• 作成日 : 2026年7月3日

Teamsでファイル共有をする方法は？画面共有や外部共有の手順も解説

Teamsでは、ファイルや画面を共有することで、資料確認や会議中の説明をスムーズに進められます。ただし、共有方法によって相手に見える範囲や編集できる権限が異なるため、設定を誤ると情報漏えいや確認漏れにつながる可能性があります。特に社外の相手とやり取りする場合は、リンクの公開範囲や権限設定を事前に確認することが大切です。

当記事では、Teamsで安全に情報を共有するための基本を分かりやすく解説します。

Teamsでファイル共有をする方法は？

Teamsでファイル共有をするには、チャットに添付する方法、OneDriveリンクを送る方法、SharePointと連携する方法があります。共有範囲や共同編集のしやすさが変わるため、ここでは主な共有方法を解説します。

チャットでファイルを共有する方法

チャットでファイルを共有するには、対象のチャットを開き、メッセージ入力欄の添付アイコンからファイルを選びます。PC内のファイルやOneDrive上のファイルを添付し、必要に応じて説明文を添えて送信しましょう。共有されたファイルは、チャット参加者が確認できます。すぐに資料を見てもらいたい場合や、少人数で確認したい場合に便利です。ただし、送信先を間違えると意図しない相手に共有されるため、宛先とファイル名を確認してから送信しましょう。

OneDriveのリンクを共有する方法

OneDriveのリンクを共有するには、Teams内のOneDriveまたはOneDrive上で対象ファイルを選び、共有リンクを作成します。リンクをチャットやチャネルに貼り付けると、相手はそのリンクからファイルを開けます。権限を設定すれば、閲覧のみ、編集可能、特定の相手だけアクセス可能などを指定できます。ファイル本体を何度も送り直さずに済むため、最新版を共有しやすい方法です。社外共有を行う場合は、リンクの有効範囲や編集権限を必ず確認しましょう。

SharePointと連携して共有する方法

SharePointと連携して共有する方法は、チームやチャネル単位でファイルを管理したい場合に向いています。Teamsのチャネルに共有したファイルは、対応するSharePointサイトのドキュメントライブラリにも保存されます。チャネル上部の「共有」や「ファイル」から資料を確認でき、メンバーは同じ場所で共同編集できます。部署やプロジェクトで継続的に使う資料は、チャットに流すよりSharePointで管理すると探しやすくなります。権限設定やフォルダー構成もあわせて整えましょう。

Teamsで画面共有をする方法は？

Teamsで画面共有をするには、会議中に共有アイコンを選び、見せたい画面やウィンドウを指定します。共有範囲を選べるため、資料説明や操作案内に便利です。ここでは、画面共有の基本操作を解説します。

会議中に画面共有を開始する方法

会議中に画面共有を開始するには、Teams会議に参加し、会議コントロールの「共有」アイコンを選びます。表示された一覧から、デスクトップ全体、特定のウィンドウ、PowerPoint、Whiteboardなど、見せたい内容を選択すると共有が始まります。動画や音声付き資料を見せる場合は、必要に応じてコンピューターサウンドを含める設定も確認しましょう。共有前には、不要な画面や通知を閉じておくと安心です。

共有する画面やウィンドウを切り替える方法

共有する画面やウィンドウを切り替えたい場合は、いったん共有中の内容を確認し、必要に応じて別の共有対象を選び直します。デスクトップ全体を共有している場合は、画面上でアプリを切り替えるだけで参加者にも表示されます。一方、特定のウィンドウだけを共有している場合は、別アプリを開いても相手には見えません。資料を切り替えながら説明する予定がある場合は、画面共有とウィンドウ共有のどちらが適切か事前に考えておきましょう。

画面共有を停止する方法

画面共有を停止するには、共有中に表示されるツールバーや会議コントロールから「共有を停止」を選びます。停止すると、参加者には自分の画面が表示されなくなり、通常の会議画面に戻ります。説明が終わった後も共有したままにしていると、別の画面や通知が見えてしまう可能性があります。資料説明や操作案内が終わったら、必ず共有状態を確認しましょう。会議中に別の参加者が共有する場合も、先に自分の共有を停止しておくとスムーズです。

Teamsで外部共有をする方法は？

Teamsで外部共有をするには、外部ユーザーを招待する方法や、OneDrive・SharePointの共有リンクを使う方法があります。共有範囲や権限を確認しながら設定することが重要です。ここでは、外部共有の方法を解説します。

外部ユーザーをTeamsに招待して共有する方法

外部ユーザーをTeamsに招待して共有するには、チームにゲストとして追加する方法があります。チームの所有者がメンバー追加画面で相手のメールアドレスを入力し、ゲストとして招待します。招待された相手は、許可されたチームやチャネル内で会話やファイルを確認できます。ただし、外部ユーザーを追加できるかどうかは、組織のTeams管理者設定やゲストアクセスの許可状況によって変わります。社外メンバーを招待する前に、共有してよい情報の範囲を確認しましょう。

共有リンクを発行してファイルを共有する方法

共有リンクを発行してファイルを共有するには、Teams上のファイルやOneDrive、SharePointに保存されたファイルを開き、共有リンクを作成します。リンクの設定では、特定のユーザーだけに許可する、閲覧のみ、編集可能などの権限を選べます。社外の相手に送る場合は、「リンクを知っている全員」ではなく、相手を指定した共有にすると安全性を高めやすくなります。リンクをチャットやメールで送る前に、アクセスできる相手と権限を必ず確認しましょう。

外部共有時の権限設定を確認する方法

外部共有時は、誰がファイルを閲覧・編集できるかを必ず確認します。Teamsで共有したファイルは、保存場所に応じてOneDriveやSharePointの権限設定が関係します。ファイルの「アクセス許可の管理」や共有設定を開き、外部ユーザーが含まれているか、編集権限を付けていないかを確認しましょう。不要になった共有リンクは削除し、外部ユーザーのアクセスも見直します。組織のポリシーで外部共有が制限されている場合は、管理者への確認が必要です。

Teamsでファイルや画面を共有するときの注意点は？

Teamsでファイルや画面を共有するときは、共有範囲と表示内容を事前に確認することが重要です。権限設定や通知の映り込みに注意すると、情報漏えいを防ぎやすくなります。ここでは、共有時の注意点を解説します。

編集権限を付与する相手を限定する

編集権限を付与する相手は、実際にファイルを編集する必要がある人に限定しましょう。閲覧だけでよい相手に編集権限を付けると、誤って内容を書き換えられる可能性があります。Teamsで共有したファイルは、保存場所に応じてOneDriveやSharePointの権限が関係します。共有前に、閲覧のみ、編集可能、特定ユーザーのみなどの設定を確認しましょう。共同編集が必要な場合も、対象者を絞り、作業後は権限を見直すと安全です。重要資料では、編集履歴も確認できる状態にしておくことが大切です。

社外共有前にリンクの公開範囲を確認する

社外共有前には、リンクの公開範囲を必ず確認しましょう。共有リンクには、組織内のユーザー、特定のユーザー、リンクを知っているユーザーなど、複数の設定があります。範囲を広くしすぎると、意図しない相手がファイルを閲覧できる可能性があります。社外の相手に共有する場合は、相手のメールアドレスを指定し、必要に応じて閲覧のみの権限にすると安全です。送信後も、アクセス許可の管理から共有相手や権限を確認しましょう。不要になったリンクは削除し、第三者によるアクセスを防ぐことが重要です。

画面共有時に不要な通知や資料が映らないようにする

画面共有時は、不要な通知や資料が映らないよう事前に準備しましょう。デスクトップ全体を共有すると、メール通知、チャット、別資料、個人情報などが相手に見えてしまう可能性があります。会議前に不要なウィンドウを閉じ、通知をオフにしておくと安心です。見せたい資料だけを共有したい場合は、画面全体ではなくウィンドウ共有を選ぶ方法もあります。社外との会議では、共有前に表示内容を確認してから開始しましょう。ブラウザのタブ名や予測変換にも注意し、機密情報が表示されない環境を整えることが重要です。

Teamsで共有できない原因は？

Teamsで共有できない場合は、ファイルの権限、画面共有の設定、共有リンクの公開範囲などが原因として考えられます。状況ごとに確認すべき点が異なるため、ここでは主な原因と対処法を解説します。

ファイルが共有できないときの原因と対処法

ファイルが共有できないときは、保存場所や権限、ファイルの状態を確認しましょう。Teamsで共有するファイルは、OneDriveやSharePointに保存されるため、相手に閲覧権限がないと開けない場合があります。ファイル名に使用できない文字が含まれている、アップロード中に通信が切れた、組織のポリシーで外部共有が制限されている場合も原因になります。まずはファイルを再アップロードし、共有相手と権限を確認しましょう。改善しない場合は、OneDriveやSharePoint側の共有設定も見直します。

画面共有ができないときの原因と対処法

画面共有ができないときは、会議での役割や端末設定、ブラウザ環境を確認しましょう。参加者として参加している場合、発表者権限がなく共有できないことがあります。Macでは、Teamsに画面収録の許可がないと共有を開始できません。ブラウザ版を使っている場合は、Microsoft EdgeまたはGoogle Chromeで開き直すと改善する場合があります。通信が不安定なときも共有が止まりやすいため、Wi-FiやVPN、Teamsアプリの更新状況も確認しましょう。

共有リンクが開けないときの原因と対処法

共有リンクが開けないときは、リンクの公開範囲や相手のアクセス権限を確認しましょう。リンクが組織内ユーザー限定になっている場合、社外の相手は開けません。特定ユーザー向けリンクでは、指定したメールアドレス以外からアクセスできないこともあります。また、共有リンクが削除済み、期限切れ、またはファイル自体が移動・削除されている場合も開けません。必要に応じて新しいリンクを作成し、閲覧のみか編集可能かも確認してから再送しましょう。

Teamsの共有機能を正しく使い分け、安全に情報を共有しましょう

Teamsでは、チャットへの添付、OneDriveリンク、SharePoint連携などを使ってファイルを共有できます。会議中は画面共有を使い、資料や操作画面を見せながら説明することも可能です。社外共有では、ゲスト招待や共有リンクの権限設定を確認し、必要な相手だけに情報が届くようにしましょう。編集権限やリンクの公開範囲、画面共有時の通知表示にも注意すると、情報漏えいを防ぎやすくなります。共有できない場合は、権限や保存場所、ブラウザ環境などを順に確認しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。