• 作成日 : 2026年3月27日

Word（ワード）で図表・図表番号・目次を作る方法とは？

Wordでは、表・画像・SmartArt・グラフといった図表の挿入に加え、図表番号・図表目次・相互参照の設定まで行えます。これらの機能を活用すれば、見やすいだけでなく、修正や差し替えにも強い文書を作成できます。

この記事では、Wordで使える図表の種類から、図表番号の付け方、図表目次の作成・更新方法、本文からの相互参照の設定、レイアウトを崩れにくくするポイントまでを、実務で使いやすい形で紹介します。

Wordで使える図表にはどのような種類がある？

Wordで使える図表には、表、画像や図形、SmartArt、グラフの4種類があります。いずれも［挿入］タブから追加でき、文書の目的に応じて使い分けることで、情報をより分かりやすく伝えられます。以下では、それぞれの特徴と適した用途を紹介します。

表

表は、行と列を使って情報を整理する図表です。項目ごとの比較、一覧化、条件の整理などに適しており、レポートや議事録、報告書で使う場面が多くあります。文章だけで数値や条件を説明すると読みにくくなりがちですが、表にすれば対応関係がひと目で分かります。

Wordでは［挿入］タブから表を追加でき、行数や列数を自由に調整できます。見出し行を設けたり、罫線やセル幅を整えたりすれば、提出用資料としても見やすい仕上がりになります。複数の観点を並べて示したい場合は、文章よりも表のほうが適しているケースが少なくありません。

画像や図形

画像や図形は、写真・画面キャプチャ・模式図・矢印・囲みなどを使って内容を視覚的に伝える手段です。たとえば操作手順の説明には画面のキャプチャ画像が有効で、構造や範囲を示したい場合は四角形や矢印などの図形が役立ちます。

Wordでは画像の挿入に加え、［挿入］タブの［図形］からさまざまな図形を追加できます。線や塗りつぶしの設定も可能なため、簡単なフローチャートや説明図を文書内で作成することもできます。ただし、図形や画像を増やしすぎると文書が煩雑になるため、「文章だけでは伝わりにくい部分を補う」という役割に絞って配置することが大切です。

SmartArt

SmartArtは、情報の流れ・階層・循環・関係性などを、整ったレイアウトで表現できる機能です。組織図、業務フロー、手順の段階整理、要素の関係図などを作りたいときに向いており、図形を個別に並べるよりも全体のバランスを取りやすい点が特長です。

Wordでは［挿入］タブからSmartArtを選択し、目的に合ったレイアウトを選んで内容を入力します。テキストウィンドウで文言を編集すると図形全体にも反映され、図形の追加や削除に応じて配置も自動調整されます。手作業で図形を並べる方法と比べて修正が容易なため、構成変更が起こりやすい資料で特に重宝します。

グラフ

グラフは、数値の比較や推移を視覚的に示したいときに使う図表です。売上の変化、割合の違い、項目ごとの比較などを、文章や表だけで説明するよりも直感的に伝えられます。

Wordでは棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなどの形式から選んで挿入できます。伝えたい内容に合わせて形式を選ぶことが重要で、時系列の変化には折れ線、項目の比較には棒、構成比には円が適しています。なお、数値を正確に確認する用途には表、全体の傾向を把握する用途にはグラフというように役割を分けると、図表をより効果的に活用できます。

図表番号（キャプション）を自動で付けるにはどうする？

Wordで図表番号を管理する場合は、手入力ではなくキャプション機能を使うのが基本です。キャプション機能を使えば「図1」「表2」といった番号が自動で付与されるため、図表の追加や順番の変更があっても番号を簡単に更新できます。さらに、図表目次や相互参照とも連動するため、提出用資料や社内文書で特に有効です。

Wordでは表・画像・数式・その他のオブジェクトに対して図表番号を設定でき、ラベル名も用途に応じて変更できます。差し替えや章の移動が頻繁に起こる文書ほど、手入力ではなくキャプション機能による自動管理が威力を発揮します。以下では、キャプションを付ける方法を解説します。

「参考資料」タブからキャプションを挿入する

キャプションを付ける基本手順は、対象の図表を選択し、［参考資料］タブから［図表番号の挿入］をクリックする流れです。表示されるダイアログでラベルと位置を指定すると、番号付きのキャプションが挿入されます。

ラベルには「図」「表」などの既定項目があり、必要に応じて新しいラベル名を作成することも可能です。挿入位置は、図の上下・表の上下から文書の体裁に合わせて選びます。この方法で付けた番号は、後述する図表目次の作成や本文からの相互参照にも活用できます。図表の下に説明文を添えたい場合は、挿入されたキャプションの後ろに内容を補足するとよいでしょう。

章番号と連動した採番にする

文書全体が章立てになっている場合は、章番号と連動した採番にすると管理が容易になります。たとえば「図2-1」「図2-2」のように表示すれば、どの章の図表かがひと目で分かります。

設定の手順としては、まず見出しスタイル（見出し1、見出し2など）を使って章立てを整え、その上でキャプションの番号設定で章番号との連動を有効にします。章ごとに図表が多い文書では特に有効で、後から図を追加した場合も手作業で番号を振り直す手間を大幅に減らせます。レポートや報告書を継続的に更新する場合は、単純な通し番号よりも章連動型の採番を検討しましょう。

画像挿入時に自動でキャプションを付ける

画像や表を頻繁に挿入する文書では、自動キャプション機能の活用も便利です。キャプションの設定画面から「自動キャプション」を選ぶと、対象のオブジェクトを挿入した時点で図表番号が自動的に付与されます。毎回手動で設定する手間が省けるため、図版の多い資料や更新頻度の高い文書に適しています。

複数人で資料を作成する場合は、図表番号の付け方を統一しやすくなる点もメリットです。ただし、自動で付与された番号やキャプションの文言が適切かどうかは、挿入後に必ず確認しましょう。番号付けを自動化するだけでなく、図表の内容が本文と対応しているか、読者に伝わる表記になっているかまで見直すことで、文書全体の完成度が高まります。

図表目次を作成・更新するにはどうする？

Wordで図表目次を作るには、あらかじめ図や表にキャプションを設定しておく必要があります。キャプション付きの図表をもとに図表目次を挿入すると、文書内の図表を一覧で整理でき、どこに何があるかをすぐに把握できます。

以下では、図表の目次を作成・更新する手順を解説します。

図表目次を挿入する手順

図表目次を挿入するには、まず目次を配置したい位置にカーソルを置き、次に［参考資料］タブから［図表目次の挿入］を選ぶと、設定画面が開きます。

この画面では、対象とするラベル（「図」の一覧だけを出すか、「表」の一覧を出すかなど）や表示形式を指定できます。文書の構成に応じて対象を選び分けられるため、図と表を別々の目次にまとめることも可能です。図表番号が正しく付いていれば、整った目次が自動的に生成されます。

図表の追加・削除後に目次を更新する手順

図表目次は、一度作成して終わりではありません。図表を追加・削除したり、配置を入れ替えたりした後は、目次の内容も更新する必要があります。

更新するには、目次部分を右クリックして［フィールドの更新］を選びます。番号やページだけが変わった場合は「ページ番号だけを更新する」で対応できますが、新しい図表を追加した場合は「目次をすべて更新する」を選ぶほうが確実です。手入力で修正しようとすると抜けや重複が起こりやすいため、必ず更新機能を使いましょう。

本文から図表をクリックして参照できるようにするにはどうする？

本文中に「図3を参照」「表2を参照」といった表記を入れ、クリックで該当箇所へ移動できるようにするには、相互参照機能を使います。図表番号を手入力する方法では、後から図表を追加した際に番号がずれやすくなりますが、相互参照なら更新によって整合性を維持できます。

以下では、相互参照機能の使い方を解説します。

相互参照を挿入する手順

相互参照を挿入するには、まず本文中の挿入位置にカーソルを置き、続いて［挿入］タブから［相互参照］を選び、参照の種類（図表番号、見出しなど）を指定します。

その後、リンク先にしたい図表を選び、「番号のみ」「ラベルと番号」などの表示形式を設定して挿入します。「ハイパーリンクとして挿入する」にチェックを入れておくと、文書上でクリックして該当箇所へ移動できるようになります。キャプションが正しく設定されている図表であれば、リンク先の選択も迷わず行えます。

参照の表記形式（番号のみ・ページ番号など）を選ぶ基準

相互参照では、図表番号だけを示す形式と、ページ番号を含める形式を選べます。どちらを使うかは、文書の読まれ方に応じて判断しましょう。

本文の流れの中で「図2を参照」と示すだけで十分な場合は番号のみで問題ありません。一方、印刷して読む場面やページ数の多い文書では、ページ番号を添えたほうが読者に親切です。ただし、番号とページ情報の両方を盛り込むと本文が煩雑に見えることもあるため、簡潔さとのバランスを意識する必要があります。たとえば、本文中は番号のみ、巻末や補足資料ではページ番号も併記するといった使い分けが実用的です。

図表のレイアウトが崩れないようにするにはどうする？

Wordで図表を扱う際に注意したいのが、挿入後のレイアウト崩れです。画像・図形・SmartArt・グラフなどは、本文の加筆や削除、共同編集、印刷時の調整で位置が動いてしまうことがあります。見た目をその場で整えても、本文がわずかに変わるだけで位置がずれることは珍しくありません。

レイアウト崩れを防ぐには、折り返し設定を適切に選ぶこと、アンカーを固定すること、補足情報の配置を統一すること、共同編集時のルールを決めておくことが基本です。以下で順に解説します。

折り返し設定を「行内」か「文字列の折り返し」に決める

図表の位置を安定させるために、まず確認したいのが文字列の折り返し設定です。Wordでは、図表を本文の一部として扱う「行内」と、本文の周囲に自由に配置する「文字列の折り返し」の2系統を選べます。

「行内」は段落の一部として扱われるため、本文の流れに沿って自然に配置され、意図しない位置ずれが起こりにくい方法です。ただし、本文の横など自由な位置への配置には向きません。「文字列の折り返し」は配置の自由度が高い反面、本文の修正に伴って図表が動きやすくなります。

レポートや報告書のように安定性を優先する文書では、まず「行内」で配置できるかを検討し、レイアウト上どうしても必要な場合に限って折り返し配置を選ぶと、崩れにくいレイアウトになります。

アンカーを固定して位置ずれを防ぐ

「文字列の折り返し」で図表を配置する場合は、アンカーの管理も重要です。Wordでは、折り返し配置されたオブジェクトに「アンカー」が付き、どの段落にひも付いているかが示されます。

アンカーをロック（固定）しておくと、周囲の本文を修正しても図表の基準位置が変わりにくくなります。なお、「行内」配置ではアンカーの概念は使われません。折り返し配置で見た目だけを整えると、段落の増減時に図表が思わぬ位置へ移動することがあるため、折り返しを使う場合はアンカーの確認・固定まで行いましょう。

出典・注記・代替テキストを図表の下に入れる

図表の補足情報をどこに置くかも、読みやすさと管理のしやすさに関わります。出典や注記を毎回異なる場所に入れると、見た目が統一されないだけでなく、修正時に情報を追いにくくなります。補足情報は図表の直下にまとめるルールにしておくと、資料全体の体裁がそろいます。

また、Wordでは画像・グラフ・SmartArtなどに代替テキストを設定できます。代替テキストは見た目の装飾ではなく、スクリーンリーダーなどで図表の内容を伝えるための情報です。図表が何を示しているかを簡潔に記述しておくと、アクセシビリティの面でも整った文書になります。

共同編集で体裁が崩れないように調整する

共同編集では、ほかの編集者が本文を加筆したり図表を差し替えたりすることで、体裁が崩れることがあります。複数人が編集を行うことによる体裁崩れを防ぐには、編集を始める前に配置ルールを統一しておくことが有効です。

図表の折り返し設定は原則「行内」にする、図表の幅を統一する、キャプションや注記の配置場所を決めておく、といったルールをあらかじめ共有しましょう。自由配置の図表が多いほど、段落の増減や表示環境の違いでレイアウトが乱れやすくなるため、共同編集では安定性を優先した配置を選ぶのが無難です。相互参照や図表目次を使っている場合は、編集後にフィールドを更新して整合性を確認する運用も欠かせません。

Wordの図表を見やすく整えて使いやすい文書に仕上げるポイント

Wordの図表は、表や画像を挿入するだけでなく、図表番号・図表目次・相互参照まで整えることで、文書全体の分かりやすさと管理のしやすさが大きく向上します。図表が多いレポートや報告書ほど、番号や参照を手作業で管理するのではなく、Wordの機能で自動化しておくことが重要です。

さらに、折り返し設定やアンカーの固定、注記の配置ルールまで統一しておけば、差し替えや追記が発生しても体裁を保ちやすくなります。図表まわりの機能を正しく使いこなすことで、読み手にとって分かりやすく、作り手にとっても修正しやすい資料に仕上げることができます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。