• 作成日 : 2024年9月10日

他社事例で学ぶ！店舗運営事業者に必要な契約業務改革

アルバイトとの雇用契約締結や、FC加盟店契約や賃貸借契約の管理、本社での承認工数の増加など、契約関連の業務に課題を感じていませんか？

店舗運営のDXが加速し、飲食店や小売店を運営する事業者様からお問い合わせをいただく機会が増えてきました。

そこで今回は、店舗運営事業者様のよくあるお悩みや、契約業務のデジタル化で解決できる課題について、他社の成功事例も交えて紹介します。

なぜ今、契約業務の変革が求められているのか

はじめに、契約業務の変革が求められている理由について解説します。

近年では、労働力人口の減少により、店舗運営における採用難易度が上昇しています。

飲食店の店長を対象としたアンケート調査でも、コロナ前と比べて「アルバイトの応募数が減少した」と答えた方が40%近くを占める状態です。したがって、従業員1人1人の生産性向上が急務となっています。

そんな中、店舗運営のDXが加速しています。PayPayをはじめとするキャッシュレス決済や、モバイルオーダー、予約管理ツールなどが普及し、大きなコスト削減に繋がっているのです。

しかし、契約業務の効率化については後回しにされることが多い状況です。

アンケート調査からも、勤怠管理や請求業務の電子化は進んでいるものの、契約書の電子化には半数近くが着手できていないことが分かります。

では、契約業務をデジタル化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

店舗運営事業者の契約業務の課題と解決策

まず、店舗運営事業者様が感じる契約業務のお悩みとして、次の3つが挙げられます。

1.煩雑な契約締結

1つ目は、煩雑な契約締結です。

複数店舗のスタッフと紙で雇用契約を締結をしようとすると、対面や郵送によるやりとりに多くの時間がかかります。入社時だけでなく、給与改定時にも契約書を送付しなければなりません。

したがって、電子契約で時間とコストを削減し、取引の開始となる契約締結業務を効率化する必要があります。

2.複雑な契約管理

2つ目は、複雑な契約管理です。

店舗運営事業者様は、FC加盟店契約、テナントとの賃貸借契約、総務書式、各種申込書など、多岐に渡る契約書を管理しなければなりません。

紙やエクセルで管理していると、重要な契約書が見つからないこともあるでしょう。

したがって、契約書を一元管理し、重要な書類を瞬時に確認できるようにする必要があります。

3.承認工数の増加

3つ目は、承認工数の増加です。

各店舗からの契約書の承認依頼が多く、本社の管理部の業務負担が増加するというお声をよく耳にします。

したがって、紙やメールではなくクラウド上で申請承認を行い、証跡も残せるようにしておく必要があります。

このようなお悩みを解決するには、契約業務の課題をワンストップで解消できる仕組みの構築が重要です。

「マネーフォワード クラウド契約」とは

「マネーフォワード クラウド契約」なら、1つのツールで契約業務の全体最適を実現できます。

審査作成領域では、契約書の最新バージョンの管理や法務案件管理が可能です。店舗と本社のコミュニケーションもクラウド上で完結します。

申請承認領域では、誰が・いつ・何を承認したのか証跡を残すことができます。本社の承認を得てから契約書を送付することもできるので、不正や誤操作も防止できます。

契約締結領域では、送信料無料で電子契約を締結できます。契約書を1件送信するごとにコストがかかる心配はありません。

契約管理領域では、紙の契約書と電子契約を一元管理できます。「マネーフォワード クラウド契約」以外の電子契約にも対応可能です。

ここで「マネーフォワード クラウド契約」を導入いただいている企業様の事例をご紹介します。

M&A総研ホールディングス様は、もともと別の電子契約サービスを導入されていましたが、送信料を削減するために「マネーフォワード クラウド契約」を導入。電子契約にかかるコストを10分の1に削減できました。

青汁でお馴染みのキューサイ様では、「マネーフォワード クラウド契約」の導入後、月45時間以上の工数削減が実現し、契約業務以外にも注力できるようになったそうです。

英語コーチング事業を展開するプログリット様では、「マネーフォワード クラウド契約」の導入によって入会申込書を電子化し、人的ミスや業務工数の削減に繋がっています。

店舗運営事業者様の導入事例もご紹介します。

関東で12店舗の居酒屋を運営する企業様では、「マネーフォワード クラウド契約」の導入後、アルバイトスタッフの雇用契約に関する業務を月44時間分削減されました。

導入前は、雇用契約締結後の管理が煩雑化しており、適切なタイミングで昇給の交渉ができなかったり、雇用期間のチェックに多くの時間を要していたそうです。

導入後は、雇用契約をアルバイトのスタッフごとに管理できるようになり、期日管理のアラート通知を自動化することで本社とのコミュニケーションもスムーズになったようです。雇用契約の締結にも時間がかかっていましたが、最短数分での締結が実現しています。

電子契約サービスを導入しても、郵送・押印・返送手続きなどの契約締結領域しか効率化できないと思われがちですが、「マネーフォワード クラウド契約」ならすべての領域をカバーできます。

「マネーフォワード クラウド契約」が選ばれる理由は、大きく5つあります。

審査作成領域では、契約書のバージョン管理やクラウド上での法務相談が可能です。事業部と管理部のコミュニケーションを最適化できます。

申請承認領域では、不正締結や誤操作を防止するワークフローの機能が標準搭載されています。

契約締結領域では、電子契約に必要な電子署名とタイムスタンプを付与した上で、送信料が無料の電子契約が可能です。初期費用と基本料金だけのシンプルな料金体系でご利用いただけます。

契約管理領域では、紙の契約書と電子契約を一元管理できる仕組みです。

このような運用を開始するにあたって、数多くの企業様の導入支援を担当してきたコンサルタントが個別にサポートする体制を整えています。導入後、契約業務を効率化できるまでしっかりとご支援させていただきます。

店舗運営事業者様向けの個別相談会も実施中ですので、「マネーフォワード クラウド契約」の導入をご検討中の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

• 監修：マネーフォワード クラウド契約

  電子契約、契約書の種類や書き方、法律に関するお役立ち情報をマネーフォワード クラウド契約が提供します。社内ワークフローの承認から締結、保管、契約管理を一気通貫できる電子契約ならマネーフォワード クラウド契約。弁護士などの有識者監修の信頼出来る情報をお届けします。