサイト
事務所移転のお知らせをWEBサイトに掲載すると、自社のユーザーや顧客など多くの人に情報を発信できるメリットがあります。さらに、挨拶状やメール以上に、詳細な情報を盛り込むことが可能です。たとえば、移転内容に加えて、ほかの事業所や支店の取り扱い業務を簡潔に紹介すれば、新規取引先を獲得するきっかけとなる可能性もあります。
移転のお知らせを「ニュースリリースページ」など、特定のページだけに掲載するのは避けましょう。WEBサイトの訪問者に気付かれず、移転情報を周知できないリスクがあります。効果的に周知するためには、WEBサイトのトップページなど目につきやすい位置に情報を掲載したり、リンクを設置したりするのがおすすめです。
WEBサイトに掲載する事務所移転のお知らせの例文は、下記の通りです。
事務所移転のお知らせ 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 このたび、弊社は業務の拡大に伴い、以下の通り事務所を移転することとなりました。 新住所: 〒○○○-○○○○ 〇〇市〇〇町〇丁目〇番地 移転日: 令和〇年〇月〇日 電話番号: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 FAX番号： 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 新しい環境において、より一層のサービス向上を目指してまいります。移転後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 |
SNS
SNSへの投稿は、WEBサイトへの掲載と同様に、多くの人に事務所移転をお知らせできる効果的な方法です。うまく活用すれば、会社を知らないユーザーにまで移転情報を届けられます。
既に取引のある企業に対しては、SNSやWEBサイトへの掲載だけでお知らせを済ませるのは不十分となる場合がある点に注意が必要です。既存ユーザーだけでなく、自社に興味を持つSNS利用者を対象にした情報発信である点を理解しておきましょう。
SNSに投稿する際は、文面だけで済ませずに、MAP機能を活用するのがおすすめです。新事務所の写真も併せて投稿すると目にとどまりやすくなり、より多くの人に興味を持ってもらえる可能性が高まります。
SNSへ投稿する事務所移転のお知らせの例文は、下記の通りです。
【重要なお知らせ】 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 このたび、弊社は業務の拡大に伴い、下記の通り事務所を移転いたします。新しい環境において、より一層のサービス向上を目指してまいります。 新住所：〒○○○-○○○○ 〇〇市〇〇町〇丁目〇番地 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 FAX番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 移転日：令和〇年〇月〇日 移転後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。 |
FAX
事務所移転のお知らせをFAXで送る場合、取引先の代表者に直接届く可能性があるため、特定の相手に確実に知らせたい場合には有効な手段です。営業担当者などの個別の相手に連絡する場合でも、メールと併用してFAXで送付するのは1つの方法です。
FAXでのお知らせに記載する文章は、挨拶状と同様に「拝啓」から始まり、「敬具」で終わる形式に沿って作成しましょう。
FAXを送信する際は、誤送信に細心の注意を払う必要があります。送信先を間違えると情報漏洩リスクが高まるため、送信前にダブルチェックを行うなどの工夫を取り入れましょう。
また、文字が潰れて読みにくくなる可能性があるため、フォントサイズや行間に配慮して文書を作成します。文字色が薄いと印刷時に判読しづらくなるため、太字や濃い色を使用すると安心です。
FAXを送る際の例文は、下記を参考にしてください。
事務所移転のお知らせ 拝啓 早春の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 このたび、弊社は業務の拡大に伴い、下記の通り事務所を移転することとなりました。 新しい環境において、より一層のサービス向上を目指してまいります。 移転後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。 まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。 敬具 ○年○月○日吉日 【会社名】【自身の名前】 記 新住所： 〒○○○-○○○○ 〇〇市〇〇町〇丁目〇番地 移転日： 令和〇年〇月〇日 電話番号： 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 FAX番号： 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス： 〇〇@〇〇〇〇 以上 |
事務所移転のお知らせを作るときの注意点
いずれのお知らせ方法で挨拶状を作成する場合でも、相手に失礼がないように注意が必要です。
事前に注意すべき点を把握し、それを事務所移転お知らせの作成に生かしましょう。特に気を付けるべきポイントは以下の2点です。
取引先に応じてお知らせ方法を変更する
事務所移転のお知らせを送る際には、挨拶状、メール、FAXなど、取引先ごとに適切な方法を選ぶのが重要です。お知らせ方法を誤ると、企業間の信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があるため、慎重に検討する必要があります。
特に、メールやFAXを使用した簡略的な連絡を好まない企業もあるため、事前に取引先ごとのお知らせ方法をリストアップし、適切な方法を選ぶと安心です。
事務所移転のお知らせは、日頃の取引に対する感謝の気持ちや、継続したお付き合いをお願いする意図を込めた文書です。親しい取引先にメールやFAXで送る場合であっても、カジュアルすぎる文面にならないように配慮する必要があります。
移転日までに送付する
事務所移転のお知らせは、遅れずに送付することが非常に重要です。お知らせが遅れると、取引先の郵送物の発送先や荷物、商品の受け取り場所に誤りが生じ、業務に支障をきたす可能性があります。移転の2週間前には、お知らせが届くように手配する形が理想です。このタイミングで送ることで、取引先にも十分な準備時間が確保されます。
特定の取引先や担当者に対して個別にお知らせを送る場合は、口頭で移転予定を伝え、その後、正式な移転内容を詳細に連絡する方法も検討しましょう。
テンプレートを使用して事務所移転のお知らせを作成しよう
事務所移転のお知らせは、取引先や顧客に新しい所在地や連絡先を伝えるために欠かせない重要な通知です。お知らせ方法としては、はがき、手紙、メールが一般的に使用され、さらにWEBサイトやSNSの活用も効果的です。
各方法には書き方や注意点があり、目的に応じて適切な方法を選ぶことが大切です。事務所移転のお知らせをスムーズに伝えるためには、あらかじめテンプレートや例文を活用して準備を整え、適切なタイミングで送付しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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